มรรยาทการเขียนอีเมล วิธีเขียนอีเมลให้ดูโปร ทั้งเขียนเรื่องงานและเรื่องส่วนตัว

ว่าด้วยเรื่องใกล้ตัวที่เราใช้กันทุกวัน นั่นก็คือ "อีเมล" นั่นเอง อีเมลที่เราใช้ติดต่อสื่อสารทั้งเรื่องงาน เรื่องส่วนตัว หรือแม้แต่การสมัครงาน การเขียนอีเมลที่ดี ไม่ใช่แค่การเรียงคำประโยคให้ถูกต้อง แต่ยังเป็นการสะท้อนถึงตัวตนและภาพลักษณ์ของเราอีกด้วยนั่นเอง

มรรยาทการเขียนอีเมล เป็นเรื่องสำคัญที่หลายคนอาจมองข้ามไป เพราะในยุคที่การสื่อสารผ่านอีเมลเป็นเรื่องปกติ การเขียนอีเมลที่สุภาพและชัดเจนไม่เพียงช่วยสร้างความประทับใจ แต่ยังทำให้การสื่อสารราบรื่นอีกด้วย วันนี้เรามาพูดถึงมรรยาทง่าย ๆ ในการเขียนอีเมล ที่ใคร ๆ ก็ทำได้ เพื่อให้อีเมลของคุณดูเป็นมืออาชีพ แต่ยังคงมีความเป็นกันเองอยู่

มรรยาทการเขียนอีเมล

มรรยาทการเขียนอีเมล วิธีเขียนอีเมลให้ดูโปร ทั้งเขียนเรื่องงานและเรื่องส่วนตัว

1. เริ่มต้นด้วยคำทักทายที่สุภาพ

การเริ่มต้นอีเมลด้วยคำทักทายที่เหมาะสม เป็นสิ่งสำคัญมาก ไม่ว่าจะเป็น “เรียน คุณ...” หรือ “สวัสดีค่ะ/ครับ” จะทำให้ผู้รับรู้สึกว่าเราใส่ใจในการสื่อสาร ถ้าเป็นอีเมลที่เป็นทางการ หรือส่งไปยังผู้ใหญ่ ควรใช้ภาษาที่สุภาพ และหลีกเลี่ยงการเริ่มต้นแบบสั้น ๆ เช่น “ว่าไง” หรือ “เฮ้!”

2. เขียนเนื้อหาสั้น กระชับ และตรงประเด็น

เนื้อหาในอีเมลควรสั้นและตรงประเด็น เพราะไม่มีใครอยากอ่านยาว ๆ โดยเฉพาะเมื่อเราส่งอีเมลในเรื่องที่เป็นงาน ควรสรุปให้ชัดเจนว่าต้องการสื่อสารอะไร ต้องการอะไรจากผู้รับ หากเป็นการถามข้อมูลเพิ่มเติมหรือให้ข้อมูล ก็ควรแบ่งย่อหน้าให้ชัดเจน เพื่อให้เข้าใจง่าย ไม่ปวดหัวเวลาต้องอ่านยาว ๆ

3. ใส่ใจเรื่องภาษาที่ใช้

เลือกใช้ภาษาที่เหมาะสมกับผู้รับ หากเป็นการส่งอีเมลงาน หลีกเลี่ยงคำสแลง หรือภาษาไม่เป็นทางการ แต่ถ้าเป็นอีเมลสบาย ๆ กับเพื่อนร่วมงานในกลุ่มที่คุ้นเคยกัน การใช้ภาษาเป็นกันเองก็สามารถทำได้ แต่ต้องพึงระวังไม่ใช้คำที่ไม่เหมาะสม หรือมีลักษณะประชดประชัน

4. การปิดท้ายอีเมล

ปิดท้ายอีเมลด้วยคำขอบคุณหรือคำสรุปสั้น ๆ เช่น “ขอบคุณค่ะ/ครับ” หรือ “ขอแสดงความนับถือ” เป็นการแสดงออกถึงความสุภาพและมรรยาทที่ดี และควรใส่ชื่อหรือรายละเอียดการติดต่อของเราไว้ด้วย เพื่อให้ผู้รับสะดวกในการติดต่อกลับ

5. ตรวจสอบก่อนส่ง

ขั้นตอนสุดท้ายที่สำคัญมากคือการตรวจสอบอีเมลก่อนกดส่ง ไม่ว่าจะเป็นการตรวจคำผิด ข้อความที่ต้องการสื่อ หรือแม้กระทั่งแนบไฟล์ที่ต้องการ เพราะหลายคนมักลืมแนบไฟล์ตามที่กล่าวถึงในเนื้อหา และควรตรวจสอบว่าข้อความที่เราสื่อออกไปชัดเจน ไม่ทำให้ผู้รับเข้าใจผิด

6. อย่าลืมช่องหัวเรื่อง

หัวข้ออีเมล (Subject) เป็นสิ่งที่ผู้รับเห็นเป็นสิ่งแรก ควรระบุหัวเรื่องให้ชัดเจนและสั้น ๆ แต่ได้ใจความ เช่น “ขอข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับโครงการ X” หรือ “แจ้งการประชุมวันที่ 15 ก.ย.” หลีกเลี่ยงการส่งอีเมลที่ไม่มีหัวเรื่อง หรือหัวเรื่องที่กว้างเกินไป เช่น “เรื่องด่วน” หรือ “สอบถาม”

ตัวอย่างอีเมลที่ดูดี

เรียน คุณสมชาย

ผม (ชื่อ-นามสกุล) พนักงานฝ่ายการตลาด ขออนุญาตส่งอีเมลเพื่อขอข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับโครงการ X ที่กำลังดำเนินการอยู่ครับ

ผมสนใจที่จะทราบรายละเอียดเกี่ยวกับ... (ระบุรายละเอียดที่ต้องการ)

ขอขอบคุณสำหรับความช่วยเหลือครับ

ขอแสดงความนับถือ

(ชื่อ-นามสกุล)
ตำแหน่ง
บริษัท

สิ่งที่ควรหลีกเลี่ยง

• การใช้ภาษาที่ไม่เป็นทางการ: เช่น สั้น ๆ, ง่าย ๆ, หรือคำย่อที่ไม่เป็นสากล
• การส่งอีเมลที่ยาวเกินไป: ควรแบ่งอีเมลออกเป็นส่วน ๆ หรือส่งเป็นไฟล์แนบ
• การส่งอีเมลในเวลาที่ไม่เหมาะสม: เช่น ช่วงกลางคืนหรือวันหยุดสุดสัปดาห์
• การส่งอีเมลที่ไม่เกี่ยวข้อง: ควรตรวจสอบให้แน่ใจว่าผู้รับอีเมลสนใจในเรื่องที่เราส่งไป