รู้จัก “เทคนิคมะเขือเทศ” ใช้เวลาทำงานอย่างชาญฉลาด

ทุกคนน่าจะเคยได้ยินกันว่า “เวลาเป็นของมีค่า” “เวลาเป็นเงินเป็นทอง” “เวลาและวารีไม่เคยคอยใคร” หรือ “เวลาไม่อาจย้อนกลับ” ทั้งหมดนี้ล้วนมีเป้าหมายเดียวกัน คือ จะบอกว่า “เวลาเป็นสิ่งที่มีค่ายิ่ง ที่ไม่ควรปล่อยให้ผ่านไปอย่างไร้ประโยชน์”

Pomodoro Technique คือเทคนิคการบริหารจัดการเวลาให้ได้ประโยชน์สูงสุด โดยเฉพาะอย่างยิ่งกับมนุษย์ออฟฟิศ เพราะมันช่วยให้เราทำงานออกมาได้มีประสิทธิภาพและประสิทธิผลมากขึ้น

Pomodoro เป็นภาษาอิตาลี แปลว่ามะเขือเทศ เทคนิคนี้คิดค้นขึ้นโดยฟรานเชสโก ซิริลโล (Francesco Cirillo) ในทศวรรษที่ 1980s โดยมีที่มาจากนาฬิกาจับเวลารูปมะเขือเทศ

หลักการทำงานของเทคนิคมะเขือเทศ คือ ให้เราจดจ่ออยู่กับงานที่ทำ มีสมาธิกับมันแบบไม่ว่อกแว่กเป็นเวลา 25 นาที เมื่อครบแล้ว ถึงจะหยุดพักได้ 5 นาที ซึ่งเวลาสั้น ๆ 5 นาทีนี้ ก็ช่วยให้สมองไม่ล้ามากจนเกินไป ในช่วงที่เราต้องจดจ่อกับอะไรนาน ๆ จึงพร้อมที่จะกลับมาโฟกัสกับงานได้เรื่อย ๆ ตลอดวัน ให้สามารถทำงานได้ทั้งประสิทธิภาพและประสิทธิผล โดยไม่เสียพลังงานมากจนเกินไป

วิธีการใช้งานของเทคนิคนี้ คือ ไม่ว่าจะทำงานอะไรให้จับเวลาทำงานนั้นโดยไม่หยุดเลยเป็นเวลา 25 นาที แล้วค่อยหยุดพัก 5 นาที แล้วจะครบมะเขือเทศ 1 ลูก หรือง่าย ๆ ก็คือ เทคนิคมะเขือเทศ เป็นเทคนิคบริหารเวลาในการทำงาน โดยแบ่งงานและเวลาทำงานเป็นพาร์ทย่อย ๆ ซึ่งจะช่วยให้ทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผลดีขึ้น เพราะตลอด 25 นาที เราจะต้องทำ ทำ และทำอย่างเดียว ไม่จับมือถือ ไม่เข้าโซเชียลมีเดีย ไม่คุยอะไรกับใคร จนกว่าจะได้เวลาพัก

ข้อดีของเทคนิคมะเขือเทศ

ปกติแล้วเรามักจะนั่งทำงานต่อเนื่องยาว ๆ ทั้งวัน จะลุกหรือได้พัก ก็แค่ช่วงพักกลางวัน หรือช่วงที่เดินไปเข้าห้องน้ำเท่านั้น แต่เมื่อเราแบ่งเวลาการทำงานออกเป็นช่วงย่อย ๆ 25 นาที แล้วพัก 1 ครั้ง ซึ่งจะช่วยให้สมองได้พักจากงานตรงหน้าบ้าง จะรู้สึกกระปรี้กระเปร่า สดชื่นขึ้น

• ช่วยให้แบ่งงานเร่งด่วนกับไม่เร่งด่วนออกจากกันได้ง่ายขึ้น เพราะก่อนเริ่มทำงาน ต้องแบ่งงานเป็นชิ้นย่อย ๆ ก่อน (เพื่อให้งาน 1 ชิ้นเสร็จใน 25 นาที)
• สำหรับคนที่สมาธิสั้น การแบ่งงาน 25 นาที ทำให้โฟกัสงานได้ง่ายขึ้นมาก
• ลดความเสี่ยงในการเป็นออฟฟิศซินโดรมจากการนั่งติดหน้าจอนาน เพราะแค่ 5 นาที ก็สามารถลุกขึ้นมายืดเส้นยืดสายได้ และได้พักบ่อยตลอดวัน
• ทำงานเสร็จเร็วขึ้น เพราะมีสมาธิทำงาน
• มีกำลังใจในการทำงาน เพราะตั้งใจทำงานเพียง 25 นาทีก็จะได้รางวัล คือ การพัก
• ป้องกันการ Burnout ของสมอง
• เพิ่มสมาธิให้โฟกัสเฉพาะงานที่ทำ ซึ่งจะทำให้ทำงานมีประสิทธิภาพมากขึ้น
• ลดข้อผิดพลาดในการทำงาน เพราะมีสมาธิอยู่ตลอด 25 นาที
• ลดความซับซ้อนและซ้ำซ้อนของงาน เพราะได้วางแผนไว้แล้วว่า 25 นาทีนี้จะทำอะไร

ข้อเสียของเทคนิคมะเขือเทศ

เหรียญมี 2 ด้าน มีข้อดีก็ย่อมมีข้อเสีย

• เวลาเพียง 25 นาทีนั้นอาจจะสั้นเกินไป ทำให้บางคนรู้สึกกดดันกับการทำงานในเวลาที่จำกัด โดยเฉพาะคนที่เพิ่งเริ่มทำใหม่ ๆ จะไม่ชินกับการทำงานที่ถูกบีบด้วยเวลา
• การหยุดพักทุก ๆ 25 นาที จะทำให้ขาดความต่อเนื่องในการทำงาน กับคนที่ทำงานในลักษณะติดลมบน
• ไม่เหมาะกับงานในลักษณะที่ต้องติดต่อประสานงานกับคนอื่นบ่อย ๆ เพราะจะเสียเวลาในการสื่อสาร

ทั้งนี้ทั้งนั้น ไม่จำเป็นที่จะต้องยึดเวลาเท่านี้เสมอ สามารถจัดการให้ยืดหยุ่นได้ โดยเฉพาะผู้ที่เพิ่งเริ่มต้นใช้เทคนิคนี้ แต่ถ้าหากทำได้จนเคยชินเป็นนิสัย ก็จะทำได้ง่ายขึ้น และจะปรับเวลาให้เคร่งครัดขึ้นด้วยก็ได้

วิธีการวางแผนใช้เทคนิคมะเขือเทศ

1. ลิสต์งานที่จะ (ต้อง) ทำในแต่ละช่วงมะเขือเทศ 1 ลูก
2. ตั้งเวลานับถอยหลัง 25 นาที
3. ในระหว่าง 25 นาทีนี้ ให้โฟกัสกับงานชิ้นนี้ชิ้นเดียวให้เสร็จ อย่าว่อกแว่กเด็ดขาด อะไรที่แทรกเข้ามาจดใส่กระดาษไว้ แล้วเก็บไว้จัดการในช่วงพัก
4. พอครบ 25 นาที ให้พักเบรก 5 นาที
5. ทำเช่นนี้จนครบ 4 รอบ (มะเขือเทศ 4 ลูก) แล้วเบรกยาว 15-20 นาที

เท่ากับเราจะมีเวลาทำงานทั้งหมดรวม 100 นาที และพักรวม 20 นาที มะเขือเทศ 4 ลูก ใช้เวลา 2 ชั่วโมง

“ช่วงเวลาทำงาน (25 นาที) + ช่วงเวลาพักเบรก (5 นาที) = 1 Pomodoro” (มะเขือเทศ 1 ลูก)

ใครที่มีปัญหาในการบริหารจัดการเวลาทำงาน สามารถนำมาประยุกต์ใช้กันได้ แรก ๆ อาจจะยากเพราะไม่คุ้นเคย แต่ถ้าฝึกให้ชิน จะมีประโยชน์ในการทำงานมากทีเดียว ซึ่งน่าจะช่วยให้สนุกและมีความสุขกับการทำงานมากขึ้น