องค์กรของคุณพร้อมแล้วหรือยังที่จะก้าวสู่ความเป็น "สมาร์ท ออฟฟิศ"

ปัจจุบันธุรกิจทั้งเล็กและใหญ่ในภูมิภาคเอเชีย  แปซิฟิกได้มีการปรับเปลี่ยนองค์กรเพื่อเข้าสู่ยุคดิจิทัล  แต่คุณรู้ไหมว่าอะไรคือเทรนด์ต่อไปที่องค์กรต้องเตรียมพร้อมรับมือ

หลายๆธุรกิจและองค์กรคงรับรู้ได้เป็นอย่างดีถึงการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นอย่างชัดเจนเมื่อเปรียบเทียบการทำงานในยุคปัจจุบันกับเมื่อ 5-10 ปีก่อน ปัจจุบันความสามารถของเทคโนโลยี, ประสิทธิภาพที่เพิ่มขึ้นแบบก้าวกระโดดของคอมพิวเตอร์ และการเชื่อมต่อของอินเตอร์เน็ตที่เข้าถึงได้ในทุกที่ทุกเวลา ส่งผลใหรูปแบบการทำงานของพนักงานและวิธีการทำงานในองค์กรเปลี่ยนไป

แน่นอนว่าทุกองค์กรในปัจจุบันตระหนักดีถึงความจำเป็นที่จะต้องใช้เทคโนโลยีให้เกิดประโยชน์สูงสุดเพื่อตอบสนองความต้องการของพนักงานและลูกค้า ซึ่งการเปลี่ยนแปลงองค์กรให้พร้อมรับมือกับยุคดิจิทัลเป็นหนึ่งในหัวข้อต้นๆที่ผู้บริหารยุคใหม่ให้ความสำคัญ โดยจากรายงานพบว่า 92 เปอร์เซ็นต์ของธุรกิจทั่วโลกกำลังวางแผนเพื่อเริ่มต้นเปลี่ยนแปลงองค์กรให้รองรับการทำงานในยุคดิจิทัล

และเพื่อสร้างความได้เปรียบทางการแข่งขันทางธุรกิจและเป็นผู้นำเทรนด์ องค์กรต้องเร่งเดินหน้าเพราะแค่คำว่าองค์กรที่ “กำลัง” ก้าวสู่ความเป็นดิจิตัลคงไม่เพียงพอ ประเด็นที่องค์กรยุคใหม่กำลังพูดถึงนั้น คือการเปลี่ยนแปลงจากองค์กรดิจิตัลสู่องค์กรที่สมาร์ท  โดยจากการสำรวจพบว่า กว่า 50% ของพนักงานในองค์กรทั่วโลกคาดหวังว่าองค์กรของตนจะเปลี่ยนเข้าสู่การเป็นสมาร์ท ออฟฟิศในอีกห้าปีข้างหน้า

ขอต้อนรับเข้าสู่ยุคแห่ง สมาร์ท ออฟฟิศ

สมาร์ท ออฟฟิศที่แท้จริงต้องรู้ถึงปัญหาและมีวิธีที่จะแก้ไขเปลี่ยนแปลงระบบขององค์กรที่ปฏิบัติต่อกันมา อีกทั้งต้องมีระบบเชื่อมต่อการทำงานของทั้งดีไวซ์และจอที่ชาญฉลาด มีประสิทธิภาพและปลอดภัยเพื่อช่วยให้พนักงานไอทีขององค์กรสามารถเอาเวลาไปทำงานที่ซับซ้อนกว่าได้

การพัฒนาเพื่อก้าวเข้าสู่ความเป็น สมาร์ท ออฟฟิศ เป็นสิ่งที่องค์กรให้ความสำคัญมากขึ้นเรื่อยๆเนื่องจาก สมาร์ท ออฟฟิศคือหัวใจหลักในการขับเคลื่อนธุรกิจผ่านการทำงานร่วมกันอย่างชาญฉลาดและการเพิ่มความคล่องตัวให้ผู้ปฎิบัติเพื่อสามารถทำงานได้จากทุกที่

ความสามัคคีคือพลัง

ธุรกิจที่ถูกขับเคลื่อนด้วยยุคดิจิทัลจำเป็นต้องพึ่งพาการทำงานร่วมกันอย่างชาญฉลาดเพื่อจะช่วยสร้างผลลัพธ์ในการทำงานที่เกิดประโยชน์สูงสุดให้กับองค์กร และสมาร์ท ออฟฟิศนี้เองคือคำตอบ

การสร้างห้องประชุมที่ชาญฉลาดด้วยการใช้โซลูชันต่างๆเพื่อให้ห้องประชุมนั้นตอบโจทย์การใช้งานแม้ผู้เข้าร่วมประชุมจะอยู่คนละสถานที่ก็สามารถร่วมแชร์และแลกเปลี่ยนไอเดียทางธุรกิจให้เดินหน้าไปได้อย่างมีประสิทธิภาพ โดยจากการสำรวจพบว่า 3 ใน 5 ของพนักงานในปัจจุบันเชื่อว่าเทคโนโลยีจะมีส่วนผลักดันให้การประชุมแบบที่ทุกคนจำเป็นต้องอยู่ในห้องประชุมเดียวกันนั้นค่อยๆหายไป[3].

นอกเหนือจากระบบการทำงานที่ชาญฉลาด สมาร์ท ออฟฟิศต้องมีอุปกรณ์ที่เอื้อต่อการสื่อสารกันผ่านเทคโนโลยี อาทิ แอพลิเคชั่นอย่าง Skype สำหรับธุรกิจ, Zoom, หรือ BlueJeans จากข้อมูลพบว่าองค์กรในปัจจุบันได้มีการลงทุนด้านเทคโนโลยีเพื่อสร้างการเชื่อมต่อในการทำงาน และด้วยเหตุนี้เองความต้องการในการมีเทคโนโลยีที่ช่วยสร้างห้องประชุมให้ชาญฉลาดยิ่งขึ้นจะเป็นที่ต้องการอย่างยิ่งใน 2-3 ปีข้างหน้า โดยจากการสำรวจคาดว่า องค์กรต่างๆจะลงทุนในเทคโนโลยีที่สร้างความเชื่อมต่อในการทำงานสูงกว่า 100 ล้านเหรียญสหรัฐ[4]

ดังนั้นการเลือกโซลูชั่นที่ทำให้ผู้ใช้สามารถเชื่อมต่อและแชร์ข้อมูลไปพร้อมกันได้อย่างรวดเร็ว ไม่ว่าจะอยู่ที่ไหน โดยไม่ว่าจะใช้อุปกรณ์แบบมีสายและไร้สาย จึงเป็นสิ่งสำคัญยิ่งสำหรับแรงงานเคลื่อนที่ในยุคปัจจุบัน

ไม่หยุดก้าวต่อไปข้างหน้า

ด้วยกระแสการไหลเวียนของแรงงานที่มีทักษะทั่วโลกและประสิทธิภาพของคลาวด์ (Cloud) สถานที่ทำงานจึงมีแนวโน้มที่จะเปลี่ยนไปอยู่ในโลกออนไลน์มากขึ้น ทำให้แรงงานสามารถทำงานร่วมกันได้ ส่งผลให้เวลาและสถานที่ไม่เป็นข้อจำกัดอีกต่อไป

รายงาน “การคาดการณ์ของแรงงานเคลื่อนที่ทั่วโลกระหว่าง ปี 2016-2020” ของบริษัทวิจัย Strategy Analytics เผยว่าในอีก 4 ปีข้างหน้า จะมีแรงงานเคลื่อนที่ทั่วโลกประมาณ 1.87 พันล้านคน คิดเป็น 42.5% ของจำนวนแรงงานทั้งหมดในโลก การเพิ่มขึ้นของเทคโนโลยีและแรงงานอายุน้อยที่มีทักษะในเอเชีย ชี้ให้เห็นว่าผู้จ้างจะต้องเจอกับแรงงานเคลื่อนที่มากขึ้น “ดัชนีการเคลื่อนย้ายของเยาวชน ปี 2018” ของเอเชีย ซึ่งนับเป็นครั้งแรกที่จัดทำ พบว่าเยาวชนจากสิงคโปร์ ฮ่องกง ญี่ปุ่น เกาหลี และไต้หวัน เป็น 5 ประเทศแรกที่มุ่งหน้าสู่ต่างประเทศเพื่อไปทำงานมากที่สุด จากทั้งหมด 20 อันดับส่วนประเทศไทยอยู่ในอันดับที่ 8 ดังนั้นการเพิ่มประสิทธิภาพของการทำงานแบบเคลื่อนที่จึงถือว่าเป็นอย่างยิ่ง

ขณะที่เป็นองค์กรก้าวเข้าสู่ยุคสมาร์ท (Smart era) การพัฒนาให้ซอฟต์แวร์และฮาร์ดแวร์ทำงานคู่กันให้ได้เป็นเรื่องจำเป็น เช่น การผนวกโปรแกรมตรวจสอบใบหน้าเข้ากับ Windows Hello ซึ่งจะต้องใช้กล้องที่มีการกำหนดค่าสำหรับการถ่ายภาพอินฟราเรดแบบใกล้ (IR) เพื่อตรวจสอบและปลดล็อกอุปกรณ์ ธุรกิจจำเป็นต้องลงทุนในอุปกรณ์ซึ่งช่วยให้สามารถเชื่อมต่อและรักษาความปลอดภัยได้ โดยไม่ลดทอนประสิทธิภาพ

การวางโครงสร้างพื้นฐานของสถานที่ทำงานในโลกอนาคต

กลยุทธ์การเปลี่ยนแปลงสภาพการทำงานที่ดี ต้องมั่นใจว่าสุดท้าย อุปกรณ์ไอทีจะไม่เกิดข้อผิดพลาด จุดโฟกัสสองจุดสำหรับธุรกิจคือ:

• การเพิ่มประสิทธิภาพในสถานที่ทำงาน: ครอบคลุมทุกอย่างตั้งแต่อุปกรณ์ ไปจนถึงเครื่องมือที่ใช้งานร่วมกันและพื้นที่การประชุม
• การลดเวลาของระบบขัดข้อง: อุปกรณ์ การรักษาความปลอดภัย ซอฟต์แวร์ และบริการเสริมที่เหมาะสม จะลดเวลาระบบขัดข้องลง ส่งผลให้แรงงานทำงานสะดวกขึ้น ทำงานร่วมกันมากขึ้น รวมถึงมีประสิทธิภาพมากขึ้น

เกือบครึ่งหนึ่ง หรือ 46% ของแรงงานในปัจจุบัน มีการนำเทคโนโลยีความเป็นจริงแต่งเติม หรือ เทคโนโลยีโลกเสมือนจริง (AR/VR technologies) มาปรับใช้เพื่อให้การทำงานมีประสิทธิภาพดีขึ้น[5] เป็นไปได้สูงว่าเราจะเห็นหลายธุรกิจใช้เทคโนโลยี AR / VR ในอนาคตอันใกล้นี้ เพื่อการทำโครงการร่วมกันหรือเข้าร่วมประชุมจากระยะไกล

ในปัจจุบันเทคโนโลยีเช่น หน่วยความจำ Intel® Optane™ สามารถปรับให้เข้ากับรูปแบบการทำงานของผู้ใช้’และระบุวิธีการเพิ่มประสิทธิภาพให้สูงขึ้น โดยไม่ลดพื้นที่ในการจัดเก็บลง ส่งผลให้แอปพลิเคชั่นทำงานได้เร็วขึ้น ฉายสไลด์หลายอันได้โดยไม่ติดขัด  หรือเล่นไฟล์มีเดียขนาดใหญ่ได้อย่างราบรื่น และแล็ปท็อปตอบสนองต่อการใช้งานประจำวันได้รวดเร็วขึ้น