เทคนิคการบริหารเวลาในการทำงาน

คนเราทุกคนวันหนึ่งมีเวลาเท่ากันคือยี่สิบสี่ชั่วโมงเท่านั้น เพียงแต่ว่าเราสามารถใช้ยี่สิบสี่ชั่วโมงทำให้เกิดประโยชน์แก่เรา แก่งาน แก่ที่ทำงานได้มากน้อยแค่ไหน การบริหารเวลาคือการที่เราจะจัดการสิ่งต่าง ๆ ภายในเวลาที่มีอยู่ให้สำเร็จลุล่วงไปได้ด้วยดี แต่ใช้เวลาให้น้อยที่สุดและก็ให้มีประสิทธิภาพมากที่สุด ความหมายของการบริหารเวลาสำคัญอย่างไร คือถ้าเราบริหารเวลาที่มีอยู่ภายใต้เวลาจำกัดนี้ให้ดีก็จะทำให้เรามีเวลาเหลือมากขึ้น ซึ่งเวลาเหลือมากขึ้นเราก็สามารถเอาไปทำกิจกรรมที่เราพอใจหรือเพื่อการพักผ่อนหย่อนใจได้มากขึ้น ทำให้เราพบความสำเร็จที่เราต้องการได้มากขึ้น เป็นการลดความเครียดและความวิตกกังวลเพราะว่าเวลาที่เราทำงานไม่เสร็จมีงานค้าง ๆ มาก ก็จะเริ่มเกิดความเครียด ความวิตกกังวล เราใช้เวลาให้มีประโยชน์ใช้เวลาทำงานได้อย่างมีเป้าหมายมีแผนก็จะทำให้เรารู้สึกว่าเราไม่ได้เสียเวลาไปโดยเปล่าประโยชน์ เป็นเรื่องของความสำคัญของการบริหารเวลา

เราจะตั้งต้นกับวิธีการบริหารเวลา
1. เกิดจากการที่เราขาดการวางแผนว่าจะทำอะไร ที่ไหน เมื่อไหร่ อย่างไร ถ้าเราไม่มีการวางแผนก็ไม่สามารถที่จะทำงานได้ดี

2. เกิดจากการผลัดวันประกันพรุ่ง เพราะมีหลาย ๆ คนชอบวันนี้แค่นี้ก่อน อันนี้เอาไว้ทำพรุ่งนี้ มะรืนนี้ อะไรแบบนี้ คือถ้ายังมีการผลัดวันประกันพรุ่งอยู่เรื่อย ๆ เป็นที่เชื่อใจได้เลยว่างานจะไม่เสร็จตามเป้าหมายและแผนงานแน่นอน

3. เกิดจากความวุ่นวายในการทำงาน เพราะว่าถ้าเราไม่ได้จัดลำดับความสำคัญของงาน หรือว่าทำงานหลายอย่างที่มันไม่เหมือนกันหรือว่ามีการสื่อความหมายที่ถูกต้อง พูดกันสั้น ๆ เกินไป ไม่ชัดเจน หรือพูดเยอะเกินไป ก็ทำให้เสียเวลาเหมือนกัน

4. ปัญหาที่เกิดจากการเล่นมากเกินไป คือบางครั้งบางคนก็อาจจะเผลอตัวลืมตัวไป เช่น โทรศัพท์คุยก็คุยเรื่องอะไรต่ออะไร โดยลืมไปว่าจุดประสงค์ที่โทรศัพท์มาจะคุยเรื่องอะไร

5. เป็นปัญหาที่เกิดจากเราใช้เวลากับการทำงานบนกระดาษมากเกินไป เช่น ใช้เวลาอ่านเอกสารนานมาก แต่ว่าอ่านแล้วไม่รู้เรื่องหรือว่าบันทึกสิ่งต่าง ๆ ที่จริง ๆ แล้วไม่เป็นประโยชน์ในการบันทึก ทำให้เราเสียเวลาไป

หัวใจสำคัญของการบริหารเวลามี 2 เรื่องใหญ่ ๆ

1. เราต้องเรียนรู้ที่จะจัดลำดับความสำคัญว่างานไหนควรจะทำก่อนงานไหนควรจะทำหลัง

2. เรียนรู้ที่จะมอบหมายงานคือ คนเราไม่ได้เก่งไปทุกอย่าง เราจะต้องทำงานด้วยตัวเราเองบ้าง ให้คนอื่นทำบ้าง หรือว่าถ้าเราเป็นหัวหน้างาน เราก็ต้องรู้จักที่จะมอบหมายงานไปให้คนนี้ทำตามความสามารถตามความถนัด

หลักเบื้องต้นในการบริหารเวลา มี 10 ข้อ
1. การเริ่มต้นที่ดี มีความสำเร็จเกินกว่าครึ่งแล้ว เราคงจะเคยได้ยินว่าเริ่มต้นดีมีชัยไปกว่าครึ่ง ถ้าวันไหนเราเริ่มต้นทำงานไปได้ด้วยดีก็ถือว่างานสำเร็จได้ไปเกินครึ่งแล้ว

2. ให้พิจารณาให้แน่นอนว่าอะไรที่สำคัญ เพื่อป้องกันไม่ให้ไปเสียเวลาในเรื่องที่ไม่สำคัญ ๆ จงเลือกทำสิ่งที่สำคัญ ๆ ก่อน และบางครั้งเราก็ต้องกล้าที่จะปฏิเสธ ที่คนมาขอให้เราทำโน่นทำนี่ ทั้ง ๆ ที่มันอาจจะไม่เกิดประโยชน์ไม่สำคัญ ต้องกล้าปฏิเสธต้องใจแข็งปฏิเสธไป

3. ต้องมีการตั้งเป้าหมาย อาจจะมีทั้งเรื่องส่วนตัวเรื่องงาน กำหนดเวลาว่าในแต่ละสัปดาห์แต่ละเดือนแต่ละปีจะทำอะไรบ้าง

4. กำหนดเกณฑ์ในการใช้เวลาในการทำกิจกรรมแต่ละอย่าง เช่น โทรศัพท์ รับแขก รับประทานอาหาร ประชุม ใช้เวลาประมาณเท่าไหร่ถ้าหากว่ามันจะเกินเวลาแล้วต้องหาวิธีการคุมให้อยู่ในเวลาที่เรากำหนด

5. การวางแผนประจำ กำหนดให้ชัดเจนในแต่ละวัน เราจะทำอะไรบ้าง จะต้องมีการจัดลำดับความสำคัญด้วย

6. ใช้ชีวิตอย่างสมดุล ข้อนี้เป็นเรื่องสำคัญต้องสมดุลทั้งเวลาทำงาน เวลาพักผ่อน นอนหลับ เวลาพักผ่อนหย่อนใจ เพื่อความบันเทิงรื่นรมย์ เพื่อสุนทรียในชีวิต

7. การจัดลำดับความสำคัญของงาน ต้องจัดให้ชัดเจนว่า อันไหนงานด่วน ด่วนมาก ด่วนปานกลาง ด่วนน้อย จัดลำดับให้ได้จะได้ไม่ต้องใช้เวลาในการทำอะไรให้มันมากเกินไป

8. ให้ลงมือทำงานที่ยากเสียก่อน พอเราทำงานที่ยากเสร็จมันจะเกิดกำลังใจจะช่วยให้เราทำงานที่ยากน้อยลงไปได้เสร็จรวดเร็วขึ้น

9. การมอบหมายงาน เป็นเรื่องที่ให้คนอื่นมาช่วยจะทำให้เรา มีเวลาไปทำงานอื่นที่สำคัญ ๆ เพิ่มมากขึ้น

10. ทำงานให้สำเร็จเป็นชิ้นเป็นอัน ทำให้เราสามารถที่จะไปทำงานชิ้นอื่นได้เป็นชิ้น ๆ ไป เป็นการจัดลำดับงานที่เราจะทำให้ดียิ่งขึ้นไป

เทคนิคในการบริหารเวลา
1. ให้ไปถึงที่ทำงานแต่เช้า จะทำให้เรามีเวลาที่จะเตรียมการอะไรได้ดี มีสมาธิที่จะทำอะไรได้ดีขึ้น แล้วก็ได้เวลาที่ทำงานมากขึ้นด้วย

2. เขียนสิ่งที่ต้องทำในบันทึก พร้อมกับจัดสรรเวลาแล้วก็จัดลำดับความสำคัญของกิจกรรมไปด้วย และระบุเวลาไปว่าจะทำอะไร ซักเท่าไหร่ อาจจะเป็นในช่วงแรก ๆ ของคนที่ยังไม่ค่อยคุ้นเคยกับการบริหารเวลา แต่ถ้าใครที่คุ้นเคยแล้วอาจจะไม่ต้องบันทึกก็ได้ แต่ถ้างานเยอะมากก็น่าจะบันทึกว่าวันนี้เราจะต้องทำอะไรบ้าง จะช่วยให้เราทำงานในเวลาที่มีจำกัดได้ดีขึ้น

3. จัดโต๊ะทำงานให้เป็นระเบียบ เราจะหยิบของหยิบอะไรมาใช้ได้รวดเร็ว รู้ว่าของอยู่ตรงตำแหน่งนี้หยิบปั๊บได้เลย ถ้าโต๊ะทำงานไม่เป็นระเบียบ ปากกาอยู่ไหนเนี่ย คัตเตอร์อยู่ไหน ยาลบคำผิดอยู่ไหน ถ้าเราจัดโต๊ะทำงานให้เป็นระเบียบก็จะหยิบของมาใช้ได้เร็วขึ้น

4. ลดจำนวนครั้งในการประชุม เรื่องประชุมนี่เป็นเรื่องที่จริง ๆ แล้วหลีกเลี่ยงยาก แล้วเป็นเรื่องที่บางครั้งเสียเวลามาก ถ้าประธานที่ประชุมไม่คุมเวลาให้ดีท่านที่เป็นหัวหน้างานต้องให้ความสำคัญอย่างมาก ว่ามันไม่ได้กินเวลาเฉพาะของท่านมันกินเวลาผู้ร่วมประชุมของลูกน้องท่านด้วย ต้องพยายามใช้เวลาประชุมให้น้อยที่สุด แต่เกิดประสิทธิภาพมากที่สุด ถ้าประเด็นที่ไม่เกี่ยวกับการประชุมต้องไม่เอามาพูด

5. การแบ่งงานออกเป็นส่วน ๆ คืองานบางครั้งที่มันเป็นงานชิ้นใหญ่ จำเป็นจะต้องแบ่งออกเป็นส่วนย่อย ๆ แล้วก็แบ่งออกไปให้คนอื่น ๆ ทำด้วย จะช่วยให้การทำงานนั้นมันมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น

6.เริ่มลงมือทำทันทีอย่ามัวแต่จด ๆ จ้อง ๆ เมื่อพร้อมแล้วให้ลงมือทำทันทีและอย่าเพิ่งไปหวังว่างานจะต้องสมบูรณ์พร้อม ทำครั้งเดียวร้อยเปอร์เซ็นต์ แต่ให้เริ่มลงมือทำให้เร็วที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้

7. การใช้เทคโนโลยีมาช่วย ปัจจุบันเป็นยุคที่มีเทคโนโลยีหลาย ๆ อย่างเข้ามาช่วยในการทำงานมากมายไม่ว่าจะเป็น เครื่องคอมพิวเตอร์ โทรศัพท์ โทรสารอีเมล์ แม้แต่เรื่องของการใช้บัตรเครดิต ก็ช่วยให้เราใช้เวลาได้ง่ายขึ้นเพราะว่าไม่ต้องไปหาเงินสดมาจ่ายโน้นจ่ายนี่ การใช้บัตรเครดิตช่วยอำนายความสะดวกมากยิ่งขึ้นแต่ว่าต้องใช้ให้พอเหมาะ

8. ให้ใช้หูแทนตาเพื่อประหยัดเวลา คือในชีวิตของเราจำเป็นจะต้องรับรู้ข่าวสารทั่ว ๆ ไปด้วย ถ้าเรามัวที่จะคอยดูโทรทัศน์เป็นหลักหรือคอยอ่านโน้นอ่านนี้ถ้าเราไม่มีเวลามันก็กินเวลาไปเยอะ ฉะนั้นควรให้ใช้วิธีฟังวิทยุแทนเอาบ้างในบางครั้งเท่าที่เวลาจำกัด การฟังวิทยุนี่ก็เป็นการรับข้อมูลข่าวสารที่ดีอีกประการหนึ่งในขณะที่เราก็สามารถที่จะทำงานอื่นได้ด้วย

9. การใช้เวลาระหว่างที่เรารอคอยให้เกิดประโยชน์อย่างเช่นเราไปรอรับเพื่อน รอใคร ไปโรงพยาบาลไปรอหมอ ในระหว่างนั้นเป็นชั่วโมง ถ้าเรามีงานอะไรเป็นงานที่ไม่ยากนักแล้วเราพกติดตัวไปด้วย ก็สามารถที่จะเอาขึ้นมาทำได้ หรืออ่านหนังสือที่ชอบ ก็จะเป็นการใช้เวลาให้เกิดประโยชน์

10. เป็นเรื่องของการจับจ่ายซื้อของ ควรจะซื้อของให้เป็นจำนวนมากพอสมควร ไม่ใช่ว่าจะใช้นิดหนึ่งไปซื้อหน่อยนึง พอจะใช้อีกทีไปซื้ออีกแล้วอย่างนี้เสียเวลา คือถ้าเราคิดว่าในเดือนหนึ่งเราจะต้องใช้ของชิ้นนี้จำนวนเท่านี้ ก็ซื้อซะทีเดียวเลยให้มันพอใช้ทั้งเดือนจะได้ไม่ต้องไปเสียเวลา เพราะว่าการไปซื้อของแต่ละครั้งบางทีกินเวลาไปสองสามชั่วโมง

11. การมีมนุษยสัมพันธ์ที่ดี ทำให้ได้รับความร่วมมือจากคนโน้นคนนี้มาช่วยเหลืองาน มาช่วยแบ่งเบาภาระงาน จะทำให้เราสามารถที่จะปลีกเวลาไปทำงาน

อย่างอื่นที่ที่มีความสำคัญได้ดีขึ้น การที่เราสามารถมอบหมายงานให้คนอื่นทำจะเป็นการประหยัดเวลาในการทำงาน เป็นเทคนิคบางประการในเรื่องของการบริหารเวลาที่มีอยู่อย่างจำกัดให้เกิดประโยชน์มากที่สุดแล้วเราก็จะได้มีเวลาพักผ่อน ทำอย่างอื่นให้ชีวิตเกิดความสมดุล ไม่ได้ทำงานเสียอย่างเดียวโดยที่ชีวิตแทบจะไม่ได้ทำอย่างอื่นเลย

โดย...นายสิรภพ ใจสุภาพ
หัวหน้าฝ่ายพัฒนาสื่อและเทคโนโลยีการฝึกอบรม
สำนักการศึกษาต่อเนื่อง มหาวิทยาลัยสุโขทัยธรรมาธิราช
(เรียบเรียงเนื้อหาจากบทวิทยุกระจายเสียง ปี 2553)

นางสาวเยาวลักษณ์ ศิริสุวรรณ ผู้เรียบเรียง
(เรียบเรียงเนื้อหาจากบทวิทยุกระจายเสียง ปี 2553)