9 เทคนิคในการฝึกและพัฒนาทักษะด้านการสื่อสารให้มีประสิทธิภาพ
ทุกวันนี้ คุณต้องอยู่ร่วมวงเพื่อสนทนาเรื่องต่าง ๆ ทั้งหมดกี่วง แค่ในที่ทำงานอย่างเดียวก็ย่อมมากกว่า 1 วงแล้ว ไหนจะประชุมงานกับคนในทีม ไหนจะรายงานความคืบหน้าให้กับหัวหน้างาน สั่งงานลูกน้อง ขึ้นไปพบผู้บริหาร นี่ยังไม่นับรวมวงสนทานาประเภทซุบซิบนินทาที่มีอีกหลายวงย่อยเลยด้วยซ้ำ แค่นี้ก็น่าปวดหัวแล้วใช่ไหม อย่าเพิ่งสิ นี่แค่ในที่ทำงานที่เดียวเท่านั้นเอง
การสื่อสารมีความสำคัญอย่างไร การสื่อสารมีความสำคัญตรงที่มันเป็นกระบวนการสำหรับแลกเปลี่ยนข้อมูลข่าวสาร ระหว่างคนตั้งแต่ 2 คน ขึ้นไป โดยการสื่อสารแต่ละครั้งก็มีความมุ่งหวังอยู่เบื้องหลัง ในขณะที่โลกปัจจุบัน การสื่อสารที่ไม่ดีกลับกลายเป็นเรื่องธรรมดามากขึ้น ซึ่งระหว่างกระบวนการสื่อสารที่ไม่ดีนี่เองที่อาจเกิดผลเสียบางอย่างขึ้น เพราะการสื่อสารที่ผิดพลาดหรือไม่สัมฤทธิ์ผลนั่นเอง
ยกตัวอย่างง่าย ๆ ที่เห็นภาพได้ชัดเจนที่สุด ก็คือการสื่อสารระหว่างหัวหน้างานและคนปฏิบัติงาน หากสื่อสารกันไม่รู้เรื่อง เข้าใจกันไปคนละทิศละทาง แต่ไม่เคลียร์กันแต่แรกว่ากำลังเข้าใจคนละเรื่อง มันก็ส่งผลต่อผลิตผลที่ได้ไม่ตรงตามความต้องการของหัวหน้างาน เป็นสาเหตุของการทำงานหนักโดยใช่เหตุและการทำงานที่ไม่ฉลาดขึ้น ยิ่งไปกว่านั้น มันก็ส่งผลถึงความสัมพันธ์ระหว่างกันด้วย
ดังนั้น การสื่อสารที่ดีจะช่วยสร้างความเข้าใจที่ตรงกันระหว่างกัน สามารถเชื่อมความสัมพันธ์ระหว่างบุคลากรในองค์กร และที่สำคัญ คือเกิดประสิทธิภาพและประสิทธิผลต่อองค์กรในทางบวก พนักงานทุกคนดำเนินงานให้บรรลุเป้าหมายที่วางไว้ การสื่อสารที่ดีและมีประสิทธิภาพ จึงจำเป็นอย่างยิ่งสำหรับกิจกรรมและการดำเนินงานต่าง ๆ ที่เกิดขึ้นในองค์กร เกิดความเข้าใจที่ตรงกัน เกิดความร่วมมือและการประสานงานที่ดี เพื่อให้งานขององค์กรสามารถบรรลุเป้าหมาย และประสบผลสำเร็จ หากคุณต้องการฝึกและพัฒนาทักษะด้านการสื่อสารให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น ลองเริ่มต้นจาก 9 เทคนิคนี้
1. เป็นผู้ฟังที่เจตนาจะเข้าใจ
สตีเฟน อาร์. โควีย์ (Stephen R. Covey) นักเขียนและนักธุรกิจชาวอเมริกันผู้ล่วงลับ เคยกล่าวไว้ว่า “คนส่วนใหญ่ไม่ได้ฟังด้วยเจตนาเพื่อที่จะเข้าใจ แต่พวกเขาฟังด้วยเจตนาที่จะตอบ” มันทำให้เราสื่อสารกันได้ก็จริง แต่อาจได้ไม่ดีเท่าที่ควร เพราะคุณฟังเพื่อรอจังหวะตอบกลับในสิ่งที่คุณคิด ไม่ได้ฟังอย่างตั้งใจเพื่อที่จะพยายามเข้าใจสารหรือประเด็นที่อีกฝ่ายให้ข้อมูลมา
หากคุณต้องการพัฒนาทักษะด้านการสื่อสาร คุณจะต้องเริ่มจากการปรับวิธีการฟังของคุณ แสดงออกถึงความกระตือรือร้นที่จะฟัง ด้วยเจตนาเพื่อที่จะรู้และเข้าใจสารมากกว่าฟังเพื่อตอบกลับให้จบ ๆ ไป นอกจากฟังในสิ่งที่ผู้พูดพูดแล้ว อย่าลืมสังเกตภาษากายหรืออวัจนภาษาของอีกฝ่ายด้วย จะทำให้คุณเข้าใจสารที่ผู้พูดต้องการสื่อมากกว่าเดิม
2. ถามคำถามที่มีประสิทธิภาพ
หลายต่อหลายคนอายที่จะถามคำถาม บางทีคุณกลัวว่าการที่คุณแสดงออกว่าคุณไม่เข้าใจหรือไม่รู้ มันจะทำให้คุณดูเป็นคนโง่ ไม่รู้เรื่องรู้ราว เข้าใจอะไรยากในสายตาคนอื่น หรือบางทีคุณก็กลัวว่าคำถามที่คุณถามอาจจะกำกวม เป็นคำถามที่ดูไม่สมควรจะถาม เป็นคำถามที่ดูโง่ ทั้งหมดนี้มาจากการที่คุณคิดมากเกินไปว่าอีกฝ่ายจะตีความอย่างไรหรือมองว่าคุณเป็นคนแบบไหน นี่เป็นสิ่งที่เกิดขึ้นได้เป็นธรรมดา
แต่คุณต้องคิดไว้เสมอว่าถ้าคุณไม่ถามทั้งที่คุณเองยังไม่เคลียร์หรือยังสงสัยอะไรบางอย่างอยู่ คุณไม่มีทางเข้าถึงแก่นแท้ของสถานการณ์ได้ และหลายครั้ง คุณอาจจะตีความความหมายของสถานการณ์ผิดไปเองได้ อย่าคิดไปเองแล้วรีบตัดสินใจลงมือทำเองโดยไม่ถามให้ชัวร์ มันจะคาใจแล้วติดอยู่ในหัวประมาณว่า “ที่นี่ที่ไหน เราเป็นใคร เรามาทำอะไรที่นี่” แล้วคุณก็จะไม่มีทางได้ในผลลัพธ์ที่ต้วเองต้องการจริง ๆ
3. รู้จักและเข้าใจผู้ฟัง
ในกรณีที่คุณเป็นผู้พูด ก่อนจะพูดอะไรให้ใครฟัง ต้องวิเคราะห์ผู้ฟังก่อน ทำความรู้จักกับผู้ที่คุณจะกล่าวด้วยเป็นสิ่งสำคัญ เพราะผู้ฟังมีหลากหลายแบบแตกต่างกันไป การที่คุณประเมินก่อนว่าเขาเป็นใคร จะช่วยให้คุณพยายามเลือกวิธีที่เหมาะสมในการส่งสาร เพื่อการมีส่วนร่วมของพวกเขากับคุณเป็นไปอย่างเต็มที่ ต้องใช้คำยากง่ายแค่ไหน จะถามคำถามพวกเขาอย่างไร และจะปรับแต่งข้อความที่สำคัญที่สุดในบทสนทนาอย่างไร ให้พวกเขาจะได้เข้าใจง่ายขึ้น
4. ฟังอวัจนภาษา
แม้ว่าอวัจนภาษาจะไม่ใช่การฟังที่รับรู้ได้จากเสียง เพราะอวัจนภาษาคือภาษากาย ท่าทาง หรือสัญลักษณ์ สัญญาณต่าง ๆ แต่อวัจนภาษาก็เป็นสิ่งสำคัญที่จำเป็นต้องฟัง ด้วยการสื่อสารของเราจะเป็นอวัจนภาษาเสียส่วนมาก ที่สำคัญคือ มันซื่อตรงมากกว่าคำพูดจากปาก โดยนักวิจัยพบว่าน้ำเสียง ท่าทาง สีหน้า และการตอบสนองทางร่างกายนั้นให้ข้อมูลที่สำคัญกับผู้ฟังมากเลยทีเดียว เช่น การกอดอก การมองไปทางอื่น หรือการพยายามเว้นระยะห่าง การวางเท้า ภาษากายเหล่านี้กำลังส่งสัญญาณว่าผู้ส่งสารไม่อยากมีส่วนร่วม
นอกจากนี้ มีงานวิจัยของ Face Research Laboratory พบว่าทั้งผู้หญิงและผู้ชายสนใจภาพ (นิ่ง) ที่เป็นภาพของคนที่สบตาและยิ้ม มากกว่าภาพคนที่ไม่สบตา ดังนั้น หากคุณต้องการพัฒนาทักษะด้านการสื่อสาร และต้องการให้การสื่อสารสัมฤทธิ์ผล คุณจะต้องพยายามยิ้มและสบตาคู่สนทนาให้บ่อยขึ้น
5. รับมือการสื่อสารที่มากเกินไปอย่างมีประสิทธิภาพ
ในหนึ่งวัน คุณอาจต้องเข้าไปร่วมอยู่ในวงสนทนามากกว่า 1 วง เพื่อสื่อสารเรื่องต่าง ๆ ยกตัวอย่างง่าย ๆ บางครั้งคุณต้องเข้าประชุมงานกับทีมและหัวหน้าทีมมากกว่า 1 ครั้ง และครั้งหนึ่ง ๆ ก็ใช้เวลาพอสมควร ทำให้คุณต้องเผชิญหน้ากับการสื่อสารที่มากเกินไป นำมาซึ่งความวิตกกังวลได้ อย่างไรก็ดี คุณต้องพยายามควบคุมให้การสื่อสารเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ พยายามทำให้เรียบง่ายที่สุด แม้ว่าหลายสิ่งหลายอย่างจะรวดเร็วเกินไป เปิดโอกาสให้คนอื่นได้ถามบ่อย ๆ เพื่อความเข้าใจที่ดีขึ้น
6. เริ่มต้นอย่างทรงพลังและจบให้น่าประทับใจ
ผู้คนมักจะจดจำเรื่องต่าง ๆ ที่เกิดขึ้นในตอนต้นและตอนจบเท่านั้น เป็นจิตวิทยาที่เรียกว่า The Serial Position Effect ที่อธิบายถึงความทรงจำของคนเรา ที่มักจะจำได้เฉพาะเรื่องแรกและเรื่องสุดท้าย ส่วนช่วงตรงกลางมักจะลืม นั่นแปลว่าคุณจะเป็นที่จดจำหรือไม่ ก็อยู่ที่ 2 ช่วงนี้นั่นเอง ดังนั้น ช่วงเริ่มต้นเปิดบทสนทนา คุณต้องเปิดบทสนทนาให้ทรงพลัง ไม่ว่าจะเป็นการสนทนาแบบตัวต่อตัวหรือการสนทนาต่อหน้าผู้ฟังจำนวนมาก ส่วนตอนจบ จบบทสนทนาให้น่าประทับใจที่สุด โดยคุณอาจเริ่มต้นหรือจบด้วยคำถาม สถิติ เรื่องราวที่เกี่ยวข้อง หรือคำพูดที่ทรงพลังก็ได้
7. เวลาคือทุกสิ่ง
นักสื่อสารที่ยอดเยี่ยมและมีประสิทธิภาพ จะรู้ดีว่าการสื่อสารที่สัมฤทธิ์ผล ไม่ได้แปลว่าต้องใช้เวลานาน เพราะหลาย ๆ ครั้ง คู่สนทนาไม่ได้มีเวลาว่างมากพอจะฟังคุณพูดยาว ๆ หลายนาที และที่สำคัญ ความสนใจของคนเราไม่สามารถโฟกัสอยู่กับบางสิ่งบางอย่างได้ยาวนานขนาดนั้น จะมีเพียงช่วงเวลาทองช่วงสั้น ๆ เท่านั้นที่คู่สนทนาจะสนใจคุณอย่างเต็มที่ คนเหล่านี้จะใช้ทั้งสัญชาตญาณ ความรู้สึก และความฉลาดทางอารมณ์ในการสัมผัสผู้ฟังในช่วงที่เขากำลังให้ความสนใจมากที่สุด คนเหล่านี้จะรู้ว่าเมื่อใดควรเดินหน้าต่อไป เมื่อใดควรยุติการสนทนา ต้องรู้จักจังหวะเวลา
8. ฝึกอยู่ในสถานการณ์ที่ไม่สบายใจ
ไม่ใช่ทุกสถานการณ์หรือทุกการสนทนาที่จะง่ายและสะดวกสบาย บ่อยครั้งที่การสนทนามีปัญหาและเกิดเป็นความอึดอัดน่ารำคาญใจ ซึ่งการที่คุณรู้สึกไม่สบายใจ คุณต้องอยู่นิ่ง ๆ เก็บอาการ อย่าแสดงออกถึงความไม่พอใจ และความไม่เป็นมืออาชีพ ตรงนี้คุณอาจต้องใช้ทักษะหลาย ๆ อย่างที่มีมาช่วยให้ผ่านสถานการณ์ที่ยากลำบากนี้ไปให้ได้ ฉะนั้น คุณอาจต้องเรียนรู้ในการฝึกตัวเองให้อยู่กับสถานการณ์ที่ไม่บันเทิงใจไว้บ้าง ให้เป็นทักษะติดตัว
9. ทำให้สนุก
ไม่ว่าจะทำอะไรก็ตาม อย่าทำให้มันน่าเบื่อ เพราะมันจะหมดความน่าสนใจและหมดแรงจูงใจที่จะมีส่วนร่วมในทันที มีงานวิจัยและการศึกษาเกี่ยวกับสถานการณ์ทำนองนี้ ที่แสดงให้เห็นว่าเสียงหัวเราะและอารมณ์ขัน สามารถปรับปรุงประสบการณ์การเรียนรู้ได้ ทำให้อารมณ์สดชื่นแจ่มใส คลายความวิตกกังวล ที่สำคัญคือ ทำให้ประสบการณ์ในการสื่อสารครั้งนี้น่าพึงพอใจมากยิ่งขึ้น หากคุณเป็นคนที่ควบคุมการสื่อสาร คุณต้องตระหนักถึงสิ่งนี้ บางครั้งเสียงหัวเราะและอารมณ์ขันเล็กน้อยก็ช่วยได้มากเลยทีเดียว
ทั้ง 9 ข้อนี้ เป็นเทคนิคในการฝึกและพัฒนาทักษะด้านการสื่อสาร เนื่องจากการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพนั้น เป็นหนึ่งในทักษะที่มีค่ามากที่สุด หากคุณรู้วิธีสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพ คุณจะสามารถนำไปต่อยอดได้ไม่ว่าจะเรื่องของการทำงาน การติดต่อธุรกิจ หรือการสื่อสารทั่วไปในชีวิตประจำวัน คุณอาจต้องใช้เวลาสักหน่อยในการเปลี่ยนแปลง แต่ถ้าคุณทำได้ มันก็ให้ผลเชิงบวกที่ยั่งยืน
