รู้จัก Eisenhower’s Matrix เทคนิคจัดลำดับความสำคัญของงาน

หนึ่งในเรื่องยุ่งยากที่สร้างปัญหาให้กับคนวัยทำงาน ทำงาน และทำงานเป็นประจำ คือ การที่บริหารเวลาและจัดการงานในความรับผิดชอบได้ไม่ดีพอ จนทำให้รู้ว่างานที่อยู่ในมือนั้นมันมีมากเกินไป ไม่ว่าจะพยายามทยอยทำแค่ไหน ก็ดูเหมือนว่างานบนโต๊ะจะไม่น้อยลงเลย พองานไม่เสร็จในเวลางานก็ต้องหาทำงานล่วงเวลาหรือแม้แต่หอบงานกลับมาทำในเวลาส่วนตัวที่บ้าน เพื่อให้งานมันเสร็จไปบ้าง จะได้ไม่รู้สึกเหมือนโดนงานหล่นทับอยู่ตลอดเวลา

ปัญหานี้สามารถมองได้สองแบบ คือ มีปริมาณงานอยู่ในความรับผิดชอบมากเกินไปจริง ๆ มากจนเกินกำลังที่จะทำได้เสร็จในเวลาที่กำหนด กรณีนี้เป็นเรื่องที่เข้าใจได้หากจะทำไม่ทัน แต่อีกกรณี มักเกิดขึ้นกับคนที่ “จัดลำดับความสำคัญ” ของงานไม่เป็น ปริมาณงานจริง ๆ ไม่ได้มีมากขนาดนั้น แต่กลับรู้สึกว่าตัวเองยุ่งอยู่ตลอดเวลา นั่นก็ไม่ทันนี่ก็ไม่ทัน งานมันก็เลยดูเหมือนเยอะจนล้นมือ แถมเวลาที่มีงานอื่นเข้ามาแทรกก็เกิดอาการสติแตก ไม่รู้ว่าจะไปเริ่มหยิบจับอะไรขึ้นมาทำก่อนอีกต่างหาก ซึ่งกรณีแบบนี้ก็เป็นสาเหตุให้งานล่าช้าและไม่คืบหน้าอย่างที่ควรจะเป็นได้เช่นกัน

จริง ๆ แล้ว การทำงานนั้นทุกอย่างที่ต้องทำล้วนมีความสำคัญ แต่ความสำคัญที่ว่าก็จะแตกต่างกัน ในเมื่อเราไม่สามารถที่จะทำงานทุกอย่างพร้อมกันได้ จึงจำเป็นต้องประเมินความสำคัญของงานให้เป็นก่อน จะช่วยลดแรงกดดันในตัวเองลงได้ จากนั้นก็ถึงขั้นตอนสำคัญ นั่นก็คือ กำหนดลำดับความสำคัญของงาน (set work priority) เพื่อให้รู้ว่าตนเองจะต้องทำอะไรก่อนหลัง มันจะช่วยให้เราโฟกัสกับงานที่กำลังทำได้ดีขึ้น อย่าพยายามดันทุรังจะทำอะไรหลาย ๆ อย่างพร้อม ๆ กันแล้วให้มันออกมาดี เพราะมนุษย์เราสามารถทำงานให้ออกมาดีและมีประสิทธิภาพมากที่สุดแค่ทีละอย่างเท่านั้น เมื่องานชิ้นหนึ่งเสร็จไป เราจะรู้สึกได้ถึงความสำเร็จ และมีความมั่นใจที่จะลงมือทำงานชิ้นต่อไป

ใครที่ยังจัดลำดับความสำคัญของงานไม่เป็น หรือมักจะสติแตกและสับสนว่างานที่ได้รับมอบหมายมาควรเริ่มจากสิ่งใดก่อนเป็นลำดับแรก Tonkit360 ขอแนะนำให้ลองใช้ ตารางไอเซนฮาวร์ (Eisenhower’s Matrix) หรือที่อาจจะรู้จักว่าเป็น Time Management Matrix และ Priority Matrix เข้ามาช่วยในการจัดลำดับความสำคัญของการทำงานในแต่ละวัน (สามารถใช้กับเรื่องส่วนตัวก็ได้เช่นกัน) ไม่ว่าปริมาณงานจะเยอะจริงหรือเยอะทิพย์ก็จัดการได้หมด ขอแค่แยกประเภทงานให้ได้เท่านั้น

สำหรับ ตารางไอเซนฮาวร์ (Eisenhower’s Matrix) เป็นเครื่องมือที่ใช้ในการบริหารจัดการงานในแต่ละวัน เป้าหมายของมันคือ ทำให้เรารู้ว่างานไหนที่เราควรจะทำก่อนเป็นอันดับแรก งานไหนควรจัดสรรเวลามาทำ หรืองานไหนยังพอรอได้ และงานไหนที่เดี๋ยวเอาไว้ก่อน วิธีง่าย ๆ ในการใช้ Eisenhower’s Matrix คือ ให้แบ่งช่องออกเป็น 4 ช่อง และงานของเราก็จะถูกแบ่งออกเป็น 4 ประเภทด้วยเช่นกัน คือ

1. งานที่สำคัญและเร่งด่วน (Important & urgent) คือ งานที่ต้องลงมือทำทันทีอย่างรวดเร็วที่สุด คนอื่นทำแทนไม่ได้ด้วย เพราะถ้าไม่ทำเดี๋ยวนั้น อาจจะเกิดผลกระทบต่อทั้งตนเองและบุคคลอื่น

2. งานสำคัญแต่ไม่เร่งด่วน (Important, but not urgent) คือ งานที่สำคัญแต่ไม่ได้มีเดดไลน์มาคอยเร่งให้ไฟลน จึงยังสามารถรอหรือวางแผนเก็บไว้ทำทีหลังได้ อาจกันเวลาในปฏิทินไว้สำหรับทำงานนี้ให้เสร็จโดยไม่โดนขัดจังหวะ ไม่มีเวลามากดดัน

3. งานไม่สำคัญแต่เร่งด่วน (Not important, but urgent) คือ งานที่สามารถมอบหมาย แจกจ่าย และกระจายให้ผู้อื่นช่วยทำแทนได้ โดยอาจเป็นคนที่ไว้ใจได้ หรือทีมงาน หากยังไม่สะดวกจะทำเอง

4. งานที่ไม่สำคัญและไม่เร่งด่วน (Not important, not urgent) คือ งานที่สามารถเอาออกจากรายการสิ่งที่ต้องทำในเวลานี้ไปก่อนได้ ค่อยทำในช่วงที่ว่างจากงานอื่น ๆ ลดการทำหรืออาจตัดทิ้งไปได้เลย ถ้ายังต้องทำก็ไม่ควรปล่อยทิ้งไว้จนกลายเป็นดินพอกหางหมู

ตารางไอเซนฮาวร์ (Eisenhower’s Matrix) จึงเป็นการพิจารณางานจากความสำคัญและความเร่งด่วน เป็นเกณฑ์ที่ใช้กำหนดว่าอะไรต้องทำก่อนหลัง หากเป็นงานที่ทั้งสำคัญและเร่งด่วน ก็ต้องรีบดำเนินการให้เสร็จสิ้นทันที งานต่อมา คือ งานสำคัญแต่ยังสามารถรอได้ ไม่ต้องรีบดำเนินการในทันที งานชิ้นต่อมา คืองานที่เร่งด่วนแต่ไม่สำคัญ เราอาจไม่ต้องลงมือทำเองหากไม่ทัน อาจมอบหมายให้คนที่ไว้ใจได้ไปทำ และงานชิ้นสุดท้าย ก็คืองานที่ทั้งไม่สำคัญและไม่ได้เร่งด่วน เราสามารถเก็บไว้ทำหลังจากที่ทำงานชิ้นอื่น ๆ เสร็จแล้ว ทำหลังจากว่างจากงานอื่นแล้วได้ หากจัดลำดับความสำคัญได้ตามนี้ จะช่วยให้เราจัดการกับงานในมือได้ง่ายและราบรื่นขึ้นเยอะเลยทีเดียว