เทคนิคการกรอกใบสมัครงาน

ข้อผิดพลาดในการเขียนใบสมัครงาน

เป็นที่น่าเสียดายว่า ในปัจจุบันผู้สมัครงาน จำนวนมากยังไม่ให้ความสำคัญในการเขียนใบสมัคร หรือไม่ปฏิบัติตามข้อแนะนำที่กำหนดไว้ในใบสมัคร ทำให้พลาดโอกาสสูญเสียเวลาและค่าใช้จ่ายในการสมัครงานไปโดยเปล่าประโยชน์ จึงขอกล่าวถึงข้อผิดพลาดในการกรอกใบสมัครงานที่ทำให้ผู้สมัครต้องพลาดโอกาสที่จะได้รับการพิจารณาเข้าสัมภาษณ์หรือรับเข้าทำงาน ดังนี้

1. ลายมือของผู้สมัครงาน 
ลายมือของผู้สมัครงานสามารถบ่งบอกถึงหลายสิ่งหลายอย่างที่เกี่ยวกับผู้สมัครงาน เช่น ความรักสวยรักงาม ความเป็นระเบียบเรียบร้อย ฯลฯ ซึ่งในข้อนี้บริษัทมิได้พิจารณาว่าลายมือของผู้สมัครงานสวยหรือไม่ แต่จะพิจารณาว่าลายมือของผู้สมัครงานนั้นคนทั่วไปสามารถอ่านออกหรือไม่ ข้อแนะนำสำหรับเรื่องลายมือในการกรอกใบสมัครก็คือ ลายมือไม่จำเป็นต้องสวย หรือ ตัวบรรจง แต่ ขอให้เขียนให้อ่านง่าย ๆ เป็นระเบียบเว้นวรรคตอนให้ถูกต้องก็ใช้ได้ และที่สำคัญอย่าใช้เวลาในการกรอกใบสมัครนานเกินไป

2. การกรอกข้อมูล ข้อผิดพลาดส่วนใหญ่ เกิดจาก

- การกรอกข้อมูลไม่ครบถ้วนตามที่ใบสมัครกำหนด 

- การกรอกข้อมูลผิดพลาดจากจุดประสงค์ที่ใบสมัครต้องการทราบ

- การกรอกข้อมูลหรือเขียนข้อความผิด ๆ หรือมีการแก้ไขมาก

- กรณีการกรอกข้อมูลไม่ครบถ้วนนั้น โดยทั่วไปใบสมัครของบริษัทเกือบทุกแห่งมักมีข้อความที่ว่า"โปรดกรอกข้อความให้ครบถ้วน" แต่ในบางครั้งผู้สมัครงานนั้นไม่มีข้อมูลที่จะให้ในข้อนั้น ๆ เช่นข้อมูลเกี่ยวกับสถานะทางทหาร ผู้สมัครงานที่เป็นสตรีก็คงไม่มีข้อมูลนี้ให้กรอก หรือสถานะทางครอบครัว เกี่ยวกับคู่สมรสซึ่งบางคนยังโสด เป็นต้น วิธีการแก้ไขข้อผิดพลาดข้อนี้ก็คือข้อความใดในใบสมัครที่ผู้สมัครงานไม่มีข้อมูลจะให้ก็ควรเขียนเครื่องหมาย (-) ไว้ในช่องว่างนั้น เพื่อเป็นข้อบ่งชี้ให้เห็นว่าไม่ได้ ลืมเติม แต่ไม่มีข้อมูล ลักษณะนี้ก็เป็นการสื่อให้เห็นว่าผู้สมัครไม่ใช่คนประมาทเลินล่อและไม่มีเจตนาที่จะปกปิดข้อมูล

- ขอย้ำว่าการกรอกข้อมูลในใบสมัครงานไม่ครบถ้วนนั้น นอกจากผู้คัดเลือกจะเกิดทัศนคติที่ไม่ดีกับผู้สมัครแล้ว ยังทำให้ผู้สมัครงานพลาดโอกาสอีกด้วย เช่นข้อมูลเกี่ยวกับประวัติการศึกษา ผู้สมัครมักกรอกข้อมูลเฉพาะการศึกษาในช่วงก่อนการเข้าทำงานเท่านั้น แต่หารู้ไม่ว่าข้อมูลของการศึกษาใน เบื้องต้นก็มีส่วนทำให้ผู้สมัครงานมีโอกาสได้งานทำมากขึ้น เช่น บังเอิญจบจากสถานศึกษาที่ผู้สัมภาษณ์หรือผู้คัดเลือกเคยศึกษามาก่อนก็จะทำให้รู้สึกว่าผู้สมัครงานรายนี้เป็นพรรคพวกหรือเกิดทัศนคติที่ดี ทั้ง ๆ ที่ยังไม่เห็นผู้สมัครงานเลยก็ได้ แต่ถ้าผู้สมัครงานกรอกข้อมูลตกหล่นในส่วนที่เป็นสาระ สำคัญแล้ว โอกาสที่จะได้รับการพิจารณาก็แทบจะหมดไปเลย

- กรณีการกรอกข้อมูลผิดพลาดจากวัตถุประสงค์ของใบสมัคร การผิดพลาดเช่นนี้เป็นการผิดพลาดที่ทำให้เกิดการสื่อสารผิดเพี้ยนจากเจตนารมณ์ของผู้ต้องการข้อมูลและผู้ให้ข้อมูล บางครั้งก็ มองดูเป็นเรื่องตลกไป แต่บางครั้งก็ก่อให้เกิดความเสียหายแก่ผู้สมัครงานได้

- ตัวอย่างเช่น ในใบสมัครมีข้อความให้กรอกเกี่ยวกับสถานที่เกิดของผู้สมัครงาน โดยเขียนว่า สถานที่เกิด...ผู้สมัครก็กรอกข้อมูลว่า"ที่บ้าน"หรือ"โรงพยาบาล" ซึ่งถ้าดูโดยผิวเผินก็น่าจะไม่มีอะไร ผิดพลาด แต่แท้ที่จริงแล้ว บริษัทนั้นต้องการทราบว่า"เกิดที่จังหวัดอะไร" ครั้นผู้พิจารณาคัดเลือกเขา เห็นผู้สมัครกรอกข้อความว่า"ที่บ้าน" หรือ"โรงพยาบาล" ก็เลยทำให้คิดไปว่าอีกหน่อยก็คงมีคนกรอก ข้อความว่า"บนทางด่วน" "บนรถแท็กซี่" หรือ"บนเครื่องบิน" เพราะมารดาของผู้สมัครงานเดินทาง ไปโรงพยาบาลไม่ทัน บริษัทอาจมองว่าผู้สมัครงานนั้นไม่มีสามัญสำนึกและยิ่งผู้สมัครงานนั้นมีการ ศึกษาถึงระดับปริญญาตรี หรือปริญญาโทแล้ว แต่ยังกรอกใบสมัครเช่นนั้นจะให้ผู้คัดเลือกหรือผู้สัมภาษณ์พิจารณาผู้สมัครงานนั้นเป็นเช่นใด เพราะข้อมูลเหล่านั้นไม่ได้เอื้อประโยชน์อะไรเลย

- ตัวอย่างอีกแบบหนึ่งคือ การกรอกข้อมูลความรู้ความสามารถพิเศษผู้สมัครงานบางคนก็กรอก เล่นดนตรีไทย เป็นนักกีฬาฟุตบอล ขับรถยนต์ได้ เป็นต้น การกรอกข้อมูลในลักษณะนี้ก็คงไม่ได้เอื้อประโยชน์ต่อการทำงานเท่าใดนัก แต่ก็ไม่เกิดผลเสียหายต่อการพิจารณาของผู้คัดเลือกผู้สมัครงาน เช่นกัน ตัวอย่างเช่น ใบสมัครงานของผู้สมัครงานรายหนึ่งซึ่งจบนิติศาสตร์ เขากรอกข้อความในส่วนของความรู้ความสามารถพิเศษว่า พิมพ์ดีดได้ ใช้เครื่องโทรสารได้ การกรอกข้อมูล ลักษณะนี้แม้ว่าจะเป็นความจริง แต่ก็ไม่ถือว่าเป็นความสามารถพิเศษที่จะนำมาอวดอ้างได้ ไม่สมกับภูมิความรู้ของผู้ที่ได้รับการศึกษามาขนาดนี้ เพราะการใช้เครื่องโทรสารนี้เด็กจบประถมศึกษาปีที่ 6 หากนายจ้างฝึกวิธีใช้เพียง 3 ครั้ง เขาก็ทำได้คล่องแคล่วแล้ว หากผู้สมัครงานที่มีคุณวุฒิการศึกษาสูง แต่เขียนความรู้ความสามารถพิเศษเช่นนี้ก็อาจถูกมองว่าเป็นคนที่ไม่สามารถแยกแยะว่าอะไรเหมาะสมหรือไม่เหมาะสม หรือมีมาตรฐานในการทำงานที่ต่ำ ในทางตรงกันข้าม ถ้าผู้สมัครงานจบการศึกษาที่ต่ำ แต่สามารถใช้อุปกรณ์สำนักงานได้ถือว่ามีความสามารถพิเศษได้

-แนวทางแก้ไขในเรื่องนี้ก็คือการกรอกข้อมูลในหัวข้อใดที่ผู้สมัครงานอ่านแล้วไม่เข้าใจหรือไม่แน่ใจว่าต้องการให้กรอกข้อความว่าอย่างไร ขอให้ผู้สมัครงานสอบถามเจ้าหน้าที่ที่ทำหน้าที่ในการรับสมัคร ขอให้พิจารณากรอกเฉพาะข้อมูลที่เห็นว่าสมกับภูมิความรู้ จะทำให้ดูเป็นผู้มีความฉลาดและ ไหวพริบ

- การเขียนข้อความผิด ๆ กรณีนี้มองเป็นเรื่องเล็กๆ น้อย ๆ แต่ก็อาจก่อให้เกิดผลเสียที่ร้ายแรง และแสดงให้เห็นว่าผู้สมัครงานนั้นเป็นผู้ที่ขาดความละเอียดรอบคอบและยิ่งมีข้อผิดพลาดที่ไม่ได้รับการแก้ไขก่อนส่งใบสมัครด้วยแล้ว ใบสมัครงานนั้นก็จะถูกคัดออกไปทันทีเพราะในทรรศนะของผู้คัดเลือกบุคคลเข้าทำงานจะถือว่าใบสมัครงานคือตัวแทนของผู้สมัครงาน ถ้าผู้สมัครงานไม่สนใจและไม่เอาใจใส่ในการกรอกข้อมูลให้ถูกต้องครบถ้วนแล้วก็เป็นเรื่องของผู้สมัครงานที่จะต้องรับผิดชอบเอง และคงไม่มีบริษัทใดให้โอกาสแก่ผู้สมัครงานได้กลับไปเขียนใบสมัครงานใหม่เพราะบริษัทคงไม่ต้องการรับคนทำงานที่ทำงานบกพร่อง ผิดพลาดจนต้องแก้ไขบ่อยๆ ซึ่งจะส่งผลเสียต่อการทำงานของ เพื่อนร่วมงานและผู้บังคับบัญชา

- วิธีป้องกันสำหรับข้อนี้ก็คือ ต้องหัดเขียนหนังสือให้ชัดเจน และอ่านข้อความให้เข้าใจอย่างถ่องแท้ก่อนจึงค่อยคิดและกรอกใบสมัครงาน ถ้าไม่แน่ใจให้ใช้ดินสอร่างก่อนและทบทวนอีกครั้งก่อนจะ เขียนด้วยปากกา การทำเช่นนี้จะช่วยให้สามารถลดข้อผิดพลาดลงได้บ้าง 

นี้จะมีประโยชน์ไม่น้อย ความตั้งใจในการกรอกใบสมัคร และรู้จักทำให้ใบสมัครมีความน่าสนใจ เป็นการสร้างโอกาสที่เหนือกว่าคนอื่น จึงไม่ควรมองข้ามความสำคัญของใบสมัครงาน กรอกใบสมัครงานอย่างดีเพื่อที่จะไม่ต้องกรอกใบสมัครงานหลายครั้ง

ที่มา : http://www.doe.go.th