รวม 5 วิธีทำงานให้เกิดประสิทธิภาพ โดย “อีลอน มัสก์”

เคยไหม เวลาทำงานในแต่ละวันมักจะเต็มไปด้วยความยุ่งยาก แถมตารางงานแน่นตลอดเวลา แต่ในความเป็นจริงแล้วคนที่ประสบความสำเร็จในชีวิต เขามีการจัดระเบียบชีวิตเพื่อให้การทำงานเป็นไปตามเป้าที่กำหนดไว้

เราไปดูกันว่า 5 วิธีการทำงานที่ช่วยให้เกิดประสิทธิภาพสูงสุด และผ่านการรับรองจาก 5 บุคคลในระดับโลกมีอะไรกันบ้าง

1. แก้ปัญหาด้วยหลัก first principles thinking

first principles คือการหาความจริงอย่างเป็นระบบ ผ่านการคิดเพื่อย้อนกลับไปหารากฐานที่เป็นแก่นของปัญหาที่เรากำลังเผชิญอยู่ ซึ่งเป็นวิธีที่ผู้สร้างนวัตกรรมจากอดีตจนถึงปัจจุบัน ตั้งแต่ Aristotle, Thomas Edison หรือ Nikola Tesla ใช้กันมาโดยตลอด แน่นอนว่า รวมถึงอัจฉริยะแห่งยุคอย่าง Elon Musk ด้วย ในบทสัมภาษณ์ กับ Kevin Rose foundatiion.kr นั้น Musk อธิบายหลักการนี้ในแบบของตัวเองว่า

“ผมว่าการหาเหตุและผลจากหลักการ first principles จำเป็นกว่าการหาเหตุและผลจากการเปรียบเทียบ (analogy)”

เพราะปกติ เรามักใช้หลักเหตุผลผ่านการเปรียบเทียบจากสิ่งที่เกิดขึ้นแล้ว หรือสิ่งที่คนอื่นกำลังทำ แต่ first principles ทุกอย่างจะถูกสกัดทิ้งจนเหลือแค่รากฐานของความจริง จากนั้น จึงค่อยๆสร้างเหตุผลขึ้นจากรากฐานนั้น

Musk อธิบายต่อว่าการคิดแบบนี้เป็นเรื่องยากและต้องใช้พลังอย่างมาก แต่หากทำได้ มันก็จะนำไปสู่สิ่งใหม่ๆ เหมือนที่เขาคิดสร้างจรวดให้กับ SpaceX ขึ้นมาเอง หลังถูกหน่วยงานในรัสเซียปฏิเสธจะขายจรวดให้

Musk ย้อนกลับไปยังจุดตั้งต้น ว่าการจะสร้างจรวดขึ้นมา มีองค์ประกอบอะไรบ้าง และค่อยๆต่อยอดไป โดยไม่คิดถึงจรวดรุ่นก่อนๆที่มีการใช้งานกัน

ผลลัพธ์คือ SpaceX ใช้ต้นทุนในการสร้างจรวดเพียงร้อยละ 2 ของจรวดที่มีการสร้างกันก่อนหน้าเท่านั้น

ในการพูดคุยกับ Chris Anderson จาก TED นั้น Musk ยังแบ่งกระบวนการคิดแบบนี้ออกเป็น 3 ขั้นตอนง่ายๆคือ

• ขั้นแรก ระบุและกำหนดสมมติฐานปัจจุบัน
• ขั้นสอง ค่อยๆสกัดมันออกจนกระทั่งเหลือแค่รากฐาน
• ขั้นสาม หาคำตอบใหม่จากรากฐานนั้น

2. ลงมือปฏิบัติด้วย Ivy Lee Method

Ivy Lee บิดาแห่งการประชาสัมพันธ์สมัยใหม่ ที่นิยมการประชาสัมพันธ์ ว่าไม่ใช่แค่ “เขียน” แต่ต้องเพิ่มการวิเคราะห์ วิจัย ในบริบทต่างๆประกอบด้วย เพื่อให้ “สาร” เกิดผลตามแผนหรือกลยุทธ์ที่วางไว้

ขณะที่ Ivy Lee Method ก็เป็นกลยุทธ์เพื่อให้สามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ ซึ่งเป็นที่ยอมรับมานานกว่าหนึ่งศตวรรษ ด้วยการใส่ใจในสิ่งสำคัญที่สุดเป็นอันดับแรกในแต่ละวัน

“ผมขอให้ทุกท่านเริ่มต้นที่หมายเลขหนึ่ง และอย่าแม้แต่จะคิดถึงหมายเลขสอง จนกว่าจะบรรลุเป้าหมายหมายเลขหนึ่งแล้ว”

Lee ใช้วิธีนี้พลิกฟื้นกิจการของ Bethlehem Steel Corporation กระทั่งเติบโตมาเป็นผู้ผลิตเหล็กกล้าอันดับสองของสหรัฐในเวลาต่อมา

และนี่คือหกขั้นตอนพื้นฐาน ในการปฏิบัติตาม Ivy Lee Method

• ขั้นที่ 1 กำหนดวิสัยทัศน์ เป้าหมาย และวัตถุประสงค์ของคุณ จะเป็นเรื่องชีวิต การทำธุรกิจ สุขภาพ ฯลฯ ให้ชัดเจน
• ขั้นที่ 2 ทุกเย็น (หรือหลังเสร็จภารกิจในแต่ละวัน) ให้ลิสต์สิ่งสำคัญที่ต้องทำในวันรุ่งขึ้น เพื่อการบรรลุวิสัยทัศน์ เป้าหมาย และวัตถุประสงค์ จำนวนหกข้อ
• ขั้นที่ 3 จัดอันดับ และเรียงลำดับความสำคัญของลิสต์สิ่งที่ต้องทำทั้งหกข้อนั้น
• ขั้นที่ 4 ทุกเช้า ให้เริ่มต้นวันด้วยการทำสิ่งสำคัญที่สุดในลิสต์นั้น “จนเสร็จ”
• ขั้นที่ 5 จากนั้น ทยอยทำสิ่งที่สำคัญรองลงมา ตามลำดับ “โดยไม่มีการข้ามขั้น” หากจบวันยังไม่ครบทั้งหกข้อ ให้โยกข้อที่เหลือไปใส่ไว้ในลิสต์ของวันรุ่งขึ้น
• ขั้นที่ 6 ปฏิบัติตามหลักการนี้ทุกวัน

3. ปรับตารางงานตาม “พลังของคุณ”

Dr. Loehr คือนักจิตวิทยาระดับโลก ผู้มาพร้อมกับแนวคิดระบบฝึกฝนให้คุณรู้จักบริหารจัดการ “พลังงาน” ในตัวคุณ นอกจากหนังสือระดับเบสต์เซลเลอร์ อย่าง The Power of Full Engagement และเล่มอื่นๆแล้ว

Dr. Loehr ยังเป็นนักเขียนและนักพูดรับเชิญให้กับสื่อชั้นนำมากมาย รวมถึงบทบาทผู้ก่อตั้งสถาบันฝึกสอน Johnson & Johnson Human Performance Institute ด้วย

“พลังงานต่างหากที่เป็นขุมทรัพย์พื้นฐานของการทำงานอย่างมีประสิทธิภาพ – ไม่ใช่เวลา” คือสิ่งที่ Dr. Loehr กล่าวไว้ ซึ่งขัดต่อแนวคิดเดิมๆของผู้คนจำนวนมากที่เชื่อว่า เวลาคือเรื่องสำคัญที่สุด

Dr. Loehr เชื่อว่าในแต่ละวันจะมีช่วงเวลาที่เรามีพลังงานมากพอจะทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพกว่าคนอื่นๆ และหลักการเพื่อทำงานให้น้อยแต่มีประสิทธิภาพ คือการกำหนดตารางเวลาต่างๆ ตามระดับพลังงานของคุณ ไม่ใช่เวลาตามเข็มนาฬิกา คำแนะนำจาก Dr. Loehr คือใน 3 วันจากนี้ ให้ลองบันทึกสั้นๆว่าช่วงเวลาไหนของวัน คือช่วงที่คุณมีพลังงานเต็มเปี่ยม และช่วงไหนที่คุณอ่อนล้าที่สุด

จากนั้นให้เริ่มกำหนดตารางเวลาใหม่ โดยวางงานสำคัญหรืองานที่ต้องใช้ความคิดสร้างสรรค์ไว้ในช่วงที่คุณมีพลังงานเต็มเปี่ยม ส่วนงานที่มีความสำคัญน้อย หรือไม่ต้องใช้ความคิดมาก ให้ใส่ไว้ช่วงที่คุณเริ่มอ่อนแรงแทน

4. จัดการเวลาแบบ Time Blocking

Time Blocking Method คือวิธีการกำหนดสิ่งที่จะทำงานในแต่ละวันล่วงหน้าแบบล็อกไว้เลยว่าจะทำอะไรตอนไหน ใช้เวลานานแค่ไหน เป็นวิธีที่ใช้กันอย่างแพร่หลายในหมู่นักธุรกิจและผู้ประกอบการชั้นนำ ตั้งแต่ Elon Musk, Bill Gates รวมถึง Cal Newport ผู้เขียนหนังสือ Deep Work : Rules for focussed success in a distracted world หากจำกันได้ว่าตารางเวลาในหนึ่งวันของ Elon Musk จะเห็นว่า Musk ใช้เวลากับการทานอาหารมื้อเที่ยงแค่ 5 นาที นั่นเพราะเขาเป็นคนกำหนดเอง ไม่ใช่ถูกเร่งจนต้องรีบทานให้หมด เขายังใช้วิธีนี้กำหนดระยะเวลาในการทำอย่างอื่นด้วย เช่นอ่านอีเมล หรือประชุม นั่นทำให้ ทั้ง 24 ชั่วโมงของเขา ไม่มีช่วงไหนที่ “สูญเปล่า”

Newport เป็นอีกคนที่หนุนเรื่องการใช้วิธีนี้แบ่งสรรเวลา เพราะเชื่อว่าประสิทธิภาพของงานเกิดจากประสิทธิภาพของการจัดตารางเวลา คนที่ดูเหมือนชีวิตยุ่ง เพราะจัดการเวลาไม่เป็น และมักไปให้ความสำคัญกับ task จิปาถะจนเกินไป

สำหรับ 3 ขั้นตอนพื้นฐานในการจัดตารางแบบ Time Blocking คือ

ตีเส้นแบ่งกระดาษที่จะใช้กำหนดตารางเวลาออกเป็นสองส่วน ฝั่งซ้ายให้ตีเส้นเป็นบล็อกว่าจะแบ่งออกเป็นทุกหนึ่งชั่วโมง หรือทุก 5 นาทีตามต้องการ ประมาณว่าคุณต้องใช้เวลาเท่าไหร่ในการทำงานนั้นให้เสร็จ จากนั้นเขียนงานที่ต้องทำลงในฝั่งซ้ายของตาราง ตามลำดับ ส่วนฝั่งขวานั้นเป็นช่องสำหรับโน้ตหรือเขียนข้อความกำหนดใดๆที่เกี่ยวข้องกับงาน เพิ่มช่วงเวลาพิเศษ ที่เรียกว่า buffer time ลงไปคั่นในตารางเหล่านั้น เพื่อให้คุณสามารถปรับเปลี่ยน หรือเตรียมพร้อมสำหรับกิจกรรมอื่นๆที่แทรกเข้ามา

ปัจจุบัน ในสมาร์ทโฟนและแล็ปท็อป ก็มีแอพสำหรับช่วยบริหารเวลาแบบ Time Blocking ให้เลือกใช้มากมาย เช่น Toggl, PomoDone, Week Plan หรือ Plan

5. “หยุดเมื่อต้องหยุด”

การหยุดหรือละจากเป้าหมาย เป็นอีกวิธีในการทำงานอย่างมีประสิทธิภาพ ปรมาจารย์ด้านมาร์เก็ตติ้ง Seth Godin เชื่อว่าผู้ชนะตัวจริงในสนามแข่งขันนั้น ต้องรู้ด้วยว่าจะวางมือจากเรื่องไหน อย่างถูกที่และถูกเวลา เฉพาะอย่างยิ่งเมื่อเห็นแล้วว่าฝืนทำต่อไปก็ไม่เกิดประโยชน์ หรือไม่คุ้มค่า เพื่อนำเวลา พลังงาน และทรัพยากร ที่มีไปใช้กับเป้าหมายที่ให้ผลตอบแทนมากกว่า

หลักการในการสังเกตว่าเมื่อไหร่ที่ควรหยุด เมื่อไหร่ที่ควรเดินหน้าต่อ ก็คือให้คอยหมั่นสังเกตถึงสิ่งที่ทำและเป้าหมายของคุณ หากรู้สึกว่าเมื่อเวลาผ่านไป ความคุ้มค่าจากการบรรลุงานนั้นเริ่มลดลง จนไม่เหมาะที่จะฝืนต่อแล้ว ก็ควรที่จะพิจารณา cut loss