Multitasking ไม่ได้ดีอย่างที่คิด ทำงานหลายอย่างแต่ไม่ได้ดีสักอย่าง

ในยุคสมัยที่การดำเนินชีวิตดูจะเป็นเรื่องรีบเร่งไปเสียทุกอย่าง นั่นก็ต้องทำ นี่ก็ต้องทำ เดี๋ยวคนนั้นจะเอานู่น เดี๋ยวคนนี้จะเอานี่ วัน ๆ มีหลายหน้าที่ต้องรับผิดชอบ ทำให้ใครหลายคนมักจะท้าทายตัวเองด้วยการ “ทำอะไรหลาย ๆ อย่างภายในเวลาเดียวกัน” หลายคนเข้าใจว่ามันช่วยให้ประหยัดเวลาได้ เพราะเราสามารถจบงานได้มากกว่า 1 อย่างภายในเวลาเดียวกัน แถมหลายคนยังมองว่ามันเป็นความสามารถพิเศษที่ตนเองสามารถแยกประสาทเพื่อทำงานหลายอย่างให้เสร็จในเวลาเดียวกันได้ แต่เอาเข้าจริงแล้ว การทำอะไรหลาย ๆ อย่างในเวลาเดียวกันนี้มันดีจริง ๆ หรือ ทั้งในแง่คุณภาพของผลงานงานและศักยภาพของตัวบุคคลที่ทำงาน

ปัจจุบัน เราจะเห็นว่า Multitasking คือทักษะอย่างหนึ่งที่หลายองค์กรมองหาในตัวบุคลากร ซึ่งมันหมายความว่าเป็นทักษะการทำงานด้วยความสามารถที่หลากหลายด้าน แต่ไม่ใช่การทำงานหลาย ๆ อย่างได้ในเวลาเดียวกัน เนื่องจากโลกออนไลน์ในปัจจุบันทำให้เราสามารถฝึกทักษะในการทำงานด้านต่าง ๆ ที่หลากหลายได้ง่ายขึ้น เป็นต้นว่าเราอาจจะเป็นคนที่สามารถเขียนหนังสือได้ดีและใช้เครื่องมือสำหรับทำภาพกราฟิกได้ดีด้วย เมื่อเรามีการพัฒนาทักษะความสามารถของตนเองอยู่เรื่อย ๆ ย่อมเป็นผลดีต่อเทรนด์ของการทำงานที่มีการเปลี่ยนแปลงตลอดเวลา

ทว่าหลายคนเข้าใจว่า Multitasking คือ การทำงานหลาย ๆ อย่างพร้อมกันในเวลาเดียว รู้สึกว่ามันเป็นความสามารถพิเศษ โดยหลายคนที่กำลังมีพฤติกรรมดังกล่าวอยู่ อาจไม่รู้ว่าการทำงานหลายอย่างพร้อมกันในเวลาเดียวนี้ไม่ได้ช่วยให้งานเสร็จเร็วขึ้นอย่างที่คิด แถมยังทำให้สมองรวนแบบไม่รู้ตัวอีกต่างหาก โดยพฤติกรรมแบบ Multitasking ที่หลายคนชอบทำกันในปัจจุบันก็อย่างเช่นการนั่งทำงานไปด้วยกินข้าวไปด้วย การตอบอีเมลในขณะนั่งประชุม ส่วนใหญ่แล้วคนเหล่านี้รู้สึกว่ามันจำเป็นที่ต้องทำอะไรหลาย ๆ อย่างให้เสร็จพร้อม ๆ กัน เพราะมันประหยัดเวลาดี ได้งานมากขึ้น ยังมีงานกองพะเนินรออยู่ หรือถูกเร่งรัดจะเอางาน 2 งานพร้อม ๆ กัน

Multitasking ไม่ดีต่อ “สมอง” ของเรา
แม้ว่าผลที่ได้จะทำให้ดูว่าเราเป็นคนเก่งที่ทำงานหลายอย่างในเวลาเดียวกันได้ ได้ปริมาณงานเพิ่มขึ้นทั้งที่ใช้เวลาไม่มาก มันจึงดูประหยัดเวลาขึ้น แต่ในความเป็นจริง ผลลัพธ์เหล่านั้นอาจสวนทางกับสิ่งที่เราเข้าใจ ทั้งในแง่ของสมองของเราที่ต้องใช้ในการทำงาน และในแง่ของประสิทธิผลและประสิทธิภาพของงาน บอกเลยว่าผลลัพธ์จริง ๆ มันอาจจะแย่กว่าที่เราคิดไว้เสียอีก

เหตุผลง่าย ๆ ก็คือ สมองของมนุษย์เรานั้นถูกออกแบบมาให้ “จดจ่อ” กับการทำงานแค่ทีละอย่างเท่านั้น สมองเราไม่สามารถแบ่งสมาธิสำหรับ 2 เรื่องไปพร้อมกันได้ และการทำงานที่เราเข้าใจว่าเราทำไปพร้อม ๆ กันนั้น ในความเป็นจริงเราไม่ได้ทำมันไปพร้อมกันแต่อย่างใด มันมีลักษณะของการสลับทำทีละอย่างอย่างรวดเร็ว โดยปกติสมองเราใช้เวลาประมาณ 2-3 มิลลิวินาทีไปจนถึงนานหลายนาทีกว่าที่เราจะเริ่มจดจ่อกับงานใหม่ได้อย่างเต็มที่ (ขึ้นอยู่กับความซับซ้อนของงานด้วย) จดจ่อในที่นี้หมายความว่ามีสติและมีสมาธิอยู่กับเรื่องนั้น ๆ แบบเต็มประสิทธิภาพ ดังนั้น งานมากกว่า 1 อย่างที่เรากำลังทำอยู่ เราไม่ได้ทำมันพร้อมกัน แต่เป็นการทำสลับไปสลับมาอย่างเร็ว ๆ

มีงานวิจัยหลายฉบับที่แสดงผลการศึกษาให้เห็นว่า Multitasking ไม่ได้ช่วยให้งานเสร็จเร็วขึ้นหรือมีประสิทธิภาพในการทำงานมากขึ้น ในทางกลับกัน การทำหลาย ๆ อย่างพร้อมกัน ยังเป็นตัวฆ่าประสิทธิภาพของการทำงานต่างหาก เพราะเราไม่ได้มีสมาธิจดจ่ออยู่กับงานแต่ละอย่างมากเท่าที่ควร สร้างความสับสน สมองล้า จนอาจถึงขั้นทำลายสมองได้เลยทีเดียว โดยจากการศึกษาแสดงให้เห็นว่ามีคนเพียง 2 เปอร์เซ็นต์เท่านั้น ที่สามารถทำงานหลายอย่างพร้อมกันได้อย่างมีประสิทธิภาพ นั่นหมายความว่าคนอีก 98 เปอร์เซ็นต์ที่เหลือ การทำงานหลาย ๆ อย่างพร้อมกันอาจส่งผลเสียมากกว่าผลดี

หากเราไม่ใช่คน 2 เปอร์เซ็นต์ที่ว่านั่น แล้วเราต้องสลับทำงานหลาย ๆ อย่างในเวลาที่ใกล้เคียงกันมาก ๆ สมองที่เราต้องใช้เพื่อทำงานแต่อย่างจะไม่ทันได้จดจ่อกับงานแต่ละชิ้นอย่างเต็มที่ ก็ต้องเปลี่ยนไปทำงานอีกอย่างแล้ว ทำให้งานแต่ละอย่างที่ทำนั้น เราไม่ได้จดจ่อเต็มที่กับมัน 100 เปอร์เซ็นต์เลยสักงาน เท่ากับว่าเพิ่มโอกาสที่เราจะทำงานนั้น ๆ ผิดพลาดได้มากขึ้น รวมถึงความจำก็แย่ลงด้วย เนื่องจากสมองที่ไม่ทันได้โฟกัสกับงานสักงาน ก็ไม่สามารถรับข้อมูลต่าง ๆ ได้ดีเช่นกัน เราจะมีสมาธิจดจ่อและมีประสิทธิภาพในการทำงานนั้น ๆ ลดลง และเริ่มมีอาการความจำสั้น หลง ๆ ลืม ๆ จำอะไรไม่ค่อยได้ทั้งที่งานเพิ่งผ่านไปไม่นาน ซึ่งจะไม่เหมือนการทำงานเป็นอย่าง ๆ ไป

ผลเสียของการทำงานแบบ Multitasking เมื่อเราสลับต้องสลับโฟกัสไปทำงานมากกว่า 1 อย่างในช่วงเวลาเดียวกัน สมองของเราจะทำงานหนักขึ้นในช่วงเวลาสั้น ๆ ขาดความสามารถในการทำงานทั้งสองอย่างให้สำเร็จอย่างสมบูรณ์ ความสามารถในการแยกแยะข้อมูลที่เกี่ยวข้องและไม่เกี่ยวข้องออกจากกันก็น้อยลงด้วย มีปัญหาในการจัดระบบระเบียบความคิดหลังจากที่สลับไปทำงานอย่างอื่น เมื่อเราไม่สามารถจัดระบบความคิดให้เป็นระเบียบได้ เอารายละเอียดของงานชิ้นที่ 2 ไปปนกับงานชิ้นแรก และเอารายละเอียดของงานชิ้นแรกไปปนกับงานชิ้นที่ 2 สลับไปสลับมา เมื่อมีสิ่งไม่จำเป็นแทรกเข้ามาในกระบวนการทำงานมากขึ้น การทำงานก็จะช้าลง และสมองเราจะเริ่มรวน สับสน

ดังนั้น การที่เราต้องสลับโฟกัสของสมองเพื่อทำงานอื่น ๆ ไปพร้อมกันในช่วงเวลาสั้น ๆ ทำให้สมองต้องปรับการจดจ่อใหม่ทุกครั้ง ซึ่งมันต้องใช้เวลาและพลังงานอย่างมากในการปรับเปลี่ยนโฟกัสเมื่อเราสลับไปทำงานชิ้นอื่น ซึ่งกว่าสมองจะจดจ่อไปลงตัว มันก็กินเวลามากกว่าการเลือกจดจ่อกับงานใดงานหนึ่งไปทีละอย่างด้วยซ้ำไป การทำงานแบบ Multitasking จึงทำให้ประสิทธิภาพในการทำงานโดยรวมลดลงถึง 40 เปอร์เซ็นต์ ทำงานได้ช้าลงและสมองก็สับสนปรวนแปร ซึ่งอาจทำให้เรามีความเสี่ยงที่จะเกิดความเครียดสะสมจากการต้องรับมือกับหลายงานพร้อมกัน และงานแต่ละอย่างก็ไม่เสร็จสักที

Multitasking เลิกได้เลิก ทำหลายอย่างที่อาจพังทุกอย่าง
จากเหตุผลดังที่กล่าวมาแล้วข้างต้น จะเห็นว่าการทำงานแบบ Multitasking นั้นไม่ดีต่อสมองของเราในระยะยาว เมื่อเราทำให้สมองต้องเหนื่อยล้าจากการพยายามจะโฟกัสกับงานหลาย ๆ อย่างที่สลับทำไปมา คนที่ทำงานในลักษณะของ Multitasking มาเป็นเวลานาน ประสิทธิภาพในการทำงานของสมองจึงลดลงด้วย แม้เมื่อจดจ่อกับงานเพียงงานเดียวก็ตาม จากการที่สมองเคยต้องใช้เวลาเพื่อจดจ่อกับงานชิ้นหนึ่ง ๆ นานขึ้น หลายคนจึงรู้สึกว่าตนเองทำงานเท่าไรงานก็ไม่คืบหน้าเลย แม้ว่าจะพยายามงมกับมันมานานแล้วก็ตาม เพราะสมาธิไม่จดจ่อกับงานนั่นเอง

ต่างจากการเลือกทำงานให้เสร็จเป็นอย่าง ๆ ไป สมองจะจดจ่อกับงานชิ้นนั้น ๆ ได้อย่างเต็มที่ งานได้คุณภาพและเสร็จเร็วขึ้นด้วย ดังนั้น สร้างสมาธิของตนเองให้จดจ่ออยู่กับการทำงานเพียงอย่างเดียว จะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานได้มากกว่าการทำหลาย ๆ อย่างพร้อมกัน เพราะสมองจะสามารถจัดการตัวเองได้ดีกว่า

ดังนั้น เพื่อให้มีสมาธิในการทำงานดีขึ้นและมีประสิทธิภาพมากขึ้น เราจึงควรหลีกเลี่ยงที่จะทำงานหลาย ๆ อย่างในเวลาเดียวกัน หากคุณเป็นคนที่มีงานที่ต้องรับผิดชอบอยู่ในมือหลายงาน ควรลงมือทำไปทีละอย่าง ให้เสร็จไปทีละชิ้นจะดีกว่า โดยใช้เทคนิคการจัดลำดับความสำคัญของงานเข้ามาช่วย โดยอาจเริ่มจากการทำ To Do List สำหรับบริหารจัดการเวลาในการทำงานต่าง ๆ หรือจะใช้ ตารางไอเซนฮาวร์ เป็นเครื่องมือที่ใช้ในการบริหารจัดการงานในแต่ละวันก็ได้

นอกจากนี้ ต้องไม่ลืมประเด็นสำคัญในการทำงานแบบที่ “จดจ่อไปทีละอย่าง” ด้วย เพื่อไม่ให้สมองต้องใช้ทั้งเวลาและพลังงานในการพะว้าพะวังกับงานส่วนอื่น ๆ การบริหารจัดการการทำงานจึงมีความสำคัญมากในส่วนนี้ To Do List ที่ถูกลิสต์ไว้จะทำให้เรารู้วัน ๆ เราต้องทำอะไรบ้าง มีงานอะไรที่ต้องทำให้เสร็จ ส่วนตารางไอเซนฮาวร์ก็จะช่วยให้เรารู้ลำดับว่าควรจัดการงานชิ้นไหนก่อนหลัง ชิ้นแรกต้องเสร็จก่อน ถึงจะค่อยทำชิ้นที่ 2 และ 3 ตามความสำคัญและความเร่งด่วน เราไม่จำเป็นต้องเอางานหลาย ๆ อย่าง มาสลับกันทำให้เสร็จภายในเวลาที่ใกล้เคียงกัน

หากคุณเป็นคนประเภทที่มีปัญหาในการสร้างสมาธิให้จดจ่ออยู่กับงาน คุณอาจจะต้องปรับเปลี่ยนพฤติกรรมของตนเองสักเล็กน้อยเพื่อให้ตนเองสามารถทำงานได้อย่างมีสมาธิและไม่วอกแวกไปทำอย่างอื่นแทรกในระหว่างที่กำลังทำงานชิ้นหนึ่งให้เสร็จ ไม่ว่าจะเป็นเทคนิคที่ช่วยให้จดจ่อกับงาน เทคนิคการบริหารจัดการเวลาให้ได้ประโยชน์สูงสุด เทคนิคสร้าง productive ต่าง ๆ ลองเอามาปรับใช้ในแบบที่เหมาะกับตัวเอง โดยต้องไม่ลืมเด็ดขาดว่าให้โฟกัสกับงานไปทีละอย่างเท่านั้น

แต่ก็ไม่ได้หมายความว่าคุณจะต้องทำกิจกรรมทีละอย่างเสมอไป มีหลายกิจกรรมที่เราสามารถ Multitasking ร่วมกันได้ เพียงแต่ต้องรู้จักจับคู่กิจกรรมให้ถูก วิธีง่าย ๆ คือ อย่าจับคู่งานที่ต้องอาศัยสมาธิจดจ่อด้วยกันทั้งคู่เข้าไว้ด้วยกัน หากมีงานหนึ่งที่ต้องอาศัยสมาธิแล้ว อีกงานหนึ่งให้เน้นไปที่งานที่ใช้กำลังมากกว่า เช่น การฟังเพลง (ให้รู้เรื่อง) ไปพร้อม ๆ กับการออกกำลังกาย การดูหนัง (ให้รู้เรื่อง) ระหว่างพับผ้า การเปิดลำโพงคุยโทรศัพท์กับเพื่อนในขณะถูบ้าน เพราะการเลือกงานที่ต้องใช้ความคิดและสมาธิเพียงงานเดียว จะทำให้สมองของเราไม่ต้องสูญเสียเวลาและพลังงานในการสร้างสมาธิเพื่อจดจ่อกับงานที่สลับไปสลับมามากนัก

หรือถ้าหากคุณจำเป็นที่จะต้องฝึก Multitasking จริง ๆ คุณสามารถพัฒนา Multitasking Skill ได้ด้วยการทำให้มันเป็นระบบระเบียบและยังคงเน้นการทำให้เสร็จไปทีละอย่าง สามารถทำได้คือ

• จัดลำดับความสำคัญและวางแผนการทำงาน ทำให้จบไปทีละอย่าง
• ตั้งเป้าหมายที่เป็นไปได้ ง่ายต่อการทำให้สำเร็จ
• ทำ To Do List เพื่อให้รู้ว่าต้องทำอะไรบ้าง และเช็กลิสต์ไปทีละอย่าง
• จัดระเบียบข้าวของที่เกี่ยวข้องกับการทำงานให้เรียบร้อย ให้หาและหยิบใช้งานได้ง่าย
• อย่าทำงานแบบมาราธอน ควรมีช่วงเวลาสำหรับพักเบรก เมื่อเริ่มเพลียแล้วก็อย่าฝืนทำ เบรกก่อนค่อยเริ่มใหม่
• หลีกเลี่ยงจากสิ่งที่รบกวนสมาธิ