จัดการความ “ยุ่ง” ด้วยเทคนิคบริหารงาน-เวลา อย่างมืออาชีพ

ในระหว่างวันทำงาน มักมีการจัดลำดับความสำคัญ (หรือไม่) ของงานต่าง ๆ ตามความสำคัญหรือความจำเป็นเร่งด่วนด้วยกำหนดเวลา เรื่องแบบนี้อาจเกิดขึ้นในชีวิตส่วนตัวของเราด้วยเช่นกัน หลาย ๆ คนมักจะให้เวลาจำกัดกับกิจกรรมที่มีความสำคัญ และเสียพลังงานไปมากมายกับคำว่า “งานยุ่ง” การจัดลำดับความสำคัญของงานอย่างประสิทธิภาพโดยมีจุดมุ่งหมายและคำนึงถึงเป้าหมายในอนาคต จะเปลี่ยนสถานการณ์นี้ได้ ซึ่งจะช่วยให้คุณมั่นใจได้ว่าทุกงานที่คุณลงมือทำจะเกิดผลลัพธ์ที่มีคุณค่า ส่วนงานที่ไม่สำคัญก็จะไม่เกะกะรายการสิ่งที่คุณต้องทำ

ลองนำกลยุทธ์เหล่านี้ไปใช้ แล้วคุณจะเห็นการเปลี่ยนแปลงในวันทำงานซึ่งคุณใช้เวลาในที่ทำงานได้อย่างมีประสิทธิผลมากที่สุดและรวมไปถึงเวลาที่บ้านด้วย กลยุทธ์เหล่านี้จะช่วยคุณประเมินและจัดลำดับงานที่มีความสำคัญได้สูงสุด

จัดตารางงานให้เป็นสัดส่วน
สิ่งสำคัญที่คุณต้องมีเลยก็คือ To Do List หรือตารางที่ใช้สำหรับจัดลำดับความสำคัญของงานแต่ละชิ้น หากคุณมีงานที่ได้รับมอบหมายเยอะเป็นพิเศษ ตารางนี้จะช่วยให้คุณสามารถบริหารจัดการเวลาในการทำงานต่าง ๆ ได้ดียิ่งขึ้นและจะช่วยให้คุณสามารถรู้กำหนดส่งงานล่วงหน้าได้ว่างานไหนต้องทำก่อนทำหลัง อีกทั้งยังไม่สับสน ในกรณีที่มีงานที่จะต้องส่งหลาย ๆ งานในเวลาไล่เลี่ยกัน

เคล็ดลับการจดรายละเอียดงานคือ คุณควรจดทุกอย่าง ตั้งแต่การไปรับเสื้อที่ส่งซักไปจนถึงการจัดเวลาประชุมตัวต่อตัวกับเจ้านายไว้ในที่เดียวกัน เมื่อจดครบทั้งหมดแล้ว ต่อไปคุณก็จะจัดลำดับความสำคัญโดยพิจารณาจากความสำคัญของาน ความเร่งด่วน ระยะเวลาที่ใช้ และผลตอบแทนของแต่ละงาน

วางแผนการทำงานในแต่ละวันให้ชัดเจน
การจัดลำดับความสำคัญอาจดูเหมือนเป็นกลยุทธ์การบริการเวลาในระยะสั้น แต่ที่จริงแล้วสิ่งนี้เป็นปัจจัยสำคัญที่จะนำไปสู่เป้าหมายระยะยาว การทำความเข้าใจว่าคุณกำลังมุ่งหน้าไปสู่เป้าหมายใด ไม่ว่าจะเป็นการเลื่อนตำแหน่ง การปิดโครงการ หรือการเปลี่ยนเส้นทางอาชีพ จะช่วยให้คุณรู้ว่างานใดมีอิทธิพลต่อผลลัพธ์ในอนาคตมากที่สุด ลองย่อยเป้าหมายใหญ่ในระยะยาวให้เป็นเป้าหมายที่เล็กลงในระยะสั้นแทน เช่น คุณอาจย่อยเป้าหมายประจำปีให้เป็นรายการสิ่งที่ต้องทำในแต่ละเดือน ซึ่งย่อยลงไปได้อีกเป็นงานในแต่ละสัปดาห์ แล้วลำดับความสำคัญของงานในแต่ละวัน เป็นต้น

ในบรรดางานที่ได้รับมอบหมายมักจะมีงานที่สำคัญที่สุด ด่วนที่สุด ให้คุณเทความสำคัญไปที่งานดังกล่าวก่อน จากนั้นค่อยจัดลำดับความสำคัญของงานอื่น ๆ ลดหลั่นกันไป งานไหนที่ด่วนที่สุดให้คุณรันขึ้นมาไว้เป็นลำดับแรก จากนั้นลงมือทำตามเวลาที่วางแผนเอาไว้ ในกรณีที่มีงานด่วนเข้ามาต่อเนื่องกัน คุณจำเป็นต้องแจ้งเดดไลน์กับเจ้านายหรือผู้บังคับบัญชาให้ชัดเจน หรือขอคำปรึกษาว่างานไหนต้องการด่วนมากกว่ากัน เพื่อให้คุณสามารถบริหารเวลาในการจัดงานต่าง ๆ ได้ดียิ่งขึ้น

จัดลำดับตามความสำคัญและความเร่งด่วน 
นักธุรกิจและวิทยากรคนดัง Stephen Covey เขียนหนังสือชื่อ 7 อุปนิสัยพัฒนาสู่ผู้มีประสิทธิผลสูง (1989) แนะนำวิธีจัดลำดับความสำคัญของงาน โดยให้จัดงานลงในหมวดหมู่ต่าง ๆ (แล้วจึงจัดลำดับความสำคัญตามหมวดหมู่) โดยพิจารณาจากความสำคัญและความเร่งด่วน

• เร่งด่วนและสำคัญ: ควรทำงานเหล่านี้ก่อน
• สำคัญแต่ไม่เร่งด่วน: กันเวลาในปฏิทินเพื่อทำงานพวกนี้ให้เสร็จโดยไม่โดนขัดจังหวะ
• เร่งด่วนแต่ไม่สำคัญ: แจกจ่าย มอบหมาย และกระจายให้คนอื่น
• ไม่เร่งด่วนและไม่สำคัญ: เอาออกจากรายการสิ่งที่ต้องทำ
  
  

แบ่งเวลาในการทำสิ่งเล็ก ๆ น้อย ๆ
นอกจากงานหลักที่ได้รับมอบหมายแล้ว ก็อาจจะมีงานเล็ก ๆ น้อย ๆ ที่เป็นงานจุกจิกระหว่างวัน เช่น การตอบอีเมล การถ่ายเอกสาร การช่วยงานเพื่อน ฯลฯ ซึ่งคุณควรแบ่งเวลาในแต่ละวันเพื่อทำสิ่งเหล่านี้ อย่างน้อยวันละ 10-20 นาที ซึ่งถือเป็นเวลาที่เหมาะสมที่จะไม่กระทบกระเทือนเวลาหลัก วิธีนี้จะช่วยให้คุณสามารถทำงานหลักและจัดการงานจุกจิกโดยไม่ปล่อยทิ้งจนกลายเป็นดินพอกหางหมูนั่นเอง

คำนึงถึงความพยายามที่ต้องใช้
เมื่อเห็นรายการสิ่งที่ต้องทำยาวเหยียด คุณอาจเริ่มรู้สึกหนักใจถึงปริมาณงานที่จะต้องทำให้เสร็จ ซึ่งความรู้สึกนี้เองจะลดประสิทธิภาพการทำงานและนำไปสู่การผัดวันประกันพรุ่ง กลยุทธ์ที่จะเอาชนะความรู้สึกนี้ก็คือให้คุณประเมินงานตามความพยายามที่ต้องใช้ในการทำให้เสร็จ ถ้ารายการสิ่งที่ต้องทำของคุณเริ่มดูยากลำบากเกินไป ให้เลื่อนลำดับความสำคัญของงานที่ใช้เวลาและแรงงานเพียงเล็กน้อยขึ้นมา แล้วจัดการให้เสร็จรวดเดียวไปเลย การเคลียร์งานเหล่านี้จะช่วยให้คุณรู้สึกโล่งขึ้นและยังเป็นความสำเร็จเล็ก ๆ ที่จะช่วยขับเคลื่อนคุณไปได้ตลอดวัน

เร่งมือทำงานในช่วงที่คุณมีพลังมากที่สุด
ให้สังเกตว่าช่วงไหนที่คุณมีพลังในการทำงานมากที่สุด บางคนอาจจะเป็นช่วงเข้างานตอนเช้าหรือบางคนอาจจะมาหลังช่วงรับประทานอาหารมื้อเที่ยง ช่วงนั้นแหละให้คุณเน้นเร่งมือทำงานให้หนัก ๆ เข้าไว้ เพราะเป็นช่วงที่คุณจะทำงานได้ไวมากขึ้นกว่าช่วงอื่น ๆ นอกจากจะทำให้งานที่เรียงคิวกันเสร็จเร็วขึ้นแล้ว ยังเป็นการฝึกฝนการทำงานให้ตรงเวลาต่อเวลาได้รวดเร็วมากขึ้นด้วย แต่ก็อย่าเร็วมากจนเกินไป เพราะยิ่งทำงานได้เร็วมากแค่ไหน ก็ยิ่งเกิดข้อผิดพลาดในงานนั้น ๆ ได้ง่ายมากขึ้น

จำไว้ว่าจุดประสงค์ของการจัดลำดับความสำคัญก็คือการใช้เวลากับงานที่สำคัญ งานที่จะก่อให้เกิดความเปลี่ยนแปลงในระยะยาวและช่วยให้คุณก้าวไปในเส้นทางที่มุ่งหวัง ถ้าจัดลำดับความสำคัญได้ดี คุณจะรู้สึกตื่นตระหนกน้อยลงและมีความตั้งใจจดจ่อมากขึ้น จุดมุ่งหมายของเราก็คือการทำงานที่ก่อให้เกิดความคืบหน้าอย่างแท้จริงให้สำเร็จลุล่วง และปล่อยผ่าน “งานยุ่ง ๆ” ที่เหลือไป