ประชุมงานออนไลน์ก็เหนื่อยได้ จะแก้อย่างไรดี

ถึงช่วงนี้เราจะยัง Work from Home กันอยู่ แต่การประชุมงานก็ยังเป็นสิ่งสำคัญที่จำเป็นต้องมี แม้ว่าจะไม่ได้เข้าออฟฟิศก็ตาม เพราะการประชุมที่เราคุ้นเคย ก็คือการพบกันเพื่อปรึกษาหารือเรื่องต่าง ๆ ร่วมกันนำเสนอไอเดีย ข้อคิดเห็น ข้อเสนอแนะ และตัดสินใจร่วมกัน การทำงานที่บ้านทำให้บรรดาพนักงานไม่ได้เจอหน้ากัน แต่เทคโนโลยีสมัยใหม่ก็ทำให้เรายังประชุมกันได้แม้ว่าจะอยู่บ้านใครบ้านมัน อันที่จริงประชุมกันได้แม้ตัวจะอยู่คนละมุมโลกก็ตาม

แต่การนั่งประชุมผ่านหน้าจออยู่ที่บ้านก็ใช่ว่าจะไม่เหนื่อยไม่เพลีย มีงานวิจัยชิ้นหนึ่งที่พบว่าการประชุมกันทางวิดีโอผ่านระบบออนไลน์ก็ทำให้เหนื่อยล้าได้เหมือนกัน โดยเฉพาะอย่างยิ่ง คือความรู้สึกที่ผู้เข้าร่วมประชุมไม่รู้สึกว่าตัวเองเป็นส่วนหนึ่งในทีมนี่แหละที่ทำให้ยิ่งเหนื่อย

ผลงานวิจัยเรื่อง Videoconference Fatigue? Exploring Changes in Fatigue After Videoconference Meetings During COVID-19 ถูกตีพิมพ์ลงในวารสาร Applied Psychology ระบุว่าอาการหรือความรู้สึก “เหนื่อยล้าจากการซูม” (แอปพลิเคชันที่พัฒนามาเพื่อใช้ประชุมออนไลน์ในช่วงที่โควิด-19 ระบาด) เป็นอาการที่เกิดขึ้นได้จริง

Andrew A. Bennett ผู้ช่วยศาสตราจารย์ที่ Old Dominion University (และทีมงาน Emily D. Campion, Kathleen R.Keeler และ Sheila K. Keener) ทำการวิจับชิ้นนี้ขึ้นมา เพราะตัวเขาเองก็รู้สึกเหนื่อยล้าเวลาที่ต้องประชุมผ่านวิดีโอออนไลน์ ทีมวิจัยของเขาได้ร่วมประชุมวิดีโอออนไลน์ในเดือนมีนาคม 2020 ซึ่งเป็นช่วงที่ทุกคนเริ่มทำงานที่บ้าน (พวกนักเรียน นักศึกษา ก็เรียนออนไลน์) หลังจากประชุมเสร็จ พวกเขาก็รู้สึกว่ามีอาการเหนื่อยล้าจริง ๆ และที่สำคัญ เหนื่อยมากอีกต่างหาก!

ด้วยเหตุนี้ทางทีมวิจัยจึงได้ตัดสินใจที่จะทำการศึกษาอย่างจริงจัง เพื่อทำความเข้าใจว่าทำไมการประชุมทางวิดีโอออนไลน์ถึงได้ทำให้มีอาการหรือความรู้สึกเหนื่อยล้าได้ และเราจะสามารถทำอะไรได้บ้างเพื่อให้รู้สึกเหนื่อยน้อยลงหลังการประชุม หรือป้องกันไม่ให้เกิดอาการนี้

การศึกษานี้ ศึกษาจากพนักงานจำนวน 55 คนจากสาขาอาชีพต่าง ๆ ผู้เข้าร่วมศึกษาจะถูกสำรวจ 9 ชั่วโมงทุกวัน เป็นเวลา 5 วัน (ทำงาน) ติดต่อกันในปี 2020 ผู้เข้าร่วมศึกษาจากแบบสำรวจทั้งหมด 1,746 แบบ มีเพียงผู้เข้าร่วมศึกษาประมาณ 7 เปอร์เซ็นต์เท่านั้น ที่ไม่มีรายงานสัญญาณของความเหนื่อยล้าจากการประชุมทางวิดีโอ

ผลการศึกษาพบว่าความรู้สึกเหนื่อยล้าหลังจากการประชุมออนไลน์นี้คืออาการที่เกิดขึ้นจริง ๆ พวกเขาไม่ได้รู้สึกไปเอง และถ้าพวกเราก็รู้สึกเหนื่อยล้าเวลาที่ต้องประชุมออนไลน์ก็ไม่ใช่เรื่องแปลกด้วย เราไม่ได้รู้สึกอยู่คนเดียว และไม่ได้คิดไปเอง ผลการศึกษานี้มีข้อมูลทางวิทยาศาสตร์ที่มากพอจะอธิบายปรากฏการณ์นี้ โดยพบว่า 92 เปอร์เซ็นต์ของผู้เข้าร่วมศึกษา รู้สึกว่าตัวเองเหนื่อยล้าหลังจากการประชุมทางวิดีโอจริง ๆ ซึ่งนี่เป็นปรากฏการณ์ทางจิตวิทยาที่เกิดขึ้น Bennett กล่าว

ซึ่งจริง ๆ แล้วมันก็ไม่ใช่เรื่องแปลกที่จะเกิดอาการนี้ โดยเฉพาะอย่างยิ่งในวันที่ต้องเข้าประชุมผ่านวิดีโอคอนเฟอเรนซ์หลายครั้ง นักวิจัยยังพบว่า ความเหนื่อยล้าที่เกิดหลังจากประชุมทางวิดีโอในตอนเช้านั้น น้อยกว่าความเหนื่อยล้าที่เกิดหลังจากการประชุมในช่วงบ่ายและช่วงหัวค่ำ

จากการทำการศึกษา ผู้เข้าร่วมการศึกษาคนหนึ่งอธิบายว่า ความเหนื่อยล้าที่เกิดขึ้นเป็นเพราะต้องพยายามโฟกัสความสนใจอย่างต่อเนื่อง ทำให้รู้สึกเหนื่อยมากหลังจากการประชุมวิดีโอคอนเฟอเรนซ์ โดยเฉพาะอย่างยิ่ง เวลาที่เปิดกล้องไว้ มันทำให้รู้สึกว่าถูกคาดหวังว่าจะต้องมองกล้องตลอดเวลาเพื่อแสดงว่ากำลังสนใจการประชุมอยู่

นอกจากนี้ ความเหนื่อยล้ายังเกิดจากความพยายามเป็นพิเศษที่จะสร้างปฏิสัมพันธ์กับผู้ร่วมประชุมที่อยู่ในจอ ผู้เข้าร่วมการศึกษาอีกคนหนึ่งบอกว่า การประชุมในลักษณะนี้มันทำให้เขารู้สึกว่าคนในจอไม่มีตัวตน สัมผัสไม่ได้ ทุกคนที่เข้าร่วมประชุมต้องเข้า ๆ ออก ๆ จากระบบ ทั้งที่ในชีวิตจริง แต่ละคนคุยกันน้อยมากทั้งก่อนและหลังการประชุม

ถึงกระนั้น Bennett ก็บอกว่าความเหนื่อยล้าจากการประชุมออนไลน์ที่ว่านี้ก็สามารถป้องกันหรือทำให้รู้สึกเหนื่อยน้อยลงได้เช่นกัน ซึ่งมีอยู่ 3 ขั้นตอน

• ขั้นแรก จัดให้มีการประชุมในเวลาที่เหมาะสมของวัน ทุกคนที่เข้าร่วมการศึกษา คือคนที่ทำงานแบบเริ่มงาน 9 โมงเช้า เลิกงาน 5 โมงเย็น โดยก่อนที่พวกเขาจะต้องทำงานจากที่บ้าน พวกเขาก็เคยทำงานที่ออฟฟิศมาก่อน สำหรับคนกลุ่มนี้ การประชุมทางวิดีโอในตอนเช้าถือเป็นเรื่องปกติ แต่พอตกบ่าย พวกเขาจะเหนื่อยล้ามากกว่าปกติหลังจากการประชุมทางวิดีโอ
• ขั้นที่สอง กดปิดเสียงเมื่อเราไม่ได้พูด ดูเหมือนเป็นวิธีที่ง่าย ๆ แต่การปิดเสียงช่วยลดความวุ่นวายใจของคนอื่นที่ร่วมประชุมอยู่ มีประโยชน์ต่อการประชุมมากว่า
• ขั้นที่สาม เป็นปัจจัยที่สำคัญที่สุด คือความรู้สึกว่าเป็นส่วนหนึ่งของทีมของผู้เข้าร่วมประชุม เมื่อพนักงานที่เข้าประชุมรู้สึกว่าตัวเองเป็นส่วนหนึ่งในทีม พวกเขารู้สึกเหนื่อยน้อยลงมากหลังเสร็จสิ้นการประชุม
  การศึกษานี้เริ่มศึกษาตั้งแต่ช่วงที่โควิด-19 เริ่มต้นแพร่ระบาดใหญ่ เมื่อการประชุมทางวิดีโอแบบออนไลน์เริ่มแพร่หลายอย่างกว้างขวาง แต่ก็ยังถือเป็นปรากฏการณ์ที่ค่อนข้างแปลกใหม่อยู่ดี

คำถามต่อมาที่ทีมวิจัยศึกษาคือ ผลกระทบที่เกิดขึ้นนี้จะอยู่หรือรู้สึกได้นานแค่ไหน ทีมงานเริ่มต้นศึกษาในเดือนเมษายนและพฤษภาคม 2020 หลังจากที่ผู้คนเพิ่งเริ่มทำงานที่บ้าน จากการติดตามผล ผลการศึกษที่น่าสนใจคือ ถ้าเวลานี้ (หลังจากที่ผ่านมาแล้ว 1 ปี) ผู้คนรู้สึกแตกต่างไปจากเดิม (หรือรู้สึกเหมือนเดิม) ผู้คนปรับตัวการประชุมทางวิดีโออย่างไรเพื่อให้รู้สึกเหนื่อยน้อยลงหลังการประชุม

ซึ่งหลายคนยังคงต้องปรับตัวเพื่อทำงานที่แตกต่างไปจากเดิม และจะต้องปรับตัวต่อไปเมื่อสถานที่ทำงานเปลี่ยนไป หากเราต้องทำงานจากระยะไกล ลองพยายามหาวิธีติดต่อกับผู้คนและสร้างความสัมพันธ์ใหม่ ๆ กับคนอื่น เพื่อให้คุณรู้สึกเป็นส่วนหนึ่งของทีม หยุดพักสั้น ๆ เมื่อรู้สึกล้า แล้วลุกขึ้นเดินไปรอบ ๆ มีงานวิจัยอีกชิ้นหนึ่งที่แสดงผลลัพธ์ว่า การหยุดพักเพียงแค่ 1 นาที ก็สามารถช่วยลดความรู้สึกเมื่อยล้าลงได้

อย่างไรก็ดี การใช้วิธีสื่อสารก็ยังจำเป็นสำหรับเราและทุกคนในกลุ่ม เพราะการประชุมทางวิดีโอถือเป็นเทคโนโลยีที่ยอดเยี่ยมที่ทำให้เราได้พบกันหรือสื่อสารกันด้วยสัญญาณอวัจนภาษาบางอย่าง แม้จะไม่ได้เข้าออฟฟิศ แต่บางครั้ง การโทร หรืออีเมล หรือส่งข้อความอาจจะทำได้ง่ายกว่า