Do & Don’t “วิดีโอคอนเฟอเรนซ์” แบบมืออาชีพ

การประชุมทางวิดีโอ หรือวิดีโอคอนเฟอเรนซ์ กลายเป็นสิ่งจำเป็นในช่วงนี้สำหรับคนทำงานบริษัทที่ต้อง Work from Home แต่ด้วยความไม่คุ้นเคยกับการใช้งาน ทำให้หลายคนเผลอปล่อยไก่แบบไม่รู้ตัว

หากอยากให้การใช้งานแอปฯ วิดีโอคอลของคุณเป็นไปอย่างมืออาชีพ Tonkit360 มีคำแนะนำว่าสิ่งใดควรทำและไม่ควรทำในการวิดีโอคอนเฟอเรนซ์มาฝากกัน ดังนี้

จัดสถานที่ให้พร้อม

ในการประชุมนั้นจำเป็นต้องมีสภาพแวดล้อมที่เหมาะสมด้วย จึงควรมีพื้นที่ส่วนตัวที่ไม่มีเสียงรบกวน เพื่อให้การสนทนาเป็นไปอย่างราบรื่น หรือไม่ก็ใส่หูฟังเพื่อลดเสียงรบกวนรอบข้างให้น้อยลง และหากไม่ได้อยู่คนเดียว โดยมีเพื่อนร่วมห้อง หรือสมาชิกในครอบครัวอยู่ด้วย ควรแจ้งให้พวกเขาทราบล่วงหน้าทุกครั้งว่าคุณกำลังจะประชุมทางวิดีโอกับที่ทำงาน เพื่อป้องกันการขัดจังหวะแบบไม่คาดคิดในระหว่างการประชุม

นอกจากนี้ ก็ควรเคลียร์พื้นที่รอบ ๆ ตัว และเช็กความเรียบร้อยจากกล้องในคอมพิวเตอร์ หรือแล็ปท็อปด้วยว่ามีสิ่งใดที่ไม่เหมาะสมอยู่ในเฟรมหรือไม่ แต่ถ้าไม่มีเวลาจัดการข้าวของต่าง ๆ ก็อาจตั้งภาพพื้นหลังเสมือนจริงแทนได้เหมือนกัน

เช็กเสื้อผ้าหน้าผมให้ดี

แม้ว่าทำงานอยู่ที่บ้าน แต่เมื่อใดก็ตามที่มีการนัดประชุมกับเจ้านายและเพื่อนร่วมงาน คุณควรให้ความสำคัญกับเรื่องเสื้อผ้าหน้าผมด้วย ไม่ใช่ปล่อยให้ผมกระเซอะกระเซิงราวกับเพิ่งลุกมาจากที่นอน ส่วนเรื่องการแต่งกายนอกจากจะต้องดูเรียบร้อยแล้ว สีของเสื้อผ้าก็ส่งผลต่อการแสดงผลในกล้องด้วย

ทางที่ดีควรเลี่ยงการสวมใส่เสื้อสีขาวล้วน เพราะเมื่อกล้องปรับค่าความสว่างโดยอัตโนมัติ จะทำให้หน้าของคุณดูมืดเกินไป ซึ่งเป็นเพราะกล้องเปิดรับแสงน้อยเกินไปนั่นเอง ขณะที่เสื้อสีดำก็ไม่ควรใส่เช่นกัน เพราะกล้องอาจจะเปิดรับแสงมากเกินไปจนทำให้ภาพออกมาสว่างจ้าได้

รู้ว่าเมื่อใดควรปิดไมค์หรือวิดีโอ

หากในระหว่างที่ประชุมอยู่นั้นคุณไม่ได้เป็นคนพูด ก็ควรปิดเสียงไมโครโฟนของตัวเอง ซึ่งจะช่วยให้คนอื่น ๆ ที่ประชุมอยู่ด้วยกัน ได้ยินเสียงผู้ที่กำลังพูดอยู่ได้ชัดเจนยิ่งขึ้น และเมื่อใดก็ตามที่คุณจะลุกขึ้นยืน หรือทำอย่างอื่นในระหว่างที่ประชุมกันอยู่ อย่าลืมปิดกล้องวิดีโอฝั่งของตัวเองด้วย เพื่อไม่ให้คนอื่นต้องเสียสมาธิโดยใช่เหตุ

ไม่ควรทำกิจกรรมอย่างอื่น

ด้วยเทคโนโลยีในปัจจุบันที่ทำให้การประชุมแบบวิดีโอคอล สามารถเห็นหน้าผู้เข้าประชุมได้พร้อมกันในคราวเดียว ทุกคนจึงมองเห็นว่าใครกำลังทำอะไรอยู่บ้างในระหว่างวิดีโอคอนเฟอเรนซ์ จึงไม่ควรทำกิจกรรมอย่างอื่นไปด้วย เช่น ดูมือถือ หรือหยิบขนมกิน และให้พึงระลึกไว้เสมอว่า วิดีโอคอลไม่เหมือนกับการประชุมอยู่ที่ออฟฟิศ เพราะคุณสามารถเห็นหน้าทุกคนได้อย่างใกล้ชิด จึงควรฟังคนที่กำลังพูดอยู่อย่างตั้งใจ

เช็กให้ดีก่อนแชร์หน้าจอให้คนอื่นดู

หากจำเป็นต้องแชร์หน้าจอคอมของคุณให้เพื่อนร่วมงานดูในระหว่างที่วิดีโอคอลอยู่ อย่าเพิ่งรีบร้อนกดปุ่มแชร์ทันที แต่ให้ตรวจเช็กให้แน่ใจเสียก่อนว่าที่หน้าเดสก์ท็อปของคุณนั้น เปิดหน้าเว็บไซต์หรือมีโปรแกรมใดที่ไม่เกี่ยวข้องกับงานเปิดค้างไว้หรือไม่ หรือหากมีข้อมูลส่วนตัวเปิดค้างไว้ ก็ควรซ่อนหรือปิดให้ดีด้วยเช่นกัน เพื่อป้องกันไม่ให้คนอื่นเห็นข้อมูลเหล่านั้นของคุณ