4 วิธีช่วยลดเวลาประชุม เพื่อประสิทธิภาพในการทำงานที่ดีขึ้น

ลดเวลาประชุมไปทำไม? ก่อนอื่นเราต้องตอบคำถามนี้ให้ได้ก่อน ปัจจุบันพนักงานบริษัทโดยเฉพาะระดับผู้บริหารนั้นใช้เวลากับการประชุมมากเกินไป ทำให้เกิดผลเสียเช่น ไม่ได้ทำงานที่จำเป็น, สมาธิในการทำงานลดลง, เกิดความเครียด, ประสิทธิภาพในการทำงานลดลง จึงเป็นสาเหตุว่าทำเราควรลดเวลาประชุมลง

1.ค่อยๆ ลดเวลาประชุม

แน่นอนว่าเราคงไม่สามารถเลี่ยงการประชุมได้ ให้ลองค่อยๆ ลดเวลาประชุมดู เช่นครั้งแรกเราจับเวลาได้ 1 ชั่วโมงก็เหลือลดลงมาเรื่อยๆ แล้วดูว่ามันกระทบหรือไม่ ถ้าไม่แปลว่าเราใช้เวลาเยอะเกินไป

2.ตัดสิ่งไม่จำเป็นออกไป

ลองดูว่าประชุมอะไรที่ไม่จำเป็น สามารถตัดออกไปได้ ดูว่าจำเป็นต้องมาประชุมไหมหรือออนไลน์ได้ หัวข้อไหนไม่จำเป็นต้องประชุมใช้เครื่องมือต่างๆ ช่วยในการเคลียร์ออกไป

3.จัดการได้ = ไม่จำเป็นต้องประชุม

วันจันทร์มักเป็นวันที่มีการประชุมมากที่สุด อาจจะประชุมเพื่ออัปเดตงาน ลองดูว่าทุกคนสามารถอัปเดตงาน แจ้งงานหรือบอกความก้าวหน้าในหัวข้อที่ต้องประชุมได้ไหม หากทำได้ก็ไม่มีความจำเป็นต้องประชุม

4.ประชุมเมื่อเวลาจำเป็น

ให้เก็บพลังของการประชุมแบบเจอหน้า (Face to Face) ไว้ในหัวข้อที่จำเป็นจริงๆ เช่นการระดมสมอง, การนำเสนอสิ่งสำคัญ, การแก้ปัญหาที่ใหญ่มากๆ

การประชุมที่มากเกินไปส่งผลทำให้เกิดความเครียด เวลาทำงานที่น้อยลง หลายครั้งที่เราเห็นการประชุมที่กินระยะเวลาทั้งหมดจนกระทบต่อเวลาส่วนตัว ลองนำเทคนิคที่กล่าวไปใช้เพื่อลดเวลาประชุม