Google แนะนำ 10 เคล็ดลับสำหรับการใช้ผลิตภัณฑ์ของ Google เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน

Google แนะนำ 10 เคล็ดลับสำหรับการนำผลิตภัณฑ์ต่างๆ ของ Google ไปใช้เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน นอกจากนี้ ยังเป็นการช่วยจัดความสมดุลระหว่างการทำงานและชีวิตประจำวัน โดยเฉพาะในช่วงที่ทุกคนกำลังเผชิญอยู่ในภาวะของสถานการณ์ COVID-19 ที่ผู้คนส่วนใหญ่ต้องปรับเปลี่ยนการทำงานจากออฟฟิศมาเป็นการทำงานจากบ้านแทน

 

ลอร่า เม มาร์ติน Productivity Advisor ของ Google กล่าาว่า “เบื้องต้นเพื่อช่วยให้พนักงานของ Google เองสามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ  ดิฉันจึงได้ริเริ่มโครงการ Productivity@Google ซึ่งเป็นเว็บไซต์ภายในที่แนะนำเคล็ดลับเกี่ยวกับวิธีจัดการกล่องจดหมายให้มีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น ซึ่งก็ได้รับการตอบรับเป็นอย่างดี

จากนั้นดิฉันจึงได้เริ่มพัฒนาโครงการนี้อย่างเต็มตัว จากระยะเวลากว่า 4 ปีที่ผ่านมา เว็บไซต์นี้ได้แนะนำเคล็ดลับเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานให้กับพนักงาน Google ไปแล้วมากกว่า 25,000 คน และมีการจัดฝึกอบรมในหัวข้อต่าง ๆ ทั้งหมด 10 ครั้งด้วยกัน

โดยมีพนักงาน Google กว่า 40,000 คน ใน 31 สำนักงานทั่วโลกเข้ารับฝึกอบรม  ซึ่งหลังจากผ่านการฝึกอบรมแล้ว พวกเขามีการปรับปรุงขั้นตอนการทำงานในแต่ละวันและประหยัดเวลาในการทำงานได้มากกว่า 4 ชั่วโมงต่อสัปดาห์   ทั้งนี้ ดิฉันมั่นใจว่า 10  เคล็ดลับในการใช้ผลิตภัณฑ์ของ Google นี้ จะช่วยให้ผู้คนทั่วไปสามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพและในขณะเดียวกันก็สามารถมีความสุขกับชีวิตส่วนตัวด้วยเช่นกัน”

 
 กำหนดเวลาส่งอีเมลเพื่อความสมดุลระหว่างชีวิตและการทํางาน Gmail

หากจำเป็นต้องส่งอีเมลในเวลากลางคืนและวันหยุดสุดสัปดาห์ แต่ต้องการเคารพความสมดุลระหว่างชีวิตและการทำงานของเพื่อนร่วมงาน ให้ทำตามเคล็ดลับนี้

1.     เปิดหน้าต่างการเขียนอีเมล หรือหน้าต่างตอบกลับ คลิกไปที่ลูกศรแบบเลื่อนลงที่อยู่ถัดจากปุ่มส่ง

2.     คลิกที่ “กำหนดเวลาส่ง” เพื่อเลือกวันและเวลาที่ต้องการส่ง (ตามเวลาท้องถิ่น)

3.     เมื่อกำหนดเวลาส่งอีเมลเสร็จแล้ว จะมีกล่องใหม่ขึ้นมาว่า “กำหนดเวลาแล้ว” ซึ่งคุณสามารถเข้าไปดูอีเมลทั้งหมดที่ตั้งเวลาส่งไว้ และเปลี่ยนเวลาส่งหรือยกเลิกการส่งได้
     

ปิดเสียงการแจ้งเตือนระหว่างการประชุมผ่าน Google Meet

ลดสิ่งรบกวนขณะที่คุณกำลังประชุมออนไลน์หรืออยู่นอกสำนักงานด้วยการปิดเสียงการแจ้งเตือนที่เข้ามาใน Google Meet

1.     คลิกที่ปุ่ม “Active”

2.     เลือกระยะเวลาที่คุณต้องการปิดเสียงการแจ้งเตือน (30 นาที 1 ชั่วโมง 2 ชั่วโมง 4 ชั่วโมง 8 ชั่วโมง)
     

ตรึงแท็บที่เปิดบ่อย ๆ บน Google Chrome ไว้ทางด้านซ้าย  

จัดการหน้าเว็บที่คุณเข้าชมบ่อย ๆ บน Google Chrome ได้ง่าย ๆ และช่วยป้องกันการปิดแท็บที่คุณใช้โดยไม่ตั้งใจ

1.     หากต้องการตรึงแท็บ ให้คลิกขวาที่แท็บ (อยู่ด้านบนของจอ) และเลือก “ตรึงแท็บ” จากเมนูแบบเลื่อนลง

2.     หากต้องการเลิกตรึงแท็บ ให้คลิกขวาที่แท็บ และเลือก “เลิกตรึงแท็บ”

หมายเหตุ: เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับฟีเจอร์ล่าสุดสำหรับการจัดการแท็บใน Google Chrome ได้ที่นี่
     

สร้างรายการสิ่งที่ต้องทำ “ในระหว่างการประชุม”

หากคุณมีเวลาว่างในระหว่างการประชุม ลองสร้างรายการสิ่งที่ต้องทำในแต่ละสัปดาห์ที่สามารถทำได้อย่างรวดเร็วในช่วงเวลาว่าง

1.     สร้างรายการงานโดยคลิกที่ไอคอนวงกลมสีน้ำเงินที่อยู่ด้านขวาของปฏิทินของคุณ

2.     กล่องงานจะปรากฏขึ้น และสร้างรายการได้ง่าย ๆ โดยเลือก “เพิ่มงาน”
     

ส่งต่อการสนทนาจาก Google Meet ไปยังกล่องจดหมายของคุณ

บางครั้งคุณอาจได้รับคำขอหรือคำถามจากเพื่อนร่วมงานใน Google Meet แต่อาจไม่มีเวลาที่จะทำตามคำขอหรือตอบคำถามได้ในตอนนั้น คุณสามารถส่งข้อความดังกล่าวไปยังกล่องจดหมายของคุณได้อย่างง่ายดายเพื่อการติดตามในภายหลัง

1.     หากต้องการส่งต่อข้อความไปยังกล่องจดหมายของคุณ ให้วางเมาส์ไว้เหนือข้อความแชทใน Google Meet ที่ต้องการส่งต่อ

2.     คลิกที่ไอคอน “จดหมาย” แล้วข้อความดังกล่าวจะถูกส่งไปยังกล่องจดหมายของคุณในไม่กี่วินาที
     
สร้างโฟลเดอร์พื้นที่ทำงานเพื่อให้หาไฟล์ที่ต้องการได้ง่าย ๆ

หากคุณกำลังทำงานหลายโปรเจ็กต์และต้องการวิธีที่รวดเร็วในการเข้าถึงไฟล์ที่สำคัญ แนะนำให้สร้างโฟลเดอร์ “พื้นที่ทำงาน” ภายใน Google Drive เพื่อจัดลำดับความสำคัญของเอกสารที่คุณต้องการ

1.     คุณจะเห็นส่วน “พื้นที่ทำงาน” เมื่อคุณเข้าไปยังโฟลเดอร์ของคุณใน Google Drive

2.     เลือก “สร้าง” และตั้งชื่อโฟลเดอร์ของคุณ (เช่น ลำดับความสำคัญประจำสัปดาห์ โปรเจ็กต์ XYZ)

3.     เริ่มเพิ่มไฟล์ลงในโฟลเดอร์พื้นที่ทำงานของคุณ
     

ใช้ฟีเจอร์บันทึกของผู้บรรยาย การจับเวลา และการถาม-ตอบใน Google Slides

นี่คือเคล็ดลับ 2 ข้อเกี่ยวกับวิธีการนำเสนองานและการเชื่อมต่อกับผู้ชมของคุณ เมื่อคลิกที่ "มุมมองผู้นำเสนอ" ในเมนูแบบเลื่อนลงที่อยู่ถัดจากปุ่มนำเสนอใน Google Slides คุณจะเห็น 2 ฟีเจอร์นี้

บันทึกของผู้บรรยาย จะแสดงบันทึกของคุณในขณะที่นำเสนอ และตรวจสอบให้แน่ใจว่าบันทึกเหล่านั้นจะปรากฏให้คุณเห็นเพียงคนเดียว หากการตั้งค่าจอภาพมีตัวเลือกฉายภาพหน้าจอ อย่าลืมปิดการใช้งาน

ฟีเจอร์ถาม-ตอบ ผู้นำเสนอสามารถรับคำถามและข้อเสนอแนะทั่วไปจากผู้ชม และสมาชิกผู้ชมสามารถลงคะแนนและโหวตสำหรับคำถามที่พวกเขาชื่นชอบ ลองนึกภาพการนำเสนอต่อผู้ชมที่รู้สึกไม่สะดวกใจที่จะถามคำถามต่อหน้าผู้ชมทั้งหมด เพียงแค่ให้พวกเขาโพสต์คำถาม แล้วนำคำถามเหล่านั้นไปแสดงให้กับผู้ชมในระหว่างการนำเสนอของคุณ

• ในส่วน "เครื่องมือผู้ชม" ให้หาคำถามที่ต้องการแสดง
• คลิกนำเสนอ
• หากต้องการเปลี่ยนคำถามให้ค้นหาคำถามอื่นและคลิกนำเสนอ
       

ไม่พลาดอีเมลสำคัญด้วยการสร้างกล่องจดหมายหลายกล่อง

ทำงานอย่างชาญฉลาดขึ้นด้วยการจัดระเบียบกล่องจดหมายของคุณและแยกประเภทอีเมลของคุณเป็นกล่องจดหมายย่อยตามกฎของคุณเอง

1.     สร้างป้ายกำกับใหม่ที่แผงด้านซ้ายของกล่องจดหมาย โดยคุณสามารถตั้งชื่อได้ตามความต้องการของคุณ (เช่น สิ่งที่ต้องทำติดตาม ฯลฯ )

2.     เมื่อสร้างแล้วให้ไปที่ "การตั้งค่า" > "กล่องจดหมาย"

3.     ในส่วน “ประเภทกล่องจดหมาย” ให้เลือก “กล่องจดหมายหลายกล่อง”

4.     เพื่อแสดงป้ายกำกับเหล่านี้อย่างถูกต้อง ควรตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณใช้รูปแบบชื่อเดียวกัน “is: ชื่อป้ายกำกับ” (เช่น is: สิ่งที่ต้องทำ) เหมือนกับป้ายกำกับที่คุณทำในข้อ 1

5.     คลิก "บันทึกการเปลี่ยนแปลง" จากนั้นจะเห็นกล่องจดหมายใหม่ของคุณ
     

แปลข้อความใน Google Docs

หากเพื่อนร่วมงานของคุณอยากให้แปลเอกสารบางอย่าง คุณสามารถแปลข้อความที่ต้องการเป็นภาษาต่าง ๆ ได้ง่าย ๆ ภายใน Google Docs เพียง 2 ขั้นตอนเท่านั้น

1.     ในส่วนของ “เครื่องมือ” ให้เลือก “แปลเอกสาร”

2.     เลือกภาษาที่คุณต้องการ จากนั้นการแปลก็จะเสร็จเรียบร้อยภายในไม่กี่วินาทีเท่านั้น
     

ตั้งค่าใช้งาน Gmail และ Google Drive แบบออฟไลน์เพื่อเตรียมพร้อมสำหรับการเดินทาง

คุณสามารถเปิดใช้งาน Gmail และ Google Drive แบบออฟไลน์เพื่อให้สามารถทำงานต่อได้แม้ว่าจะไม่มีการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต โดยตั้งค่าง่าย ๆ ดังนี้

1.     ไปที่ “การตั้งค่า” > “ออฟไลน์”

2.     เลือก “เปิดใช้งานเมลออฟไลน์” สำหรับ Gmail หรือ “สร้าง เปิด และแก้ไขไฟล์ล่าสุดใน Google Docs, Google Sheets และ Google Slides บนอุปกรณ์นี้ในขณะออฟไลน์” สำหรับ Google Drive