ฝึกใช้เวลา 10 นาที ให้เกิดผลสูงสุด

สมมุติว่า ในวันทำงานปรกติวันหนึ่ง หัวหน้างานเดินมาถามเราว่า "เมื่อ 10 นาทีที่แล้ว คุณทำอะไรไปบ้าง รายงานผมหน่อยสิ?"

คนทำงานส่วนใหญ่คงจะบอกว่า "ผมกำลังติดต่อประสานงานลูกค้าอยู่ และกำลังตรวจสอบเอกสารและจัดเตรียมสิ่งของที่ต้องส่งลูกค้าครับ"

หากทบทวน 10 นาทีที่ผ่านมา สิ่งที่คน ๆ นั้นทำอาจจะเป็นเช่นนี้ "ผมใจลอยคิดถึงปัญหาที่บ้านไป 3 นาที แชตคุยแลกเปลี่ยนทัศนะเรื่องจิปาถะกับเพื่อนในสังคมออนไลน์อีก 3 นาที ติดต่อประสานงานลูกค้าได้ 1 ราย (จากทั้งหมด 5 ราย) คุยกับลูกค้าไป 1 นาที จากนั้นเพื่อนเก่าโทร.มาคุยอีก 2 นาที เพิ่งจะได้ตรวจเอกสารและสิ่งของที่ต้องส่งลูกค้าไปได้1 นาที เท่ากับใช้เวลา 10 นาที แต่ยังทำงานไม่เสร็จเลย"

ความจริงคือ พนักงานคนนี้ทำงาน "ช้า" เพราะใช้เวลาอย่างไม่มีประสิทธิภาพ
ผมพูดเสมอว่า คนเรามีเวลาเท่ากัน 24 ชั่วโมง แต่คนบางคนสามารถสร้าง "ผลงานแห่งชีวิต" ได้มากกว่าอีกหลายคน เพราะเขารู้จักใช้เวลาอย่างมีประสิทธิภาพมากกว่านั่นเอง
การใช้เวลาเป็นเงื่อนไขความสำเร็จที่แตกต่างกันในชีวิตของแต่ละคน การใช้เวลาเป็นสิ่งที่บ่งบอกถึงอนาคตของบุคคลนั้นว่าจะเป็นเช่นไร...

ผมเป็นคนหนึ่งที่ใช้เวลาอย่างมีประสิทธิภาพ อย่างเห็นคุณค่า เพราะตระหนักว่า เวลาคือชีวิต ถ้าใช้ไม่ดี ใช้อย่างสุรุ่ยสุร่าย ย่อมเท่ากับทำลายทั้งชีวิตไป ตรงข้ามหากใช้เวลาอย่างดี ผลผลิตแห่งชีวิตย่อมเกิดขึ้นได้อย่างมากมาย นับเป็นการใช้ชีวิตอย่างคุ้มค่ายิ่ง

การฝึกนิสัยใช้เวลาอย่างมีประสิทธิภาพ จึงเป็นเรื่องที่จำเป็นหากเราต้องการประสบความสำเร็จ ไม่ว่าทำสิ่งใดในชีวิต ผมขอแนะนำให้ลองฝึกใช้เวลา 10 นาที อย่างเกิดประสิทธิภาพสูงสุด อาทิ
10 นาที ทำงานที่ไม่เคยทำเสร็จให้เสร็จ ท้าทายตัวเองให้ใช้เวลาทำงานอย่างมีประสิทธิภาพ ด้วยการเลือกงานที่เราเคยเสียเวลาทำมากกว่า 30 นาที โดยตั้งเป้าให้ทำให้เสร็จใน 10 นาที การตั้งเป้าเช่นนี้จะทำให้เราจดจ่อกับงานที่ทำอย่างไม่วอกแวก ทำให้เราเรียนรู้ที่จะเรียงลำดับความสำคัญ อะไรควรทำ อะไรไม่ควรทำ เพื่อให้งานเสร็จตามเวลาที่กำหนด เช่น หากเราเป็นพนักงานให้บริการลูกค้าที่มาเข้าคิวเพื่อรับบริการ จากที่เคยใช้เวลาต่อคนนานเกิน 5 นาที ให้เราตั้งเป้าว่า ใน 10 นาที ต้องทำให้ได้ 5 คน ...หากเรากล้าท้าทายตัวเอง ตัวเราจะสามารถปรับกระบวนความคิดและพฤติกรรมใหม่ ๆ ได้ โดยละทิ้งความเคยชินเชื่องช้าแบบเดิม ๆ ไป

10 นาที ในการเดินทาง คนทำงานจำนวนไม่น้อยใช้เวลานานเกิน 30 นาที ในการเดินทางไปทำงาน บางคนอาจถึงชั่วโมง หรือถ้าวันใดรถติดมาก ๆ อาจถึง 2 ชั่วโมง คำถามคือ เราจะลดเวลาเดินทางให้เหลือ 10 นาที ได้หรือไม่? เราอาจคิดว่า ไม่มีทางเป็นไปได้ แต่ในความเป็นจริง หากเราเปลี่ยนความคิด เปลี่ยนนิสัย โดยคิดว่า "เราทำงานได้ แม้ขณะเดินทาง" ให้เหลือเวลาที่เราเสียไปกับการเดินทาง เช่น ขึ้น-ลงรถ จอดรถ เดินมาที่ทำงาน ฯลฯ รวมแล้วไม่เกิน 10 นาที แต่เวลาที่เหลือให้เราตั้งเป้าทำสิ่งที่เป็นประโยชน์ โดยใช้เทคโนโลยีต่าง ๆ เข้ามาช่วย เช่น ติดต่อลูกค้าที่ต้องไปพบตลอดวันนั้นให้หมดขณะขับรถ ฟังบทสนทนาภาษาอังกฤษหรือภาษาที่สามอย่างต่อเนื่องทุกวัน หรือใช้เวลาที่เราวางแผนล่วงหน้าไว้ในขณะนั้น

10 นาที ช่วงพักเบรกตอนบ่าย ในช่วงพักคอฟฟี่เบรก 15 นาที ในแต่ละวันทำงาน ซึ่งมักจะหมดไปกับการดื่มกาแฟ คุยกับเพื่อน หากลองคำนวณดู จะพบว่าใน 1 ปี คิดเฉพาะวันทำงาน 5 วันต่อสัปดาห์ เราจะใช้เวลาช่วงนี้สัปดาห์ละ 1 ชั่วโมง 15 นาที เดือนละ 5 ชั่วโมง คิดเป็นปีละถึง 60 ชั่วโมง เลยทีเดียว ในช่วงเวลานี้หากเราตั้งเป้าใช้เวลาให้มีประสิทธิภาพ โดยการนำคำถามหรือพูดคุยอย่างมีหัวข้อหรือประเด็นที่เจาะจงกับเพื่อนร่วมงาน ย่อมช่วยให้เราสามารถสร้างผลงานจากความคิดสร้างสรรค์ในช่วงพูดคุยแบบสบาย ๆ ได้มากทีเดียว

เอ็ดเวิร์ด กริกส์ วิเคราะห์ได้อย่างน่าสนใจว่า หากเราใช้เวลาเพียง 15 นาทีต่อวันในการศึกษาเรื่องหนึ่งเรื่องใดอย่างเจาะจง ในเวลา 12 ปีจะเท่ากับคนที่เรียนจบระดับปริญญาโท ทุกคนรู้ว่าเวลามีจำกัด แต่คนที่ประสบความสำเร็จ บรรลุเป้าหมายที่ตั้งไว้ มักจะเป็นคนที่ใช้เวลาอันจำกัดนั้นอย่างรู้คุณค่ามากที่สุด และใช้เวลานั้นให้เกิดผลผลัพธ์ที่ดีที่สุด