พูดคุยกับ ผู้บริหาร Zoho ถึงการสร้างระบบทำงานและการชีวิตให้สมดุลในยุค Hybrid Mode

อย่างที่ทราบกันดีว่าการทำงานทุกวันนี้หลายที่เน้นเรื่องการใช้เทคโนโลยีเกินการทำงานยุคใหม่เรียกว่า Hybrid Mode ทำให้การใช้ชีวิตและการทำงานอยู่ด้วยกันได้ หนึ่งสน Solution ที่มีชื่อเสียงจาก Zoho ก็มีการเปิดตัวเกิดขึ้น วันนี้ทีม Sanook Hitech ได้ส่งคำถามไปยังผู้บริหารของ Zoho ได้ตอบคำถามเกี่ยวกับเทคโนโลยีเหล่านี้ จะน่าสนใจแค่ไหน เรามาดูกันได้เลย

 

โมเดลการทำงานแบบไฮบริดจะช่วยให้กลุ่มธุรกิจปรับตัวได้ดียิ่งขึ้นได้อย่างไร  

เนื่องมาจากการระบาดครั้งใหญ่ที่เกิดขึ้นนี้ทำให้หลากหลายบริษัทต้องหยุดการทำงานอย่างกระทันหัน และสถานะการณ์ดังกล่าวนี้ยังได้ท้าทายความสามารถในการปรับตัวขององค์กรต่างๆ ทั่วโลกอีกด้วย ซึ่งการหยุดชะงักนี้ทำให้เราได้เห็นช่องโหว่ต่างๆในหลากหลายธุรกิจและยังได้ผลักดันให้ธุรกิจนำเทคโนโลยีใหม่ๆ มาประยุกต์ใช้กับรูปแบบการทำงานทางธุรกิจแบบใหม่ทั้งหมด เพื่อรับมือกับสภาพเหตุการณ์ดังกล่าวนี้ 

ดังนั้นการทำงานรูปแบบไฮบริดจึงเป็นที่นิยมกันมากขึ้นเพราะเป็นผลมาจากการปรับตัวของกลุ่มธุรกิจต่างๆ นั่นเอง และในตอนนี้การทำงานแบบไฮบริดก็กำลังจะกลายเป็นเรื่องที่ปกติมากยิ่งขึ้น การทำงานรูปแบบนี้ยังได้พิสูจน์ให้เห็นว่า องค์กรต่างๆ นั้น สามารถเอาชนะความท้าทายและสามารถเปลี่ยนวิธีการทำงานของตนให้สอดคล้องกับสภาพสังคมที่เปลี่ยนแปลงไปได้ และแน่นอนว่าสิ่งเหล่านี้จะเกิดขึ้นไม่ได้เลยถ้าหากปราศจากความช่วยเหลือจากเทคโนโลยี 

สภาพแวดล้อมการทำงานแบบใหม่นี้ได้มอบความยืดหยุ่นให้แก่ไม่เฉพาะกับองค์กรแต่ยังรวมถึงพนักงานแต่ละคนอีกด้วย อีกทั้งนายจ้างยังสามารถค้นหาผู้มีความสามารถที่ดีที่สุดจากทั่วโลกได้โดยไม่ต้องคำนึงถึงเรื่องสถานที่ ซึ่งจะช่วยเพิ่มศักยภาพและประสิทธิภาพในการทำงาน รวมถึงการเติบโตของธุรกิจ ในตอนนี้หลายบริษัทกำลังเริ่มคุ้นเคยกับการทำงานรูปแบบนี้ และการเปลี่ยนไปใช้รูปแบบการทำงานแบบไฮบริดซึ่งต้องมีโครงสร้างพื้นฐานด้านเทคโนโลยีอันแข็งแกร่งนั้นจะยิ่งทำให้เกิดความคล่องตัวสูงขึ้นและช่วยเตรียมความพร้อมต่อความท้าทายใหม่ๆ ที่กำลังจะมาถึง นอกจากนี้เทคโนโลยียังช่วยให้กลุ่มธุรกิจสามารถปรับตัวให้สอดคล้องกับบรรทัดฐานและกระแสที่เปลี่ยนแปลงไปอย่างรวดเร็วในแต่ละอุตสาหกรรม 

 

กลุ่มธุรกิจจะผสานรวมสถานที่ทำงานจริงเข้ากับการทำงานจากระยะไกลได้อย่างไร  

บริษัทแต่ละที่นั้นมีความแตกต่างกัน อีกทั้งยังไม่มีวิธีการที่ตายตัวแบบดีที่สุดเพื่อช่วยในการเปลี่ยนแปลงในครั้งนี้ ดังนั้นการวางแผนอย่างละเอียดนั้นจึงเป็นสิ่งที่สำคัญในการปรับใช้การทำงานแบบไฮบริดให้ประสบผลสำเร็จ ก่อนที่จะทำการเริ่มเปลี่ยนระบบการทำงาน ผู้นำธุรกิจจำเป็นต้องศึกษาข้อมูลอย่างละเอียดที่เกี่ยวข้องกับวิธีการทำงานรูปแบบนี้ และต้องมั่นใจว่าพนักงานนั้นพอใจกับระบบการทำงานแบบนี้และการทำงานแบบไฮบริดนี้ต้องสามารถสร้างประสิทธิภาพให้เท่าเทียมกับการทำงานรูปแบบเดิมได้ ดังนั้นนายจ้างจึงจำเป็นต้องสร้างนโยบายบริษัทใหม่เพื่อระบุสิ่งที่บริษัทได้คาดหวังจากการทำงานรูปแบบใหม่อย่างไรบ้าง โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับพนักงานที่ทำงานจากระยะไกล  

เมื่อทุกอย่างที่กล่าวมาพร้อมแล้ว การประสานรูปแบบการทำงานระหว่างสถานที่ทำงานทางกายภาพและการทำงานทางไกลให้เป็นไปได้อย่างราบรื่นนั้นต้องอาศัยเทคโนโลยีที่แต่ละองค์กรได้นำมาประยุกค์ใช้ สิ่งสำคัญก็คือต้องเปลี่ยนแปลงและส่งเสริมระบบการสื่อสารและระบบการทำงานร่วมกัน ซึ่งสองสิ่งนี้เป็นสิ่งที่เปลี่ยนแปลงยากที่สุด เพราะพนักงานทำงานอยู่กระจายตามสถานที่ต่างๆนายจ้างจึงจำเป็นต้องกลับมาคิดทบทวนเรื่องเทคโนโลยีและค้นหาเครื่องมือสนับสนุนทางเทคโนโลยีที่เหมาะสม เพื่อนำมาใช้ในการดำเนินงานและต้องค้นหาผู้ให้บริการที่เหมาะสมกับรูปแบบการทำงานของพนักงาน เพื่อให้แน่ใจว่าพนักงานทั้งที่ปฏิบัติงานในสำนักงานและนอกสถานที่จะทำงานร่วมกันได้อย่างมีประสิทธิภาพ 

แน่นอนสิ่งสำคัญที่สุดนั้นก็คือเครื่องมือสื่อสารและเครื่องมือสำหรับการทำงานร่วมกันที่จะเชื่อมช่องว่างระหว่างการทำงานจากสำนักงานและจากทุกที่ การใช้แพลตฟอร์มบนคลาวด์จะช่วยให้พนักงานทุกคนสามารถเข้าถึงไฟล์และข้อมูลที่ต้องการได้อย่างเท่าเทียมกัน ดังนั้นประสิทธิภาพการทำงานจะไม่ถูกจำกัดอยู่แค่ภายในสถานที่ทำงานของบริษัทเท่านั้น นอกจากนี้เครื่องมือสำหรับการประชุมผ่านวิดีโอและการรับส่งข้อความก็มีความสำคัญอย่างยิ่งซึ่งจะช่วยให้ผู้ปฏิบัติงานระยะไกลสื่อสารได้อย่างราบรื่นและสะดวกสบาย 

 

กลุ่มธุรกิจที่ตอนนี้กำลังใช้ซอฟต์แวร์/ฟอร์แมตของ Zoho จะได้รับประโยชน์อะไรบ้าง โดยเฉพาะในช่วงที่มีการแพร่ระบาดอยู่ด้วย  

รูปแบบการทำงานแบบไฮบริดจำเป็นต้องพึ่งพาเทคโนโลยีที่องค์กรใช้ รวมถึงต้องพิจารณาถึงพฤติกรรมการใช้ดิจิทัลภายในองค์กรด้วยเช่นกัน Zoho One ซอฟต์แวร์สนับสนุนทางธุรกิจที่ครอบคลุมและครบวงจรซึ่งจะเข้ามาช่วยให้ธุรกิจสามารถเปลี่ยนระบบการทำงานไปเป็นการทำงานแบบไฮบริดด้วยระบบดิจิทัลได้อย่างเร็วรวด มากไปกว่านั้นยังเป็นระบบปฏิบัติการแบบรวมศูนย์ที่ดูแลกระบวนการทางธุรกิจได้ทั้งหมด ไม่ว่าจะด้านการขาย การตลาด การเงิน การปฏิบัติงาน และทรัพยากรบุคคล ได้บนแพลตฟอร์มเดียวกัน 

Zoho One มีฟีเจอร์การใช้งานเฉพาะตัวในแต่ละฟังก์ชันที่จะช่วยให้ทุกการทำงานของพนักงานดีมากยิ่งขึ้น รวมถึงยังเป็นเครื่องมือช่วยส่งเสริมการทำงานให้ได้ผลลัพธ์ที่ดีกว่าเดิมและยังเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานให้สูงขึ้นด้วย เช่น ทีมการขายก็มีแพลตฟอร์มเฉพาะตัวเพื่อช่วยในการวางแผนกระบวนการขายทั้งหมดด้วยขั้นตอนที่สามารถย้อนกลับไปทำซ้ำและมีประสิทธิภาพเพื่อให้สมาชิกใหม่ในทีมได้ปฏิบัติตามได้ นอกจากนี้ผู้ใช้งานยังสามารถกำหนดลูกค้ากลุ่มเป้าหมาย ตั้งค่าการติดตามงาน รวมถึงระบบสื่อสารและติดตามลูกค้าแต่ละรายได้สะดวกมากยิ่งขึ้น  

เพื่อระบบการสื่อสารที่งราบรื่น Zoho One มีแอปพลิชัน “Cliq” ซึ่งเป็นเครื่องมือด้านการสื่อสารที่จะช่วยให้ประสบการณ์การทำงานแบบไฮบริดดียิ่งขึ้น ผู้ใช้สามารถทำการบันทึกการโทรและการโทรผ่านวิดีโอเพื่อเก็บไว้ดูการประชุมดังกล่าวในอนาคตได้หรือสำหรับเพื่อนร่วมงานที่ไม่ได้สามารถเข้าร่วมการประชุมได้ นอกจากนี้ผู้ใช้ยังสามารถทำงานร่วมกันได้แบบเรียลไทม์ได้สะดวกมากยิ่งขึ้นด้วยฟีเจอร์ Whiteboard เพื่อใช้สำหรับการระดมความคิดและการถกประเด็น ผู้ใช้ยังสามารถจัดการประชุมผ่านเสียงที่สามารถรองรับผู้ฟังได้จำนวนมากถึง 10,000 คน จากหลากหลายสถานที่  เพราะ Zoho เชื่อว่าการสื่อสารที่ดีขึ้นจะนำไปสู่การทำงานร่วมกันที่ดีกว่าเดิม  

 

Zoho One ซึ่งเป็นแพลตฟอร์มดำเนินงานทางธุรกิจแบบครบวงจรอันชาญฉลาด สามารปรับแต่งการทำงานได้ และมีการใช้งานที่ง่าย โดย Zoho One จะเข้ามาพลิกโฉมการทำงานที่แตกต่างกันออกไปในองค์กรให้เชื่อมต่อถึงกันและทำงานร่วมกันได้อย่างคล่องตัวมากยิ่งขึ้น อีกทั้งยังช่วยให้องค์กรสามารถรวมพนักงานและระบบการปฏิบัติงานเข้าไว้เป็นหนึ่งเดียวกัน ไม่ว่าจะอยู่ในสำนักงานหรือจากระยะไกลก็ตาม โดยคุณสามารถศึกษารายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับแพลตฟอร์มแบบครบวงจรนี้ได้ที่นี่ 

 

เคล็ดลับสำหรับวิธีการประยุกต์ใช้โมเดลการทำงานแบบไฮบริดให้ได้ประโยชน์สูงสุด  

วัฒนธรรมการทำงานใดๆ ก็ตามจะกลายเป็นสิ่งท้าทายถ้าเราไม่รู้ว่าจะปรับตัวให้เข้ากับสิ่งนั้นอย่างไร ไม่ว่าจะเป็นการทำงานทางไกล ในสำนักงาน หรือแบบไฮบริด พนักงานต่างต้องการคำแนะนำและการสนับสนุน โมเดลสถานที่ทำงานแบบไฮบริดมีประโยชน์มากมาย แต่ก็มีความท้าทายมากมายเช่นกัน ต่อไปนี้คือเคล็ดลับบางประการเกี่ยวกับวิธีที่ดีที่สุดในการประยุกต์ใช้โมเดลการทำงานรูปแบบนี้   

• วางแผนให้ละเอียดรอบคอบ 
• ให้ความสำคัญกับการสื่อสารและการทำงานร่วมกันในกลุ่มพนักงาน  
• มองหาเทคโนโลยีอันเหมาะสมเพื่อช่วยในการขับเคลื่อนธุรกิจและพนักงาน 
• สร้างบรรยากาศการสื่อสารแบบเปิดใจให้เกิดขึ้นในกลุ่มพนักงาน  
• รักษาความแน่นแฟ้นภายในทีมในการทำงานออนไลน์และสร้างวัฒนธรรมการทำงานแบบให้พนักงานเป็นศูนย์กลาง  
• ต้องให้พนักงานได้หยุดพัก อีกทั้งต้องแบ่งเวลาส่วนตัวและการทำงานของพนักงานให้ชัดเจน