มารยาทที่พึงรู้ในการ “ส่งอีเมล” ขอสมัครงาน

ทุกวันนี้ การชีวิตประจำวันหลาย ๆ อย่างของเรา ล้วนต้องเชื่อมโยงกับโลกออนไลน์แทบทั้งสิ้น ไม่ว่าจะด้วยความทันสมัยของเทคโนโลยี หรือเพราะโรคระบาดที่ทำให้เราต้องอยู่กับบ้าน เมื่อต้องติดต่ออะไรกับใครก็ต้องมีช่องทางอื่นที่หลีกเลี่ยงการพบปะเจอหน้าในการติดต่อ ไม่เว้นแม้แต่การสมัครงาน ก็จำเป็นต้องหันมาพึ่งช่องทางออนไลน์มากขึ้นเช่นกัน

ลักษณะการสมัครงานทางอีเมลนั้นมีมานานแล้ว ส่วนใหญ่สามารถทำได้ง่าย ๆ ด้วยการสมัครผ่านเว็บไซต์สมัครงาน ที่เพียงกรอกข้อมูล ระบบก็สามารถนำไปทำเป็นประวัติ หรือนำข้อมูลไปทำเป็นจดหมายขอสมัครงานได้ทันที แต่ก็ไม่ใช่ทุกบริษัทที่ใช้บริการเว็บไซต์สมัครงาน บางบริษัทประกาศรับสมัครงานทางช่องทางอื่น แล้วให้เราเขียนอีเมลเข้าไปขอสมัครงานกับทางบริษัทโดยตรง

อย่างไรก็ดี การเขียนอีเมลสมัครงานก็ต้องคำนึงถึงวัตถุประสงค์ในการเขียนเป็นสำคัญ ว่าเราเขียนเพื่อ “ของานทำ” จึงต้องมีมารยาทที่พึงปฏิบัติ มีความเป็นทางการ ซึ่งจะส่งผลต่อความน่าเชื่อถือ ตัวตน และความพร้อมที่จะทำงานของตนเองด้วย Tonkit360 จึงมีคำแนะนำเกี่ยวกับมารยาทที่ควรคำนึงถึงเมื่อต้องเขียนอีเมลสมัครงาน ว่าอะไรควรทำอะไรไม่ควรทำมาให้ลองพิจารณาดู จะได้รู้ด้วยว่าทำไมที่ผ่านมาส่งอีเมลไปสมัครงานกี่ฉบับก็ไม่มีใครตอบกลับมาเสียที เพราะอาจมีข้อผิดพลาด ที่ทางองค์กรมองว่าเราไม่รักษามารยาทอยู่ก็ได้

ใช้ชื่ออีเมลที่เป็นทางการ

ในการสมัครงาน อย่าตกม้าตายตั้งแต่การตั้งชื่ออีเมล เพราะบางบริษัทอาจจะไม่เปิดพิจารณาเลยด้วยซ้ำ เพราะเขารู้สึกว่ามันดูไม่น่าเชื่อถือ และดูเหมือนเด็กเล่นขายของมากกว่าที่จะมาของานทำ พวกชื่อที่เป็นชื่อเล่น เป็นคำแผลง ภาษาวัยรุ่น คำเด็ก ๆ แบบสมัครอีเมลครั้งแรก หรือเมลที่ใช้ส่งงานหาเพื่อนสมัยเรียนก็เก็บไว้ใช้กับเพื่อน อย่านำมาใช้กับการสื่อสารแบบกิจธุระ ที่ต้องการความเป็นทางการ เป็นมืออาชีพ และดูน่าเชื่อถือ ชื่ออีเมลควรจะประกอบด้วย ชื่อจริง.นามสกุล แล้วตามด้วยบัญชีที่ทันสมัยอย่าง Gmail หรือ Outlook ที่มีฟังก์ชันการใช้งานหลากหลาย

ระบุชื่อเรื่องให้ชัดเจนว่าเป็นอีเมลสมัครงาน

เมื่อต้องการส่งอีเมลไปสมัครงาน ก็ควรต้องระบุหัวเรื่องให้ชัดเจนว่าส่งมาเพื่อขอสมัครงาน (พร้อมระบุตำแหน่งที่ต้องการสมัคร) เพื่อที่ว่าหากอีเมลของเราไปอยู่ในจดหมายขยะ แล้วโชคดีที่ปลายทางเช็กดู ถ้าเห็นว่าเป็นอีเมลสมัครงานจะได้ไม่ตกหล่นไป ตัวอย่างชื่อเรื่องที่ควรระบุในหัวอีเมล เช่น “ต้องการสมัครงานในตำแหน่ง…” เช่นเดียวกันกับนักศึกษาที่จะขอฝึกงานกับบริษัทต่าง ๆ จดหมายขอฝึกงาน ก็ให้ตั้งชื่อในลักษณะเดียวกัน เช่น “ขอรับพิจารณาฝึกงานในตำแหน่ง…” จะดูเป็นมืออาชีพมากกว่า

เขียนให้ถูกตามรูปแบบการเขียนอีเมลเพื่อสมัครงาน

อย่างที่บอกไปข้างต้นว่าการเขียนอีเมลสมัครงาน ต้องรักษามารยาทในการติดต่อสื่อสารแบบกิจธุระไว้ ซึ่งมีรูปแบบการเขียนอีเมลที่เป็นทางการ แม้ว่าจะไม่ได้กำหนดว่าต้องเป็นรูปแบบแบบนั้นเป๊ะ ๆ แต่ควรมีส่วนประกอบสำคัญ ๆ ให้ครบเหมือนเขียนจดหมาย ดังนี้

1. คำขึ้นต้น-คำลงท้าย

• คำขึ้นต้น: ขึ้นต้นด้วยคำว่า “เรียน” พร้อมระบุชื่อผู้รับอีเมลให้ชัดเจน กรณีที่ในประกาศรับสมัครงานมีชื่อแจ้งอยู่แล้ว แต่หากไม่มีให้ระบุเป็นตำแหน่งที่เกี่ยวข้องกับการรับสมัครงาน ตามด้วยชื่อบริษัท แต่หลีกเลี่ยงการใช้ชื่อบริษัทอย่างเดียว เนื่องจากบริษัทเป็นสถานที่ สถานที่จะรับทราบเรื่องที่เราเรียนถึงไม่ได้
• คำลงท้าย: ปิดท้ายอีเมลด้วย “ขอบคุณค่ะ” หรือ “ขอบคุณครับ” หรือหากต้องการความเป็นทางการกว่านั้น ให้ใช้คำว่า “ขอแสดงความนับถือ” ตามด้วยชื่อ-นามสกุล ของตนเอง

2. ส่วนเนื้อหา

• เกริ่นนำด้วยการแนะนำตัวเองสั้น ๆ ว่าเป็นใครมาจากไหน เรียนจบอะไรมา จากนั้นระบุว่าเห็นประกาศรับสมัครงานนี้จากช่องทางไหน แล้วค่อยบอกถึงตำแหน่งงานที่ต้องการสมัครงาน
• ระบุเหตุผลในการขอสมัครงานตำแหน่งนี้ พร้อมคุณสมบัติของตนเองสั้น ๆ ที่คิดว่าน่าสนใจและเหมาะกับงาน เช่น ประสบการณ์ ทักษะที่บริษัทต้องการ หรืองานอดิเรกที่เกี่ยวข้อง รวมถึงสิ่งที่จะทำให้กับองค์กรได้ หากมีโอกาสร่วมงาน
• ระบุช่องทางการติดต่อกลับ ในกรณีที่หากมีการนัดสัมภาษณ์งาน อาจจะให้ตอบกลับอีเมลนี้ หรือติดต่อกลับด้วยเบอร์โทรศัพท์
• หากมีเอกสารอื่น ๆ แนบประกอบการสมัครงาน เช่น เรซูเม่ (Resume) หรือพอร์ตโฟลิโอ (Portfolio) ให้แจ้งในเนื้อหาอีเมลด้วยมีเอกสารแนบมา แนบมากี่ไฟล์

นอกจากนี้ ต้องใช้ภาษาที่เหมาะสมกับวัฒนธรรมองค์กร (ทำการบ้านเกี่ยวกับองค์กรที่จะสมัครงานด้วย) ใช้ภาษาสุภาพ สั้น กระชับ ไม่เวิ่นเว้อ เข้าใจง่าย แต่ข้อมูลสมบูรณ์ และอย่าเขียนอวยตัวเองเกินจริงไปมาก ๆ คำนึงถึงความเป็นทางการ น่าเชื่อถือ และมืออาชีพ

อย่าตั้งชื่อไฟล์แนบแบบส่งเดช

จำไว้เสมอว่าเอกสารที่ใช้ประกอบการสมัครงาน ทุกอย่างต้องเป็นทางการ เพราะความน่าเชื่อถือและความเป็นมืออาชีพเป็นเรื่องสำคัญ ไม่ว่าจะเคยมีประสบการณ์การทำงานหรือไม่ก็ตาม ไฟล์แนบที่ใช้ประกอบการพิจารณาสมัครงาน เช่น เรซูเม่ (Resume) หรือพอร์ตโฟลิโอ (Portfolio) อย่าตั้งชื่อไฟล์แบบส่งเดช เพราะถ้าเขาจะเรียกเราไปสัมภาษณ์งาน เขาก็จะพิจารณาจากองค์ประกอบทุกอย่างที่ส่งไป ส่วนการตั้งชื่อไฟล์แนบก็ตั้งชื่อคล้าย ๆ กับชื่ออีเมล คือ ใช้ชื่อจริงตามด้วยชื่อไฟล์ที่ส่งไป เช่น ชื่อจริง_Resume, ชื่อจริง_Portfolio เป็นต้น

ตรวจทานอีกครั้งก่อนกดส่ง

เป็นขั้นตอนสุดท้ายที่สำคัญที่สุด ซึ่งขั้นตอนนี้เป็นด่านที่บอกอะไรได้หลายอย่าง ที่แน่ ๆ คือมันบอกได้ว่าเราเป็นคนรอบคอบหรือสะเพร่ามากน้อยแค่ไหน หากกดส่งอะไรผิด ๆ ถูก ๆ ไปโดยที่ไม่ตรวจทานให้เรียบร้อยก่อน ฉะนั้น ก่อนกดส่งอีเมล เช็กเรื่องการเขียนสะกดคำให้ถูกต้อง การใช้คำผิดความหมาย การเรียงประโยค ตรวจทานชื่อไฟล์ต่าง ๆ ให้ดี จะได้ไม่ผิดพลาด ดูน่าเชื่อถือ และเป็นมืออาชีพ ที่สำคัญ เช็กอีเมลปลายทางด้วยว่าถูกต้องหรือไม่ ไม่เช่นนั้นอาจจะส่งไปผิดคน หรือไม่ก็ส่งไปไม่ถึงเพราะชื่ออีเมลไม่มีอยู่จริง