วิธีรับโทรศัพท์ให้ลูกค้าประทับใจ

ส่วนใหญ่แล้วแต่ละองค์กรหรือบริษัทมักจะต้องมีพนักงานรับโทรศัพท์ที่ค่อยติดต่อประสานงานหรือพูดคุยกับลูกค้าที่มาติดต่องาน พนักงานรับโทรศัพท์จึงเหมือนเป็นด่านแรกที่ต้องได้พูดคุยกับลูกค้าเมื่อมาติดต่อในเรื่องต่างๆ พนักงานรับโทรศัพท์จึงถือว่ามีความสำคัญเป็นอย่างมากสำหรับองค์กร เพราะเป็นคนที่สามารถช่วยสร้างความประทับใจให้กับลูกค้าได้เป็นอย่างดี บางครั้งลูกค้าอาจจะมาติดต่อซื้อสินค้าหรือมาใช้บริการของบริษัทก็เนื่องจากการได้พูดคุยกับพนักงานที่รับโทรศัพท์แล้วเกิดประทับใจ ดังนั้นสำหรับใครที่ต้องคอยรับโทรศัพท์เพื่อให้ลูกค้าหรือบุคคลภายนอกติดต่อในเรื่องต่างๆ ของบริษัท ควรต้องทราบว่าคุณคือคนสำคัญที่สามารถทำให้ลูกค้ามาซื้อสินค้าหรือใช้บริการองบริษัท คุณจึงควรรู้จักวิธีการพูดเพื่อให้ลูกค้าหรือผู้มาใช้บริการรู้สึกประทับใจ โดยสามารถทำได้ดังวิธีต่อไปนี้

1. มีน้ำเสียงนุ่มนวล กล่าวชื่อบริษัท และชื่อพนักงานผู้รับสายในทุกครั้งที่รับโทรศัพท์ เพื่อเป็นการแนะนำตัวให้ผู้โทรเข้ามาทราบ และควรถามทุกครั้งว่าต้องการติดต่อในเรื่องใด

2. ควบคุมอารมณ์ได้ดี เพราะบางครั้งเราอาจจะไม่สามารถตอบคำถามของลูกค้าหรือผู้ที่ติดต่อเข้ามาได้หมดทุกเรื่อง อาจจะต้องให้รอคำตอบ หรือยังไม่สามารถตอบคำถามได้ทันที ในกรณีแบบนี้อาจจะทำให้ผู้ที่ติดต่อเข้ามาเกิดไม่พอใจและอาจจะใช้คำพูดที่ไม่ดีโต้ตอบกลับมา แต่พนักงานรับโทรศัพท์ไม่ควรแสดงอาการไม่พอใจโต้ตอบกลับไป เพราะถ้าเผอิญเป็นลูกค้าคนสำคัญอาจจะทำให้บริษัทเกิดความเสียหายขึ้นได้ ดังนั้นการจะเป็นพนักงานรับโทรศัพท์ที่ดีได้นั้นต้องเป็นคนที่รู้จักควบคุมอารมณ์ของตัวเองได้

3. เตรียมอุปกรณ์ต่างๆ ให้พร้อมเสมอ อุปกรณ์ต่างๆ ก็อย่างเช่น กระดาษจดโน้ต ปากกา ดินสอ รวมไปถึงควรดูเครื่องรับโทรศัพท์ของเราด้วยว่ามีประสิทธิภาพพร้อมใช้งานหรือไม่ เพื่อป้องกันเวลาลูกค้าโทรเข้ามาแล้วเกิดการไม่ได้ยินหรือฟังไม่ชัด เพราะจะมีส่วนทำให้ผู้ติดต่อเข้ามาเกิดความไม่พอใจขึ้นได้

4. จบการสนทนาอย่างมีมารยาท คือควรให้ผู้ติดต่อเข้ามาเป็นผู้วางสาย หรือเป็นผู้ขอจบการสนทนาก่อนทุกครั้ง และควรสามารถแก้ปัญหาหรือตอบข้อสงสัยต่างๆ ของผู้ที่ติดต่อเข้ามาได้ถูกต้องและครบถ้วน

5. ควรเป็นผู้ที่สามารถแก้ปัญหาเฉพาะหน้าได้เป็นอย่างดี เพราะบางคำถามหรือข้อสงสัยบางอย่างของผู้ที่ติดต่อเข้ามาเราอาจจะยังไม่สามารถตอบคำถามหรือปัญหาต่างๆ ได้ในทันที พนักงานรับโทรศัพท์ที่ดีควรมีคำพูดหรือมีคำอธิบายที่สามารถทำให้ลูกค้าหรือผู้ที่ติดเข้ามารู้สึกพอใจได้

ถ้าคุณเป็นพนักงานรับโทรศัพท์ที่สามารถทำสิ่งต่างๆ ดังที่กล่าวมาแล้วได้เป็นอย่างดี รับรองได้เลยว่าลูกค้าหรือผู้ที่ติดต่อเข้ามาจะต้องรู้สึกประทับใจคุณแน่ๆ

งานในตำแหน่งพนักงานรับโทรศัพท์ถือเป็นตำแหน่งที่สำคัญตำแหน่งหนึ่งในองค์กรหรือบริษัท เพราะจะต้องเป็นด่านแรกที่คอยติดต่อกับลูกค้าหรือผู้ที่ต้องการใช้บริการของบริษัทในเรื่องต่างๆ ดังนั้นพนักงานรับโทรศัพท์จึงต้องมีความสามารถในการสร้างความประทับใจให้กับลูกค้าหรือผู้มาติดต่อได้เป็นอย่างดี