จัดการเวลาให้เป็น จะได้เลิกพูดว่า “ทำงานไม่ทัน”

ปัญหาอย่างหนึ่งที่คนวัยทำงานมักจะเผชิญเหมือน ๆ กันก็คือ “ทำงานไม่ทัน” ซึ่งทำงานไม่ทันนี้ก็มีหลายแบบ ทำให้ก่อนอื่น คุณต้องมาแยกให้ออกว่าที่คุณทำงานไม่ทันนั้น เป็นเพราะงานล้นมือ เพราะคุณเอื่อยเฉื่อยเอ้อระเหย หรือเพราะคุณบริหารจัดการเวลาไม่เป็นกันแน่ โดยวิธีการแก้ปัญหามันก็จะแตกต่างกัน

ถ้าปัญหาของคุณคือ คุณบริหารจัดการเวลาไม่เป็น จริง ๆ แล้วมีเทคนิคมากมายที่สามารถช่วยจัดการเวลาทำงานของคุณได้อย่างมีประสิทธิภาพ ซึ่งนี่คือเทคนิคแนะนำ หากใครทำได้ตามนี้ก็ลงมือเลย

มีปฏิทิน
โดยไม่ต้องสนใจว่าจะเป็นปฏิทินกระดาษ ปฏิทินในโทรศัพท์ หรือปฏิทินออนไลน์ เพราะจุดประสงค์ที่คุณควรจะมีปฏิทินสำหรับตนเอง ก็เพื่อที่จะไม่หลง ๆ ลืม ๆ วันเวลา และช่วยรักษาเวลาการทำงานของคุณให้เหมาะสม หากคุณบันทึกวันเวลากำหนดส่งงานไว้ในปฏิทิน คุณจะเห็นอยู่ตลอดว่าเส้นตายคือเมื่อไร และถ้าหากเป็นปฏิทินออนไลน์ มันยังสามารถส่งการแจ้งเตือนอัตโนมัติ เพื่อที่คุณจะได้ไม่พลาดงานสำคัญ

คาดการณ์และกำหนดเวลา
ทำอะไรต้องวางแผน และมองไปข้างหน้าหนึ่งก้าว ซึ่งบางทีอาจมีโครงการใหญ่ ๆ เข้ามาแทรก อย่างงานที่เข้ามาแทรกเป็นประจำในช่วงเวลาที่แน่นอน อย่างการสรุปงบรายเดือน ซึ่งจะทำให้คุณเสียเวลาการทำงานปกติ เพื่อไปทำงานที่เข้ามาแทรกนั้น ฉะนั้น คุณต้องรีบเคลียร์งานปกติให้ได้มากที่สุด โดยเลือกเคลียร์ตามความด่วนและความสำคัญ การจดกำหนดการส่งงานในปฏิทินจะช่วยได้มากว่าคุณต้องทำอะไรให้เสร็จวันไหน หากเป็นปฏิทินออนไลน์ มันจะแจ้งเตือนคุณด้วย อย่าปล่อยให้เวลากระชั้นเข้ามาแล้วทำอะไรไม่เสร็จสักอย่าง หรือทำแบบไฟลนก้น

ใช้เวลาประชุมให้สั้น
การประชุมที่ต่อเนื่องยาวนานไม่จบสิ้น หรือบางทีก็เกินเวลาที่กำหนดไว้ในตอนแรก ส่งผลให้สมองล้าได้เหมือนกัน หลังจากประชุมเสร็จก็ออกจะเบลอ ๆ หน่อย ต้องขอเวลาตั้งสติสักนิด กว่าจะเริ่มลงมือทำงานได้เสียเวลาไปตั้งเท่าไร ฉะนั้น ในการประชุมแต่ละครั้ง ให้พยายามควบคุมเวลาให้ได้สั้นที่สุด แต่รายละเอียดครบถ้วน ระบุเป้าหมายให้ชัดเจนตั้งแต่เริ่มประชุม ผู้เข้าร่วมประชุมจึงต้องให้ความสำคัญกับเรื่องที่จำเป็นต้องคุยจริง ๆ สิ่งที่จำเป็นต้องตัดสินใจร่วมกัน

มีรายการสิ่งที่ต้องทำ (to do list)
สมองคนเราไม่ได้พร้อมที่จดจำเรื่องต่าง ๆ อยู่ตลอดเวลา และบางทีที่ยุ่งมาก ๆ งานบางอย่างอาจผ่านเข้ามาแล้วก็ผ่านไป ในกรณีเช่นนั้นเราอาจจะพึ่งพาสมองตัวเองไม่ได้ด้วยซ้ำไป ซึ่งถ้ากลัวจะจำไม่ได้ก็ต้องจด และเรียงลำดับความสำคัญของงานด้วย อะไรทำก่อนทำหลัง งานไหนรีบออก จะได้ไม่สับสน อีกทั้งในทางจิตวิทยา การมีรายการงานที่ต้องทำออยู่ในมือ ทำให้คุณมีแนวโน้มจะใช้เวลาว่างลงมือทำมันให้เสร็จเร็ว ๆ จะได้ไม่มีอะไรค้าง และยังช่วยเรื่องประสิทธิภาพการทำงาน เนื่องจากไม่มีงานสำคัญชิ้นไหนถูกมองข้าม

มีขั้นตอนลัด
หากคุณเริ่มรู้สึกว่าบนโต๊ะของคุณมีงานกองอยู่มากเกินไปจนท้อใจเหลือเกินที่จะลงมือทำ คุณควรมีขั้นตอนลัดในการทำงานบางอย่าง (โดยที่ผลลัพธ์ไม่เสียหาย) ข้ามขั้นตอนที่ไม่จำเป็นหรือไม่สำคัญไปบ้าง เพื่อลดเวลาในการทำงาน เช่น หากมีเวลาว่าง อาจหาโอกาสทำฟอร์มในการนำเสนองาน เวลาทำรายงานนำเสนอ จะได้ไม่เสียเวลาทำใหม่ หรือตั้งการค่าการตอบกลับอีเมล ก็ช่วยให้คุณประหยัดเวลาตอบอีเมลได้มาก เพราะไม่ต้องเขียนข้อความอีเมลเดิมซ้ำ ๆ

มีสมุดโน้ตไว้ใกล้ตัว
ทำตัวให้เหมือนกับนักเขียนที่จะคอยเก็บข้อมูลรอบตัวอยู่ตลอดเวลา พวกเขาจะมีสมุดโน้ตติดตัวเสมอเพื่อจดไอเดียดี ๆ ที่แวบเข้ามาในหัว ณ เวลานั้น ๆ อย่าคาดหวังว่าคุณจะจำความคิดดี ๆ ที่ผุดขึ้นมาโดยบังเอิญได้ทั้งหมด หรือหากมีเรื่องสำคัญที่มีคนแจ้งให้ทราบระหว่างวัน คุณก็พร้อมบันทึกไว้ทันทีเพื่อกันลืม เพราะง่ายกว่าหากคุณจะนำมาทบทวนในภายหลัง ประหยัดเวลาในการคิดไอเดียดี ๆ และประหยัดเวลาที่จะมัวไปถามจากคนรอบข้าง

อย่างไรก็ดี ทั้งหมดนี้เป็นเพียงเทคนิคที่นำมาแนะนำ จึงไม่จำเป็นที่จะต้องทำให้ได้ตามนี้เสมอไป คุณสามารถปรับใช้ให้เข้ากับบริบท ความพอใจ และความเหมาะสมของคุณเองได้ ลองใช้เทคนิคการบริหารเวลาแบบต่าง ๆ ดูก่อนเพื่อดูว่าเทคนิคไหนที่เหมาะกับคุณที่สุด ทว่าเมื่อพูดถึงการบริหารเวลาอย่างมีประสิทธิภาพ ปัญหาที่ใหญ่ที่สุดก็คือการมีวินัยในตัวเอง ซึ่งถ้ารักษาวินัยไม่ได้ ไม่ว่าจะเทคนิคอะไรก็ไม่มีทางได้ผล เพราะคุณไม่สามารถปฏิบัติตามได้