3 ตัวช่วยในการ WFH ออนไลน์ ทำงานร่วมกันสุดง่ายดาย

แม้ว่าในช่วงที่ผ่านมา หลายคนน่าจะได้เคย Work from Home กันมาบ้างแล้ว อันที่จริง เราอาจจะอยู่บ้านกันจนชินถึงขนาดจำวิธีแต่งหน้าไม่ได้ เพราะไม่จำเป็นต้องแต่งหน้าอยู่บ้าน นั่ง ๆ นอน ๆ กิน ๆ จนชุดทำงานเริ่มใส่ไม่ได้ ที่แย่กว่าคือหลายคนบอกว่าทำงานที่บ้านนานจนจำทางไปออฟฟิศไม่ได้แล้ว

เมื่อการ Work from Home กลับมามีบทบาทอีกครั้งในช่วงเวลานี้ มนุษย์เงินเดือนส่วนใหญ่มีประสบการณ์จากปัญหาต่าง ๆ ในการทำงานที่บ้านตั้งแต่รอบที่แล้ว ทั้งการที่ต้องทำงานร่วมกันกับคนในทีมโดยที่ไม่ได้เห็นหน้าค่าตากัน ทำงานทั้งวันแต่รู้สึกเหมือนไม่ได้งาน หรือจะทำงานที่บ้านอย่างไรให้มีประสิทธิภาพเหมือนกับเข้าไปทำงานที่ออฟฟิศ ซึ่งไม่เพียงแต่เป็นอุปสรรคต่อการทำงานร่วมกับคนในทีม บางครั้งยังอาจเป็นอุปสรรคในการติดต่อกับลูกค้าอีกด้วย

ถึงกระนั้น ทุกวันนี้เรามีเทคโนโลยีที่ล้ำสมัยมากมายที่เข้ามาเป็นตัวช่วยในยุคที่เราต้องทำงานที่บ้านใครบ้านมัน ลดข้อจำกัด ลดอุปสรรคในการทำงาน รวมถึงช่วยให้การทำงานสะดวกและง่ายดายขึ้น ในการจัดการปริมาณงานที่ค่อนข้างมาก และต้องทำกันหลายหน้าที่ ไม่ว่าจะเป็นการวางแผนงาน การติดตามงานอย่างเป็นระบบ การทำงานร่วมกันกับคนอีกหลายคนที่อยู่กันคนละที่ การประเมินผลงาน และอาจเรียกดูข้อมูลย้อนหลังได้อีกด้วย ด้วยตัวช่วยอย่าง Task Management

เพื่อให้การ Work from Home ในครั้งนี้ผ่านไปด้วยดีอย่างที่เคยเป็นมา Tonkit360 จะมาแนะนำแพลตฟอร์มเพื่อการทำงานร่วมกันในรูปแบบออนไลน์ 3 ซอฟต์แวร์ ประเภท Task Management ได้แก่ Asana Taskworld และ Trello ซึ่งเป็นซอฟต์แวร์จัดการงานที่นิยมใช้ออฟฟิศยุคใหม่ เพื่อการทำงานร่วมกันของสมาชิกในทีมที่ต้องแยกย้ายไป Work from Home มาดูกันว่าทั้ง 3 เจ้านี้ ช่วยให้การทำงานระหว่างกันง่ายและราบรื่นได้แค่ไหน

Asana

เริ่มต้นที่ Asana ตัวช่วยที่ตอบโจทย์การทำงานที่บ้าน ทั้งการทำงานคนเดียวและการทำงานเป็นทีม เนิ่องจากมีเครื่องมือที่ช่วยเรื่องการจัดการและติดตามงานของทีมให้ง่ายขึ้น อย่างฟีเจอร์ Tasks ที่มีฟังก์ชันสร้างงานของตัวเอง และงานที่จะมอบหมายให้กับเพื่อนร่วมงานคนอื่น ๆ ตั้งแต่การเตรียมการทำงาน วางแผนงาน กำหนดเวลาส่ง พร้อมใส่รายละเอียดของงาน โดยสร้าง Subtasks แบ่งงานย่อยให้คนอื่น ๆ ได้นั่นเอง

นอกจากนี้ยังมีฟีเจอร์ Project ที่มีเพื่อสร้างงานที่ต้องทำร่วมกับทีม โดยการสร้างเป็น Team pages ขึ้นมา เพื่อดูความคืบหน้าของงานทั้งหมด ช่วยให้การติดตามงานระหว่างกันเป็นเรื่องที่ง่ายและสะดวกมากขึ้น คนที่ทำงานร่วมกันสามารถกำหนดวันส่งงาน แสดงความคิดเห็นต่อชิ้นงาน ให้คำแนะนำ กดไลก์ ขอบคุณ โหวตให้กับงานที่ชื่นชอบ และพูดคุย เรียกได้ว่าตามดูได้ทุกงานทุกขั้นตอน จึงเหมาะสำหรับการประสานงานกันทั้งในฝ่ายเดียวกันและระหว่างฝ่าย ให้ทำงานร่วมกันง่ายสุด ๆ ราบรื่น ประหยัดเวลาการทำงาน และลดการทำงานที่ซ้ำซ้อนลงได้เยอะทีเดียว 

Asana จึงเป็นตัวช่วยที่เอื้อต่อการทำงานเป็นทีม หรืองานโปรเจกต์ใหญ่ที่ต้องทำร่วมกับคนอื่น สามารถใช้งาน Asana ใด้ผ่านเว็บไซต์ หรือจะดาวน์โหลดมาใช้แบบแอปพลิเคชันบนมือถือก็ได้

Taskworld

แค่เข้าหน้าเว็บไซต์ไป ก็จะเห็นว่า Taskworld เขาเคลมตัวเองว่า “ทำงานยากให้เป็นเรื่องง่าย” ด้วยการจัดการโปรเจกต์ ติดตามงาน และทำงานร่วมกับทีมได้อย่างสะดวกราบรื่นด้วยเครื่องมือเดียว คุณสมบัติเด่นของ Taskworld คือ การจัดการงานออนไลน์แบบ cloud-based เก็บข้อมูลได้อย่างไม่จำกัดและแชร์ไฟล์ให้เพื่อนร่วมงานได้อย่างปลอดภัย มีระบบแชตกับคนในทีมแบบเรียลไทม์ ใครออนไลน์อยู่ คนไหนอ่านข้อความแล้ว ก็ทำงานต่อกันได้ในทันที ซึ่งตอบโจทย์การทำงานร่วมกันได้อย่างมีประสิทธิภาพ

การสร้าง Project และ Task บนพื้นที่ทำงาน ทำให้เห็นภาพรวมการทำงานทั้งหมด จึงบริหารจัดการการทำงานได้ตามวิธีการที่ต้องการ วางแผนติดตามความคืบหน้าของงานจากทีมงานได้แบบเรียลไทม์ทันที และทำงานร่วมกันโดยอยู่ใน work space เดียว ไม่ต้องโอนถ่ายข้อมูลไป ๆ มา ๆ กับแอปฯ หรือฝากบน cloud เจ้าอื่น แถมไม่จำเป็นต้องใช้อีเมลส่งงานหากัน ทำให้การทำงานสะดวก รวดเร็ว และปลอดภัยขึ้นมาก จุดเด่นอีกอย่างที่สำคัญคือ รองรับการใช้งานภาษาไทย เพราะฉะนั้น ใช้งานง่ายมาก ๆ เลย

Taskworld จึงเป็นตัวช่วยในการบริหารจัดการงานที่ใช้ง่าย ใคร ๆ ก็ใช้ได้ สามารถใช้ได้ผ่านทั้งเว็บไซต์ และแอปพลิเคชันบนมือถือ

Trello

อีกตัวช่วยจัดการการทำงานออนไลน์ที่เหมาะกับงานแบบโปรเจกต์ เนื่องจากสามารถติดตามขั้นตอนการทำงานได้ตั้งแต่เริ่มต้นจนสิ้นสุดกระบวนการ แม้ปริมาณข้อมูลจะมาก แต่ก็ช่วยให้จัดการข้อมูลต่าง ๆ ได้อย่างมีประสิทธิภาพ เพราะใน Trello เราสามารถสร้างแผนงาน แนบไฟล์ แชร์ไฟล์ อัปโหลดรูปภาพ กำหนดเดดไลน์ อัปเดตสถานะการทำงาน และแยกประเภทของงานตามลำดับความสำคัญได้ตามใจชอบ ทั้งยังสามารถสร้างบอร์ดเพื่อทำงานร่วมกันในทีมได้ เพื่อการตรวจสอบคุณภาพงาน และส่งโปรเจกต์แบบออนไลน์

ด้วยความที่ Trello ใช้งานง่าย ไม่ซับซ้อน มันจึงช่วยให้การทำงานร่วมกันระหว่างคนในทีมหรือลูกค้าที่จำเป็นต้องประสานงานกันเป็นไปได้อย่างสะดวกมาก ตอบโจทย์การทำงาน Work from Home ติดตามงานกันได้ง่ายและลดปัญหาในการตามงานแม้ไม่เจอหน้ากัน ทั้งยังมีปฏิทินที่ช่วยให้ทุกคนในทีมเห็นการทำงานแบบภาพรวม งานไหนเริ่มเมื่อไร จบวันไหน ต้องทำอะไร โดยสามารถใช้งานร่วมกับ Google Calendar หรือปฏิทินอีเมลของเราได้เลย เรียกได้ว่าง่ายต่อการบริหารจัดการโปรเจกต์งาน การประสานงาน และการทำงานร่วมกัน

Trello เป็นอีกตัวช่วยการทำงานในช่วงที่ต้อง Work from Home ลดข้อจำกัดเรื่องการตามงาน ส่งงาน โดยไม่ต้องเจอหน้ากัน สามารถใช้งานได้ผ่านเว็บไซต์ หรือจะโหลดแอปพลิเคชันมาไว้บนมือถือก็ได้