กดดันเพราะเดดไลน์ แต่งานมีประสิทธิภาพด้วย 5 เคล็ดลับ

เมื่อต้องอยู่ในภาวะเครียดจากการทำงาน โดยเฉพาะความกดดันที่ต้องทำให้ทันกำหนดเวลา จะทำอย่างไรให้ทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ และส่งทันเดดไลน์ด้วย Tonkit360 มีคำแนะนำดี ๆ มาฝากกัน ดังนี้

จัดลำดับความสำคัญของงาน

การจัดลำดับความสำคัญของงานจะช่วยเคลียร์งานให้เสร็จได้รวดเร็วยิ่งขึ้น เพราะในเมื่อเราไม่สามารถทำงานทุกชิ้นให้เสร็จพร้อมกันได้ ก็จำเป็นต้องจัดประเภทของงานที่ได้รับมอบหมายเสียก่อนว่าใน 4 ประเภทนี้ งานของคุณเข้าข่ายไหน

1. งานที่สำคัญและเร่งด่วน – เป็นงานที่ต้องทำก่อนเป็นลำดับแรก และต้องทำทันที งานอื่น ๆ ให้วางไว้ก่อน
2. งานเร่งด่วนแต่ไม่สำคัญ – เป็นงานที่สามารถมอบหมายให้ผู้อื่นทำได้ หากคุณยังต้องทำงานสำคัญและเร่งด่วนก่อน
3. งานสำคัญแต่ไม่เร่งด่วน – เป็นงานที่สำคัญ แต่ไม่ได้มีเดดไลน์ จึงยังสามารถรอหรือเก็บไว้ทำทีหลังได้
4. งานที่ไม่สำคัญและไม่เร่งด่วน – เป็นงานที่สามารถทำเมื่อว่างจากงานอื่น ๆ แล้ว แต่ก็ไม่ควรปล่อยทิ้งไว้จนกลายเป็นดินพอกหางหมู

เลิกทำหลายสิ่งพร้อมกัน

การทำงานต่าง ๆ ในเวลาเดียวกันนั้น นอกจากจะไม่ได้ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานแล้ว ก็ยังเป็นตัวการที่ทำให้งานออกมาไม่ดี หรือต่ำกว่ามาตรฐานด้วย ซึ่งจากผลการศึกษาของมหาวิทยาลัยยูทาห์ ในสหรัฐอเมริกา พบว่ามีคนเพียง 2 เปอร์เซ็นต์เท่านั้นที่ประสบความสำเร็จจากการทำงานหลายอย่างพร้อมกัน ขณะที่อีก 98 เปอร์เซ็นต์ที่เหลือได้ผลตรงกันข้าม

ทั้งนี้ ความผิดพลาดที่เกิดจากการทำหลายอย่างพร้อมกัน ไม่ได้เกิดขึ้นเฉพาะตอนที่ทำงานยาก ๆ เท่านั้น แม้กระทั่งงานง่าย ๆ อย่างการตอบอีเมล หรือการคุยโทรศัพท์ก็ยังไม่สามารถทำได้ถูกต้องแบบ 100 เปอร์เซ็นต์ ถ้าไม่สามารถจดจ่อกับกิจกรรมที่ทำอยู่ได้

กำจัดสิ่งรบกวนใจต่าง ๆ

บ่อยครั้งที่การทำงานของเรามักถูกขัดจังหวะจากสิ่งรอบข้าง เช่น เสียงโทรศัพท์, ข้อความที่เด้งเข้ามา หรือแม้กระทั่งการท่องโลกออนไลน์ในช่วงเวลาทำงาน ซึ่งสิ่งเหล่านี้ทำให้เสียสมาธิในการทำงานได้

ดังนั้น หากต้องการจดจ่อกับการทำงาน ก็จำเป็นต้องกำจัดสิ่งรบกวนใจเหล่านี้ โดยอาจใช้ตัวช่วยอย่างแอปฯ Simple Blocker หรือ StayFocusd เพื่อช่วยบล็อกการแจ้งเตือนจากเว็บไซต์ต่าง ๆ ตามช่วงเวลาที่กำหนดไว้ ทำให้สามารถโฟกัสงานได้อย่างต่อเนื่องโดยไม่มีการแจ้งเตือนใด ๆ มารบกวน

แบ่งงานให้คนอื่นทำ

การปล่อยให้งาน Overload หรือหนักเกินไป จะลดประสิทธิภาพในการทำงานได้มากถึง 68 เปอร์เซ็นต์เลยทีเดียว ดังนั้น จึงเป็นหน้าที่ของหัวหน้าที่ต้องจัดสรรงานให้กับลูกน้องอย่างลงตัว แต่ถ้าเป็นงานที่ประดังเข้ามาพร้อมกัน ก็อาจต้องแบ่งงานหรือเกลี่ยงานให้คนอื่นทำ เพื่อไม่ให้งานสำเร็จลุล่วงทันกำหนดเวลา

จินตนาการถึงผลสำเร็จของงาน

การมองถึงภาพรวมความสำเร็จของงานที่ทำ นอกจากจะช่วยลดความกดดันในการทำงานลงได้แล้ว ยังเป็นแรงกระตุ้นที่ช่วยให้จดจ่อกับการทำงานได้มากขึ้น และเพิ่มความ Productive ได้มากขึ้นด้วย

ทั้งนี้ การทำงานในภาวะที่กดดัน จำเป็นต้องอาศัยสมาธิในการทำงานอย่างมาก หากเห็นถึงภาพรวมว่าเมื่องานเสร็จแล้วจะออกมาเป็นอย่างไร ก็จะช่วยกระตุ้นให้มีแรงจูงใจในการทำงานมากขึ้น