เริ่มต้นปีใหม่ ด้วยการบริหารเวลาให้คุ้มค่า

"เวลา" เป็นปัจจัยหนึ่งที่มีความสำคัญอย่างยิ่งกับชีวิตเราไม่อาจซื้อหาได้ด้วยเงินทอง เราไม่อาจย้อนไปเรียกคืนเวลาที่เสียไปอย่างไม่เป็นสาระกลับมาได้ มีผู้ศึกษาในเรื่องการบริหารเวลาและมีข้อคิดเห็นต่าง ๆ ในเรื่องนี้ เพื่อช่วยให้แน่ใจว่าคนเราจะไม่เสียเวลาไปอย่างไร้ค่า

การจัดการเวลาอาจเป็นไปได้หลายรูปแบบ อย่างไรก็ตาม การใส่ใจในเรื่องเวลาจะช่วยให้เราใช้เวลาอยู่ในกรอบที่เราต้องการและที่เราให้ความสำคัญ บี.ยูจีน เกรียสส์แมน เขียนเตือนไว้ในเรื่อง Time Tacties of Very Successful people ว่า "เพราะเวลาเป็นสิ่งที่มองไม่เห็นและจับต้องไม่ได้ คนจึงไม่ใส่ใจกับมันมากพอ"

คนส่วนใหญ่มักเสียเวลาไปกับสิ่งไร้สาระจิปาถะ พวกเขาจึงมีเวลาไม่พอสำหรับเรื่องสำคัญ ๆ ของชีวิตและงาน และเราก็มักได้ยินผู้คนบ่นกันอยู่เสมอว่าพวกเขาไม่มีเวลา แต่อันที่จริงทุกคนมีเวลาในแต่ละวันเท่ากันทั้งนั้น คือคนละ 24 ชั่วโมง เท่า ๆ กันนั่นแหละ ดังนั้น ภายใต้ชีวิตที่วุ่นวายสับสนและซับซ้อนในปัจจุบัน การจัดการเวลาจึงต้องอาศัยเทคนิคมากมายและมีความสำคัญมากขึ้น

ทุกวันนี้การจัดการเวลาจึงเป็นสิ่งท้าทายมากขึ้น เนื่องจาก

- การรับข่าวสารข้อมูลที่มากเกินไป เราจึงต้องเลือกข้อมูลที่เราจะรับและเข้าถึง เพราะเราไม่สามารถรับข้อมูลได้ทั้งหมด
- การแข่งขันในธุรกิจขององค์กรต่าง ๆ หรือแม้แต่การทำงานของบุคคลในองค์กร ล้วนต้องแข่งขันกัน ผู้ที่อุทิศเวลาให้กับงานย่อมมีผลงานมากกว่าผู้ที่นำไปเรื่อย ๆ ในแต่ละวัน พวกเขาจึงมีความก้าวหน้าในงานแตกต่างกันเพราะ "ค่าของคนย่อมอยู่ที่ผลของงาน"
- การแสวงหาความสมดุลของการใช้เวลาอย่างมีคุณค่า หมายถึงสมดุลของครอบครัว งาน และชีวิตในสังคม เพราะช่วงเวลาที่เราปรารถนาก็คือ เวลาที่มีความสุขในการทำงานและมีครอบครัวที่อบอุ่นนั่นเองเพราะช่วงเวลาที่เราปรารถนาก็คือ เวลาที่มีความสุขในการทำงานและมีครอบครัวที่อบอุ่นนั่นเอง

การให้และการใช้เวลา
ด้วยเหตุที่เวลามีอยู่อย่างจำกัด หากคุณต้องการใช้เวลามากกว่าที่มีในกิจกรรมหนึ่ง นั่นหมายถึงว่าเวลาที่จะทำอีกกิจกรรมหนึ่งย่อมต้องมีน้อยลง คุณไม่สามารถทำทุกสิ่งให้สมบูรณ์แบบได้ในเวลาเดียวกัน คุณจึงต้องเลือกงานที่คุณต้องการใช้เวลาไปกับสิ่งนั้น และคุณจะมีเวลามากขึ้นในการทำสิ่งสำคัญในชีวิต
ความน่าสนใจส่วนหนึ่งของหนังสือเกี่ยวกับการบริหารเวลาก็คือ ความหวังที่ว่าเพียงคำแนะนำเล็ก ๆ น้อย ๆ ที่ยอดเยี่ยมสักวันหนึ่ง ก็อาจช่วยไขปริศนาแห่งการบริหารเวลาที่คุณพยายามแสวงหาคำตอบอยู่ ดังเช่นกลเม็ดบางส่วนที่คุณอาจนำไปใช้ เช่น
- ดูโทรทัศน์ให้น้อยลง คุณอาจมีเวลาในการเขียนจดหมาย หรือทำงานที่ได้รับให้เสร็จสิ้น
- ซื้อของผ่านโทรศัพท์หรืออินเทอร์เน็ต ซึ่งช่วยลดเวลาในการเดินทางและเลือกสิ่งที่คุณต้องการซื้อได้เร็วกว่า
- เลือกซื้อเสื้อผ้าที่ดูแลรักษาง่าย หลีกเลี่ยงเสื้อผ้าที่ต้องซักแห้งหรือซักด้วยมือ เป็นการประหยัดเวลาได้มากทีเดียว
- แบ่งเวลาไปทำอย่างอื่นบ้าง เช่น ในเวลา 1 วันของแต่ละเดือน เพื่อไปชำระใบเสร็จต่าง ๆ เขียนโน้ตขอบคุณหรือหาของจำเป็นมาใส่ตู้เก็บไว้ เพื่อสะดวกในการใช้สอย ไม่ต้องไปหาซื้อใหม่ทุกครั้งที่ต้องการใช้ เพราะคุณย่อมกะประมาณได้ถึงจำนวนสิ่งที่ต้องใช้ประจำในแต่ละเดือน แต่ละสัปดาห์ เป็นการประหยัดเวลาในการเดินทางไปหาซื้อบ่อย ๆ

เรียนรู้การจัดลำดับความสำคัญ
เราทุกคนล้วนมีกิจกรรมหลายอย่างที่ต้องจัดทำ การจัดลำดับความสำคัญจึงเป็นสิ่งจำเป็นอย่างมาก ทั้งนี้ เพื่อหลีกเลี่ยงความสับสน สิ่งไหนจำเป็นต้องทำตอนนี้ และสิ่งไหนสามารถเลื่อนไปทำในสัปดาห์ถัดไปได้โดยไม่มีผลกระทบใด ๆ
การเขียนรายการสิ่งที่ต้องทำกลายเป็นส่วนหนึ่งของชีวิตสมัยใหม่ การโทรศัพท์หาคนสำคัญในชีวิตและธุรกิจ การจ่ายค่าสาธารณูปโภคและงานต่าง ๆ ที่ต้องทำให้เสร็จ การเขียนรายการจะทำให้คุณไม่พลาดในการทำกิจกรรมสำคัญ ๆ นั้น ๆ
การเขียนรายงานนั้นจงอย่าให้ความสำคัญในแต่ละหัวข้ออย่างเท่าเทียมกัน โดยควรจะแบ่งรายการเป็น 2 ส่วน ส่วนแรกสำหรับระยะสั้น และอีกส่วนหนึ่งสำหรับระยะยาว คุณอาจเขียนลำดับความสำคัญไว้ในแต่ละรายการ และพยายามทำให้เสร็จตามลำดับที่วางไว้

การจัดระบบและลำดับรายการ
การที่คุณหาหนทางจัดการกับเวลาที่เหมาะสม จะช่วยให้ชีวิตคุณง่ายขึ้น และบางทีอาจจำเป็นต้องเปลี่ยนพฤติกรรมของคุณในหลาย ๆ อย่างอีกด้วย เทคนิคในการจัดการเวลา ได้แก่
- เขียนรายการงานที่ต้องทำในวันพรุ่งนี้ก่อนที่จะเข้านอนในวันนี้ การจดบันทึกช่วยไม่ให้คุณหลงลืมและหมักหมมงาน
- ทำสิ่งต่าง ๆ อย่างเป็นระบบ อาจเขียนลงในไดอารี่ หรือสมุดโน้ต พยายามหลีกเลี่ยงการเขียนไว้บนเศษกระดาษเล็ก ๆ ซึ่งมีโอกาสสูญหายได้
- อย่าเขียนรายการที่ต้องทำในแต่ละวันยาวเกินไป เลือกเฉพาะงานที่จำเป็นและคุณสามารถทำเสร็จได้ในแต่ละวัน
- ระบุเวลาให้ชัดเจน หากรายการที่เขียนไม่เคยเกิดขึ้นได้จริงสำหรับคุณ จงพยายามระบุเวลาไว้ในทุกงานที่ต้องทำ
- จัดเวลาทำความสะอาดโต๊ะทำงาน โต๊ะรับประทานอาหาร ห้องของลูก ฯลฯ งานเหล่านี้กินเวลา และส่วนใหญ่จะไม่ทำจนกว่าจะเละเทะจนทนไม่ไหว
- ทำตารางตรวจสอบรายการที่ต้องทำ สร้างตารางตรวจสอบงานที่ต้องทำเป็นประจำ จะทำให้คุณเร่งมือทำหรือมีการเตรียมการสำหรับงานต่อ ๆ ไป
- รวบรวมกิจธุระ เช่น หากคุณมีกิจธุระหลายอย่างที่ต้องทำ เมื่อจะเข้าเมือง ควรเขียนรวบรวมว่ามีรายการใดที่ต้องทำบ้าง แล้วจัดลำดับงานที่ต้องทำและสถานที่ที่ต้องไป คุณจะได้ไปเที่ยวเดียวและทำธุระทุกอย่างได้เสร็จเรียบร้อยไม่ต้องย้อนไปย้อนมา หรือถ้าคุณจะไปซื้อของในซูเปอร์มาร์เกต คุณควรรวบรวมว่ามีรายการใดที่ต้องการจะซื้อคุณจะได้ไปครั้งเดียว และได้ของครบทุกอย่างที่คุณต้องการ ไม่ต้องไปหลายเที่ยวเพราะลืมนั่นลืมนี่ ต้องย้อนไปย้อนมาเสียเวลาและเสียค่าใช้จ่ายในการเดินทางอีกด้วย

สิ่งหนึ่งที่พึงตระหนักก็คือการบริหารเวลาไม่ใช่เรื่องของการเติมเต็มตารางเวลาทั้งหมดของชีวิต แต่เป็นการทำให้แน่ใจว่าเรามีเวลาว่างเพียงพอ เกรียสส์แมนกล่าวว่า "คนทั่วไปที่ทำงานประจำ มักไม่ค่อยมองการณ์ไกลนัก"

การใช้เวลาให้เป็นประโยชน์
คนจำนวนหนึ่งมีไม่น้อยทีเดียวที่มิได้ใช้เวลาให้เป็นประโยชน์เท่าที่ควร เพราะเสียเวลาไปจิปาถะกับเรื่องที่ไม่เป็นประโยชน์กับชีวิตและงาน ดังนั้น หากเราสำรวจการใช้เวลาของตัวเลขเราอาจพบว่าเราใช้เวลาอย่างไม่เป็นประโยชน์เลย อย่างเช่น การนอนตื่นสายเป็นชั่วโมง ๆ ทุกวัน วันละ 1-2 ชั่วโมง มัวแต่กลัดกลุ้มกับเรื่องที่ไม่พอใจ ผิดหวัง แทบจะทุกวัน ไม่เป็นอันทำงานให้ลุล่วงไปอย่างเต็มศักยภาพ นั่งดูทีวีในรายการที่ไม่เป็นสาระอะไรเป็นชั่วโมง ๆ โทรศัพท์คุยกับคนโน้นคนนี้โดยไม่มีธุระปะปังอะไร ฯลฯ
หากคุณสำรวจการใช้เวลาของคุณแล้ว คุณอาจจะพิจารณาปรับปรุงการใช้เวลาให้เป็นประโยชน์ยิ่งขึ้นก็ได้

วิธีสำรวจตัวเองในเรื่องคุณค่าการใช้เวลา
คุณอาจจะสำรวจตัวเองได้ว่าคุณบริหารเวลาได้อย่างมีคุณค่าหรือไม่เพียงใด โดยพิจารณาการคิดหรือการใช้เวลาของคุณในประการต่าง ๆ ดังนี้
- เวลาเปลี่ยนอะไรเกิดกับคุณบ้างในช่วง 1 สัปดาห์ หนึ่งเดือน หนึ่งปี
- คุณมีระบบการบริหารเวลาอย่างไร (ถ้ามี) แล้วมันได้ผลหรือไม่
- คุณพยายามรักษาเวลาอย่างไรบ้าง กลยุทธ์เหล่านี้ได้ผลอย่างที่คุณต้องการหรือไม่
- คุณเห็นด้วยหรือไม่กับคำกล่าวว่า "เวลา คือ เช่น มุมมองไหนสำหรับคุณที่เวลาและเงินใช้แลกเปลี่ยนกันได้ มุมไหนที่คุณเห็นว่าเวลาและเงินตราแตกต่างกันอย่างที่สุด ระหว่างเงินกับเวลา สิ่งไหนที่คุณขาดมากกว่ากันในชีวิตนี้"
- อะไรเป็นอุปสรรคที่ทำให้คุณไม่สามารถทำงานให้ลุล่วงได้
    1.ขาดความร่วมมือ
    2.ขาดความมุ่งมั่น
    3.ขาดพลัง
    4.ขาดเวลา

ข้อเขียนนี้มุ่งหวังให้ท่านผู้อ่านได้สำรวจตัวเองและปรับปรุงการใช้เวลาให้มีคุณค่ายิ่งขึ้น คุ้มกับการที่มีชีวิตอยู่เพราะเวลาของชีวิตเราทุกคนจะมีมากหรือน้อยนั้น ย่อมขึ้นอยู่แต่ละชีวิตเป็นสำคัญ

......................................................................................