7 วิธีบริหาร “จัดการเวลา” เพื่อทำงานอย่างมืออาชีพ

การบริหารจัดการเวลาให้ลงตัว ถือเป็นสิ่งที่สำคัญและจำเป็นสำหรับคนทำงาน เพราะหากไม่สามารถทำงานได้เสร็จทันเวลาก็จะส่งผลกระทบเป็นลูกโซ่ และทำงานที่ออกมาไม่ได้ประสิทธิภาพเท่าที่ควร

อย่างไรก็ตาม ทักษะในการบริหารจัดการเวลาสามารถฝึกฝนกันได้ ซึ่งจะทำให้มีความเป็นมืออาชีพในการทำงาน เพราะแสดงให้เห็นถึงความรับผิดชอบในหน้าที่ อีกทั้งยังช่วยให้มีชีวิตที่ Work-Life Balance มีเวลาพักผ่อนมากขึ้น และดำเนินทุกกิจกรรมได้อย่างลงตัว ซึ่งสามารถทำได้ด้วย 7 วิธีนี้

1. ตั้งเป้าหมาย
ทำงานโดยมีเป้าหมายล่วงหน้าว่าวันนี้จะต้องทำอะไรบ้าง ต้องทำงานให้เสร็จกี่อย่าง ไม่ใช่เพียงทำให้เสร็จไปวัน ๆ ซึ่งการตั้งเป้าหมายจะช่วยให้คุณจัดสรรเวลาได้ง่ายขึ้นและเป็นระบบมากขึ้น เมื่อทำงานได้ตามเป้าที่วางไว้ ก็จะช่วยลดความเครียดและแรงกดดันต่าง ๆ ลงได้ด้วย

2. สร้างตารางงานในชีวิตประจำวัน
คนที่ทำงานอย่างมืออาชีพจะเริ่มต้นการทำงานด้วยการ list สิ่งที่ต้องทำในวันนั้น ๆ เพื่อประเมินล่วงหน้าว่างานแต่ละชิ้นต้องใช้เวลาเท่าไร จะได้ควบคุมและจัดสรรเวลาในแต่ละงานให้เกิดความสมดุล และจะได้ไม่เสียเวลาในการคิดว่าเมื่องานชิ้นแรกเสร็จแล้ว จะต้องทำงานชิ้นใดต่อไป

3. พิจารณาความสำคัญและความเร่งด่วนของงาน
การพิจารณาความสำคัญของงานและจัดลำดับก่อนหลัง จะทำให้คุณไม่เสียเวลาไปกับงานที่ไม่สำคัญและไม่เร่งด่วน ในเวลาที่มีจำกัด คุณจะไม่ได้งานอะไรเลย โดยคุณสามารถใช้วิธีการจัดลำดับความสำคัญและความเร่งด่วนของงานด้วย “ตารางไอเซนฮาวร์ (Eisenhower’s Matrix)” เพื่อช่วยในการวางแผนทำงานให้บรรลุเป้าหมาย

ตารางไอเซนฮาวร์นี้ จะพิจารณางานจากความสำคัญและความเร่งด่วน หากเป็นงานที่ทั้งสำคัญและเร่งด่วน ก็ต้องรีบดำเนินการให้เสร็จสิ้นทันที งานต่อมา คือ งานสำคัญที่มีผลกระทบต่อองค์กร แต่ยังไม่จำเป็นต้องรีบดำเนินการในทันที จึงนำมาทำเป็นชิ้นที่สองได้ งานชิ้นต่อมา คืองานที่เร่งด่วนแต่ไม่สำคัญ อย่างไรก็ตามยังสามารถรอได้ เพราะไม่ได้สำคัญขาดส่งผลกระทบต่อองค์กร และงานชิ้นสุดท้าย ก็คืองานที่ทั้งไม่สำคัญและไม่ได้เร่งด่วน คุณสามารถเก็บไว้ทำ หลังจากที่ทำงานชิ้นอื่น ๆ เสร็จแล้วได้

4. จัดกลุ่มงาน
หากคุณวางแผนการทำงานในแต่ละวันมาเป็นอย่างดีแล้ว คุณจะสามารถจัดกลุ่มงานที่มีลักษณะคล้ายคลึงกันไว้ด้วยกันได้ เนื่องจากงานแต่ละชิ้นจะมีข้อมูลบางส่วนที่ใกล้เคียงหรือเป็นเหตุเป็นผลกัน ซึ่งคุณก็สามารถดึงข้อมูลนั้นมาใช้ได้เลย จึงช่วยให้คุณประหยัดเวลาในการทำงานลงได้มาก เพราะไม่ต้องทำงานซ้ำซ้อนนั่นเอง

5. หัดพูดปฏิเสธ
หากคุณต้องการจัดสรรเวลางานให้ลงตัว คุณต้องกล้าที่จะเอ่ยปฏิเสธงานเล็ก ๆ น้อย ๆ ที่เข้ามา เพื่อจะได้จดจ่อกับการทำงานที่อยู่ตรงหน้าซึ่งมีความสำคัญกว่าให้เสร็จเสียก่อน และหากประเมินแล้วว่าไม่สามารถทำได้ หรือเกินความสามารถของตัวเอง ก็ควรแจ้งให้หัวหน้างานรับทราบ เพื่อจะได้จัดสรรงานให้คนอื่นในทีมที่มีความถนัดกว่าทำแทน

6. กำจัดสิ่งรบกวน
การจะทำงานออกมาให้ได้ดีและมีประสิทธิภาพมากที่สุดในระยะเวลาที่จำกัด คุณจำเป็นต้องมีสมาธิในการทำงาน ด้วยการจัดสภาพแวดล้อมให้พร้อมทำงาน และตัดสิ่งรบกวนออกให้หมด อาจปิดเสียงแจ้งเตือนโปรแกรมแชตในกรณีที่ต้องใช้ติดต่องาน ปิดเสียงโทรศัพท์ แล้วตั้งค่าให้แจ้งเตือนด้วยวิธีอื่นแทน

7. จัดระเบียบโต๊ะทำงาน
รู้หรือไม่? ว่าหนึ่งในวิธีการบริหารเวลาให้มีประสิทธิภาพ คือ การจัดโต๊ะทำงานให้เป็นระเบียบ เพราะจะช่วยให้คุณสามารถหยิบจับอะไรมาใช้ได้สะดวกและรวดเร็ว ไม่เสียเวลาหาของบนโต๊ะทำงานที่หาเท่าไหร่ก็ไม่เจอเสียที อีกทั้งยังสร้างสภาพแวดล้อมให้น่านั่งทำงาน สบายตา และทำให้รู้สึกว่าสามารถจัดการให้งานต่าง ๆ สำเร็จได้ง่ายขึ้นด้วย